L’analyse des écarts ou comment atteindre ses objectifs métier

Prenons ce scénario : votre équipe est sur le point d’établir sa planification stratégique pour l’année prochaine, mais elle semble un peu perdue. Comment vous y prendre ?

Si vous ne savez pas par où commencer, l’analyse des écarts pourrait être un bon début. Ce document sert à identifier les moyens qui vous permettront de passer de la situation actuelle à celle souhaitée, autrement dit d’atteindre votre objectif final. 

Qu’est-ce qu’une analyse des écarts ?

Une analyse des écarts (également appelée analyse des besoins) est un processus qui consiste à comparer la performance métier actuelle avec celle souhaitée. Dans ce type d’analyse, les écarts correspondent au chemin à parcourir pour atteindre la situation souhaitée. 

L’analyse des écarts aide votre entreprise sur plusieurs points :

• Trouver la bonne stratégie : effectuer une analyse des écarts permet aux équipes stratégiques d’élaborer des plans d’action afin d’atteindre leurs objectifs. 

• Identifier les points faibles : si votre équipe n’a pas atteint le niveau de performance attendu, une analyse des écarts lui permet d’en discerner les causes. 

• Évaluer les ressources disponibles : si votre équipe a un excédent de ressources en fin d’année, une analyse des écarts permet d’identifier le niveau de performance de l’année écoulée et la manière dont les ressources étaient allouées, vous pourrez ainsi les utiliser de façon plus efficace à l’avenir.

À quel moment effectuer une analyse des écarts ?

Une analyse des écarts est un outil de gestion de projet qui permet d’identifier les moyens d’aller d’un point A à un point B. Bien qu’elle puisse être utilisée à tout moment, vous en tirerez tout son potentiel en l’appliquant de manière stratégique à une initiative ou un projet clairement identifié. Voici quelques scénarios pour lesquels ce type d’analyse vous aidera à recueillir les données contextuelles nécessaires à l’amélioration de votre projet.

Pendant la planification stratégique

Si votre équipe cherche à établir un plan stratégique de croissance, l’utilisation d’une analyse des écarts dès le début du processus lui offre un bon point de départ. Elle peut s’appuyer sur les données rassemblées pour trouver comment passer de la situation actuelle à l’objectif final, et dispose ainsi d’une bonne base pour élaborer son plan stratégique en vue d’améliorer vos performances.

Face aux problèmes de performance

Lorsque votre équipe a un niveau de performance trop faible, l’établissement d’une analyse des écarts permet d’identifier les lacunes liées à la situation actuelle. Une fois la cause identifiée, votre équipe peut améliorer les processus afin de résoudre le problème, et ce, sans interrompre la production. Prenons l’exemple d’un chef de projet d’une chaîne de montage qui remarque que la production n’est pas à l’attendu. Grâce à une analyse des écarts, il peut en déterminer la cause : une machine est défaillante. Les compétences de l’équipe en réparation et l’analyse effectuée lui permettront de développer une solution pour rattraper le retard dû à la panne.

Lorsque les parties prenantes ont besoin de plus de contexte

Si votre équipe recueille des informations sur l’entreprise pour des investisseurs ou pour tout autre besoin métier, une analyse des écarts peut se révéler très utile, car elle offre des informations contextuelles plutôt que de se limiter à de simples chiffres. De la même manière, si la direction s’inquiète d’une performance moindre de votre équipe, quelle qu’en soit la raison, ce type d’analyse permet d’apaiser les tensions grâce à un plan détaillé des moyens employés pour réduire les écarts. 

Effectuer une analyse des écarts en 4 étapes

L’analyse des écarts n’est pas aussi compliquée qu’elle n’y paraît. Essayez ce processus en 4 étapes pour mener la vôtre.

1. Définissez vos objectifs métier

Pour comparer la performance actuelle avec celle souhaitée, vous devez commencer par définir la situation idéale à atteindre, avec notamment des objectifs mesurables. Toutes les méthodologies de définition d’objectifs fonctionnent, mais si vous n’en utilisez pas encore, essayez les objectifs et résultats clés (OKR) ou les indicateurs clés de performance (KPI). Quel que soit votre choix, assurez-vous que vos objectifs sont SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis), car ils vous serviront à mesurer la performance et à représenter la situation souhaitée pour votre projet. 

2. Évaluez votre performance métier actuelle

Utilisez le format d’objectif identifié à l’étape précédente pour évaluer votre performance métier actuelle. Vous pouvez également exploiter les éventuelles données historiques ou les analyses des écarts passées. 

Le moment est également propice à l’évaluation de vos processus actuels. Si les améliorer fait partie de votre stratégie, il est important de connaître la situation actuelle. Vous pourrez ainsi identifier la méthodologie d’amélioration des processus la plus adaptée à votre équipe afin d’atteindre les objectifs souhaités. 

3. Analysez les données relatives aux écarts

Gardez à l’esprit que les « écarts » de cette analyse réfèrent à la différence entre la situation actuelle et celle que vous souhaitez atteindre. Maintenant que vous la connaissez, il est temps de formuler de nouvelles stratégies et tactiques à mettre en place par votre équipe pour réduire ces écarts. 

La prochaine étape du processus est de s’assurer que vos objectifs sont atteignables, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas ambitieux au point de paraître insurmontables pour votre équipe. De la même manière, il est important de veiller à ce que les échéances soient cohérentes. Si vous modifiez votre stratégie de performance actuelle, votre équipe sera-t-elle capable d’atteindre les objectifs à l’échéance visée ?

Durant cette étape, vous devez organiser des séances de brainstorming avec les parties prenantes au sujet de la planification stratégique à mettre en œuvre pour atteindre vos objectifs. 

4. Établissez un rapport détaillé

Une fois vos objectifs métier bien établis et organisés, il est temps de créer un plan d’action pour définir clairement la façon de réduire les écarts. Pour cela, il est important d’utiliser à la fois les données quantitatives, telles que celles recueillies lors la deuxième étape (évaluation), et les données qualitatives, telles que celles des stratégies d’amélioration des processus actuels et passés. 

Les outils d’analyse des écarts couramment utilisés

Bien qu’il existe quatre étapes principales pour réaliser une analyse des écarts, vous pouvez également utiliser plusieurs structures pour vous aider lors de la planification. En voici quelques-unes parmi les plus répandues :

L’analyse SWOT

Une analyse SWOT est une technique de gestion de projet qui permet d’identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces au sein d’une entreprise. Elle est généralement accompagnée d’une matrice composée de quatre quadrants qui représentent chacun une section.

Une fois la matrice renseignée, vous pouvez l’utiliser pour identifier les écarts au sein de chaque quadrant lors de séances de brainstorming en équipe. 

La méthode des 7 S de McKinsey

Développée par Robert H. Waterman et Tom Peters, la méthode des 7 S de McKinsey est un modèle de gestion souvent utilisé dans l’analyse des entreprises. Elle est fondée sur sept facteurs dépendants les uns des autres, le déséquilibre de l’un d’eux pouvant affecter l’ensemble de l’entreprise. 

Les sept « S » du modèle sont définis comme suit :

• Structure : la manière dont est organisée l’entreprise en ce qui concerne la répartition des activités et la communication entre les équipes. 

• Stratégie : les plans que votre équipe utilise pour faire avancer votre projet. 

• Systèmes : la mesure des performances et les processus utilisés par votre équipe au quotidien.

• Compétences (Skills) :les compétences de votre équipe. 

• Style : le comportement des différents groupes au sein de votre entreprise.

• Personnel (Staff) : les compétences de votre équipe et les moyens mis en œuvre par l’entreprise pour les développer.

• Valeurs partagées (Shared values) : les valeurs fondamentales de votre entreprise. 

Vous pouvez utiliser ce modèle pour tester la relation entre chacun des sept « S ». Par exemple, quelles répercussions aura une modification de la stratégie sur les systèmes ? Une analyse des écarts peut alors vous offrir des réponses concrètes sur les interactions entre chacune de ces facettes de votre organisation. 

Le modèle de congruence Nadler-Tushman

Le modèle de congruence Nadler-Tushman est un outil de gestion métier qui identifie les causes des problèmes de performance, développé par les théoriciens David A. Nadler et Michael L. Tushman au début des années 80. 

Le modèle Nadler-Tushman consiste à décomposer une entreprise en quatre éléments principaux, chacun ayant une relation unique avec l’autre. 

Voici ces quatre éléments principaux :

• Le travail : l’ensemble des tâches individuelles sur lesquelles est fondée la performance de votre entreprise, selon deux points de vue différents : le travail effectué et la manière de le réaliser. 

• Les personnes : les individus qui interagissent dans le cadre du travail à accomplir, tels qu’un manager avec son subordonné ou un chef d’équipe avec un prestataire. 

• La structure organisationnelle : l’organisation de l’entreprise, telle que la délégation du travail, le travail de chaque équipe ou les processus établis. 

• La culture : la manière dont votre équipe met en œuvre les normes de groupe, bonnes pratiques, idéaux et valeurs partagées au sein de votre entreprise.

Afin que les équipes puissent analyser leurs performances, le modèle Nadler-Tushman propose ensuite de réunir ces éléments par paires en six combinaisons différentes :

• Travail et personnes : le travail de chaque employé. Les tâches sont-elles attribuées aux bonnes personnes ?

• Travail et structure : les processus développés par votre équipe pour accomplir ses tâches. Structure et organisation sont-elles suffisamment et clairement définies pour déterminer le travail à réaliser ?

• Travail et culture : il s’agit de l’environnement créé. La culture d’entreprise favorise-t-elle de bonnes habitudes en matière de performance ?

• Personnes et structure : il s’agit de la structure organisationnelle de votre équipe. Permet-elle à chacun de donner le meilleur de lui-même ?

• Personnes et culture : porte sur le comportement des employés. Travaillent-ils dans un environnement adapté, qui favorise leur productivité ? Sont-ils en mesure d’identifier les ressources leur permettant d’être performants ? 

• Culture et structure : quels sont les effets de la culture de l’entreprise sur son organisation et inversement ? Sont-elles en concurrence ou fonctionnent-elles de pair ? 

De même que la méthode des 7 S de McKinley, l’association de deux éléments du modèle Nadler-Tushman permet de voir leur relation et la dépendance qu’ils ont l’un envers l’autre.

Rédigez votre analyse des écarts grâce à un outil de gestion du travail

Pour montrer toute son utilité, une analyse des écarts doit être accessible aux parties prenantes de manière adaptée et organisée. Essayez Asana, un outil de gestion du travail qui vous permettra de classer les informations et de clarifier la communication, afin de garder tout le monde sur la même longueur d’onde.