Modèles de proposition de budget : financer un projet en seulement 5 étapes

Vous venez d’avoir l’idée de projet du siècle ? Bravo ! Il ne reste plus qu’à le mettre en œuvre. Pour cela, une chose est sûre, vous devrez vous entourer des bonnes personnes. En effet, si les membres de votre équipe vous aideront à créer les livrables, il sera indispensable de débloquer les fonds nécessaires et donc de convaincre vos parties prenantes de la solidité de votre projet.

Pour gagner leur confiance et ainsi valider votre budget, vous devrez faire preuve d’une grande précision dans la rédaction de votre proposition. Travaillez votre sujet, faites des recherches approfondies et planifiez les étapes de votre projet en amont. Soyez sûr que les parties prenantes étudieront vos dépenses avec minutie pour s’assurer de la rentabilité de votre projet. Il sera indispensable que les bénéfices potentiels l’emportent sur les multiples coûts engendrés.

Dans cet article, découvrez comment rédiger une proposition de budget détaillée et suffisamment solide pour vous donner toutes les chances de mener à bien votre projet. Utilisez ensuite notre modèle gratuit pour vous mettre sur la bonne voie et vous lancer sans plus tarder !

En quoi consiste une proposition de budget ?

Une proposition de budget résume l’ensemble des coûts à prévoir pour la mise en œuvre d’un nouveau projet afin d’obtenir un financement de la part des parties prenantes. Cette proposition décompose les différents éléments de coût associés au projet en question et donne aux parties prenantes l’occasion de peser le pour et le contre avant de s’engager financièrement.

Les coûts à inclure dans votre proposition de budget appartiendront pour la plupart aux 4 catégories suivantes :

• Les coûts directs : il s’agit des dépenses directement liées au projet en question. Ils incluent généralement le coût de la main-d’œuvre, les heures de travail des membres de l’équipe, les logiciels à acquérir ainsi que les autres frais propres à votre projet.

• Les coûts indirects : contrairement à ceux précédemment évoqués, les coûts indirects ne sont pas directement liés au projet en question. Les éléments qu’ils comprennent favorisent bien évidemment la gestion de votre projet, mais également l’ensemble des activités de l’entreprise. Il s’agit par exemple des frais concernant les services (eau/énergie), assurances, serveurs ou autres prestations informatiques.

• Les coûts liés à l’équipement et au matériel : cette section correspond en réalité à une sous-catégorie des coûts directs en raison des biens matériels indispensables au projet qu’elle concerne. De nature unique toutefois, ces éléments appartiennent bel et bien à une section distincte de la proposition de budget.

• Les frais de déplacement et autres dépenses : il n’est pas rare qu’un projet qui implique des clients engendre certains frais de déplacement. Les autres dépenses, quant à elles, correspondent aux frais de formation, aux taxes en tout genre, mais également aux imprévus et autres coûts variables.

Dans cet article, découvrez comment rédiger une proposition de budget efficace pour votre projet. N’oubliez cependant pas que ce type de proposition peut aussi être utilisé à l’échelle de l’entreprise ou bien lors de campagnes. Soyez-en sûr, les occasions de montrer vos compétences en la matière ne manqueront pas !

Proposition de budget : quels avantages ?

Une proposition de budget décompose les différentes dépenses associées à la réalisation de votre projet. Rédigez-la aussi clairement que possible pour ainsi :

• Favoriser une transparence financière : une proposition de budget lève le voile sur l’ensemble des aspects financiers d’un projet, et ce, dès ses prémices. Gagner en transparence augmente la productivité de votre équipe puisqu’elle lui permet de comprendre en quoi son travail contribue aux objectifs à grande échelle de l’entreprise. De la même manière, dévoiler les moindres détails du budget d’un projet aux parties prenantes les aide à se familiariser avec les processus internes de l’entreprise.

• Présenter la valeur et les résultats potentiels de votre projet : rédiger ce type de proposition est un excellent moyen pour vos parties prenantes de se faire une idée des potentielles retombées de votre projet sur l’entreprise ou sur le terrain en question. Décrivez en détail la nature de vos dépenses et démontrez en quoi elles sont indispensables. Vous justifierez ainsi implicitement les idées sur lesquelles repose votre projet.

• Démontrer sa rentabilité : une proposition de budget est la parfaite occasion de faire des recherches et de déterminer quels matériaux, fournisseurs et autres services correspondront le mieux à votre produit et à votre marché cible. Une décomposition fine de chacun de vos coûts confirmera la rentabilité de votre projet aux yeux des parties prenantes.

• Prévoir les bénéfices : si votre projet implique la création d’un produit ou d’un service, une proposition de budget vous aidera à partager vos prévisions de ventes. Estimer les bénéfices nets d’un projet n’est possible qu’en planifiant aussi précisément que possible les dépenses liées à celui-ci.

• Permettre aux parties prenantes de prendre du recul : une fois la proposition de budget rédigée, les parties prenantes peuvent alors prendre le temps de la comparer à celles des autres projets, en cours ou passés. Elles auront ainsi tout le recul nécessaire pour décider de s’engager ou non dans la mise en œuvre de votre projet.

Si l’objectif final d’une proposition de budget est bien d’obtenir un financement ou une approbation de la part des parties prenantes, elle peut également devenir le plan budgétaire sur lequel reposera votre futur projet, le cas échéant.

Création d’un modèle de proposition de budget

Votre modèle de proposition de budget fournit toutes les informations nécessaires aux parties prenantes susceptibles de financer le projet, mais pas seulement ! Il s’avère aussi très utile pour votre équipe interne. En effet, lors de la planification du projet, elle pourra par exemple vous aider à suivre le taux d’utilisation de votre équipe et à allouer efficacement les ressources.

1. Définissez les objectifs de votre projet

Commencez par définir clairement les objectifs de votre projet. Décrivez en quoi il consiste et ce vers quoi il tend. Vous clarifierez ainsi le contexte entourant votre proposition de budget et aiderez vos potentielles parties prenantes à mieux comprendre la nature et la raison de vos dépenses.

Vous pouvez par ailleurs intégrer votre proposition de budget au sein d’un plan de projet plus large, mais rien ne vous y oblige. En effet, les parties prenantes dont l’intérêt pour votre projet se limite à l’aspect financier n’auront nul besoin de s’enquérir des moindres détails concernant sa chronologie et ses divers processus. Elles devront cependant bien comprendre son objectif général afin de valider votre budget, et ce, sans tergiverser.

2. Identifiez les principaux éléments de coût

Une fois les objectifs de votre projet brièvement décrits, vous devrez identifier les principaux éléments de coût. Ces derniers comprennent notamment les coûts directs et indirects, les frais liés à l’équipement et au matériel, au déplacement ainsi que les dépenses diverses.

Cette section se compose essentiellement d’une table des matières énumérant les différents types de coûts que vous décomposerez par la suite au sein de votre proposition de budget. Indispensable, cette liste facilite la compréhension de votre proposition en donnant aux parties prenantes un aperçu des informations qu’elles s’apprêtent à lire.

Selon le type de projet et le secteur d’activité dans lequel vous évoluez, les éléments de coût peuvent différer des catégories traditionnelles. Les dépenses des entreprises SaaS, par exemple, concerneront davantage des services en ligne, des abonnements, des logiciels et des prestations d’indépendants plutôt que des biens d’équipement ou des matériaux. Les entreprises de fabrication, quant à elles, consacreront une grande partie de leur budget à l’achat de machines et autres équipements à long terme. Un conseil, déterminez vos éléments de coût en fonction des domaines dans lesquels vous prévoyez de dépenser le plus.

3. Décomposez chaque coût

Une fois les principaux éléments de coût identifiés, lesquels correspondent aux principales catégories de dépenses que vous prévoyez, vous devrez décomposer chacun des coûts de votre projet. Entrez dans les détails et clarifiez une bonne fois pour toutes la nature et la raison de vos dépenses aux yeux des parties prenantes.

Concernant les coûts directs et indirects, vous devrez fournir les informations suivantes :

• Type de coût : indiquez la nature et donc le type de chaque coût pour chaque catégorie. Il peut par exemple s’agir des salaires de l’équipe, des services, des frais de serveur, ou encore de certaines dépenses spéciales liées à votre projet.

• Montant : précisez aussi clairement que possible le montant de chaque dépense. Si par exemple les membres de votre équipe ne bénéficient pas tous du même taux de rémunération, il suffira d’attribuer à chacun une nouvelle ligne. Il s’agit avant tout de gagner en clarté !

• Heures : si l’une de vos dépenses est facturée à l’heure, indiquez le nombre d’heures associées à ce coût. Il peut par exemple s’agir du nombre d’heures durant lesquelles un membre de l’équipe travaillera sur votre projet. 40, 1 200… ce nombre dépendra avant tout de la durée du projet et du nombre de membres de l’équipe s’y consacrant.

• Explication du coût : cette section vous permet de détailler davantage le coût en indiquant les données de votre calcul. Vous pourrez par exemple préciser que 4 membres de l’équipe, payés 25 € de l’heure, travailleront sur votre projet 25 heures par semaine pendant 12 semaines et réaliseront ainsi 1 200 heures de travail au total.

• Coût total : calculez le coût total de chaque dépense pour l’ensemble du projet. Les 1 200 heures de travail des quatre membres de l’équipe de l’exemple précédent vous coûteront donc 30 000 € en tout.

Les frais concernant l’équipement, les déplacements et les dépenses diverses ne diffèrent pas énormément de vos coûts directs et indirects, si ce n’est qu’en tant que biens matériels, vous pouvez indiquer leur quantité et prix unitaire. Il est important de bien détailler les dépenses en les décomposant une à une et d’indiquer les coûts individuels et totaux de chaque élément. Vous permettrez ainsi à vos parties prenantes de mieux comprendre le budget de votre projet.

4. Récapitulez l’ensemble des coûts de votre projet

Cette section vous permettra de visualiser rapidement l’ensemble de vos dépenses. Vos parties prenantes souhaitent pouvoir examiner en détail l’ensemble des frais associés à votre projet, mais elles doivent disposer d’une page indiquant clairement les montants globaux auxquels s’attendre.

En effet, certaines d’entre elles ne chercheront qu’à relever les quelques chiffres qui les intéressent au fil de leur lecture. Cette section permet de clarifier le montant total de chaque élément de coût, ainsi que le budget global de votre projet.

5. Soumettez votre proposition de budget

Une fois l’ensemble des éléments de votre budget clairement définis, il est temps de soumettre votre proposition aux parties prenantes en espérant qu’elle parviendra à les convaincre de la solidité de votre projet. N’oubliez pas de prévoir au bas de votre document un espace permettant de recueillir leur signature, en cas de validation.

Modèle et exemple de proposition de budget

Jetez un coup d’œil à l’exemple de proposition de budget ci-dessous et découvrez comment ces deux collègues organisent les coûts de leur prochaine campagne de communication sur les réseaux sociaux.

Cette proposition énumère les coûts directs et indirects associés à la campagne en question, notamment les salaires de l’équipe ou encore les frais concernant les services publics.

Il ne s’agit là que d’un simple exemple de proposition de budget dans son intégralité. Pour créer la vôtre, téléchargez le modèle gratuit ci-dessous.

Suivez et partagez vos objectifs financiers avec Asana

Une proposition de budget peut s’avérer très utile lors de la planification d’un projet, mais ne suffira pas à donner vie à toutes vos nouvelles idées. Il faudra pour cela vous armer des meilleurs outils à disposition. Un logiciel de gestion du travail vous permettra par exemple de définir des objectifs financiers pour des projets et des initiatives de grande envergure et de suivre leur progression de A à Z.

À mesure que vos projets se développeront, vous pourrez ajuster votre budget et partager l’ensemble de vos données avec les parties prenantes. Qu’il s’agisse de gérer des dépenses ou d’organiser des réunions, utilisez Asana et gagnez en efficacité.