Comment faire un plan d’intégration? La méthode 30-60-90

Comme chacun sait, les 90 premiers jours dans une nouvelle entreprise peuvent se révéler particulièrement éprouvants. À qui la faute ? Aux innombrables informations qu’il faut assimiler ! Les nouvelles recrues doivent par exemple apprendre à se servir des différents outils, intégrer les normes de l’équipe ou encore ajuster leurs propres attentes. C’est en les conseillant et en leur expliquant ce qu’on attend d’elles dès le premier jour, que vous leur permettrez de partir du bon pied.

Le plan d’intégration à 30–60–90 jours sert de guide au nouvel employé tout au long du processus d’intégration. Ce plan d’action aide les membres de votre équipe à fixer des objectifs réalisables et à assimiler les éléments indispensables à leurs fonctions, à mesure qu’ils s’adaptent à leur nouvel environnement de travail. Dans cet article, nous détaillerons les principaux éléments qui constituent ce plan d’intégration et en présenterons les avantages.

Qu’est-ce qu’un plan d’intégration?

Appelé aussi “onboarding process” en anglais, le plan d’intégration est le processus permettant d’accueillir un nouveau salarié au sein de l’entreprise. Le plan d’intégration est généralement préparé par les ressources humaines dans la continuité du processus de recrutement. Il comprend des actions ou activités qui vont permettre à l’employé de se familiariser avec l’entreprise: l'organisation et sa structure, sa culture, sa vision, sa mission et ses valeurs. Le parcours d’intégrationcommence à partir du moment où une offre est faite à l'employé jusqu'au moment où il devient un membre productif de l'organisation.

Pourquoi faire un plan d’intégration?

La bonne intégration des employés dépend de l'efficacité du programme d'intégration sur le lieu de travail. Plus vite les employés sont habilités à faire leur travail, plus vite ils deviendront des membres précieux et contributeurs de l'organisation.

La fidélisation des employés dépend de la manière dont ces employés difficiles à trouver sont accueillis. S'ils ne sont pas intégrés de manière optimale, vous risquez de les perdre, ce qui entraînera un autre cycle d'embauche coûteux. La période d’intégration d’un nouveau salarié s’avère ainsi un temps nécessaire pour développer son sentiment d’appartenance et donc, le mettre en confiance.

Quelles sont les étapes d’un plan d’intégration à 30–60–90 jours ?

Un plan d’intégration à 30–60–90 jours décrit les 90 premiers jours de travail d’un nouveau membre de l’équipe et l’aide à se familiariser avec les politiques de l’entreprise, le travail d’équipe et les objectifs d’apprentissage.

Après lecture de celui-ci, le nouveau venu doit avoir en tête les différents jalons et livrables qui rythmeront ses 90 premiers jours, mais également les objectifs SMART à long terme qu’il devra atteindre.

Voici à quoi pourrait ressembler un plan à 30–60–90 jours :

• Jours 1 à 30 : les 30 premiers jours consistent en une formation intensive dédiée au poste en lui-même. C’est l’occasion pour votre nouvel employé d’en apprendre davantage sur les politiques de l’entreprise, la structure de l’équipe et ses nouvelles responsabilités professionnelles.

• Jours 31 à 60 : les 30 jours suivants lui offrent la possibilité de mettre en pratique ses derniers acquis en réalisant de nouvelles tâches. Cette période d’apprentissage est essentielle et favorise le développement des compétences, tout en laissant place à l’erreur.

• Jours 61 à 90 : au cours de son troisième mois dans l’entreprise, votre nouvel employé doit maîtriser les principales compétences liées à son poste et donc commencer à s’atteler à la réalisation des objectifs SMART de son plan. À ce stade, il doit pouvoir répondre aux attentes que vous lui aviez fixées.

Un plan à 30–60–90 jours a comme objectif de faciliter l’intégration des nouveaux employés dans l’entreprise, de les rassurer et de leur expliquer les responsabilités propres à leurs nouvelles fonctions. Ce plan peut comprendre des éléments communs à tous, comme les politiques et les ressources de l’entreprise, mais comporte également de nombreux points clés relatifs aux postes et responsabilités de chacun.

En quoi consistent les 90 premiers jours d’une nouvelle recrue ?

Au cours de ses 90 premiers jours, votre nouvel employé doit concentrer toute son attention sur sa bonne compréhension de la culture de l’entreprise et sur la maîtrise totale des compétences liées à son poste. Bien que cette période permette aux nouvelles recrues de participer à des tâches en dehors de leur intégration, c’est bien l’adaptation à leur nouvel environnement de travail qui doit se trouver au cœur de leurs objectifs initiaux.

Voici quelques exemples de tâches qu’elles peuvent réaliser au cours de leurs 90 premiers jours :

• Se familiariser avec la mission de l’entreprise

• Visualiser sa structure et discerner les rôles de chacun

• Comprendre les responsabilités définies dans la description du poste

• Savoir déchiffrer la feuille de route du projet de A à Z

• Fixer des objectifs à court terme en vue d’atteindre des objectifs à long terme

Une fois la période des 90 premiers jours écoulée, il est recommandé de faire le point avec votre nouvel employé afin d’évaluer ses progrès. À cette occasion, vous pourrez lui faire des retours constructifs à propos de ses performances et des axes d’amélioration possibles.

Comment faire un plan d’intégration à 30–60–90 jours?

Un plan d’intégration à 30–60–90 jours se rédige généralement en amont de l’intégration du nouvel employé ou alors dès son arrivée dans l’entreprise. À ce moment, il est encore difficile de vous faire une idée de sa personnalité et de ses points forts. Au lieu d’établir votre plan d’intégration en fonction de ses capacités potentielles, fondez celui-ci sur vos attentes et sur la manière dont vous souhaiteriez le voir évoluer dans ses nouvelles fonctions.

Étape 1 : posez des questions

Une fois le recrutement terminé, entamez votre processus de réflexion en visualisant la situation dans son ensemble et en y faisant évoluer mentalement la personne à qui vous venez de dire oui. Répondez à toutes les questions qui vous passent par la tête, qu’elles concernent le poste en lui-même, le processus d’intégration ou encore l’équipe. Voici quelques pistes qui devraient vous mettre sur la voie :

• Quel est le besoin que vient satisfaire ce nouvel employé ?

• Quelles sont les solutions que vous souhaiteriez qu’il apporte ?

• Quelles informations devez-vous lui transmettre pour lui donner toutes les chances de réussir au sein de votre équipe ?

• En quoi consisteront ses responsabilités quotidiennes ?

• De quelle manière participera-t-il au développement du projet ?

En définitive, un plan d’intégration à 30–60–90 jours permettra à votre nouvel employé de se faire une idée claire de ce que lui réservent ses trois premiers mois dans l’entreprise. Répondre à ces questions dès le début le mettra dans les meilleures conditions pour réussir et l’aidera à développer les compétences nécessaires.

Étape 2 : définissez des attentes réalistes

L’objectif d’un plan d’intégration à 30–60–90 jours n’est pas de dresser la liste des activités qui rythmeront le quotidien de votre nouvel employé, mais bien de lui donner un aperçu de sa mission au sein de l’entreprise.

Lors de l’élaboration de ce plan d’intégration, il est important de garder à l’esprit que ses capacités resteront tout de même limitées au cours de ses premiers mois. Certes, vous devez probablement répondre à des besoins urgents, mais veillez à ne pas l’étouffer sous une charge de travail trop importante dès son arrivée.

Réfléchissez à quoi devrait correspondre une charge de travail raisonnable et réduisez-la au maximum au cours des 30 premiers jours : il y a toujours beaucoup à apprendre au départ. Par la suite, si vous constatez que votre nouvel employé s’adapte rapidement à ses nouvelles fonctions, libre à vous de lui attribuer des tâches supplémentaires.

Étape 3 : établissez des objectifs SMART

Une étude réalisée en 2014 par BambooHR révèle qu’en moyenne, un employé sur six par mois quitte son poste en entreprise au cours des trois premiers mois. Pour éviter d’en arriver là, donnez des objectifs SMART à votre nouvel employé dès son arrivée. Cela l’encouragera à rester en lui permettant de mesurer très rapidement ses progrès.

L’objectif que vous fixez doit être adapté à son rôle et à son niveau hiérarchique au sein de l’entreprise. Découvrez ci-dessous quelques exemples d’objectifs SMART à 90 jours selon différents postes :

• Rédacteur : publier trois articles pour l’un de nos clients, en validant chaque étape du processus de publication pour chacun d’entre eux, de l’assurance qualité aux dernières relectures, en passant par les révisions internes et par celles du client.

• Service client : travailler en équipe pour clore 30 tickets, en se familiarisant avec le système informatique interne et en résolvant une série de problèmes techniques inattendus.

• Agent : collaborer avec les parties prenantes pour rédiger un article promotionnel, le faire valoir auprès de blogueurs et finalement réussir à le publier sur au moins trois sites Web en lien avec l’activité du client.

Même si les 90 premiers jours d’une nouvelle recrue doivent être consacrés à sa bonne adaptation au sein de son nouvel environnement de travail, il est tout à fait possible d’ajouter des objectifs mesurables à son plan d’action, afin de lui donner l’occasion de contribuer à part entière à un projet et de se sentir valorisée.

Étape 4 : désignez un mentor

Il ne s’agit pas simplement de donner un plan d’intégration à 30–60–90 jours à votre nouvel employé et de l’envoyer accomplir ses tâches seul dans son coin. Au contraire, ce plan d’intégration doit lui servir de référence pour réaliser ses objectifs à vos côtés et en collaborant avec l’équipe.

Lors de sa rédaction, désignez un mentor qui le conseillera et l’orientera en cas de besoin. Cette personne l’accompagnera personnellement au cours de ses premières semaines et répondra à chacune de ses questions. Un bon mentor l’aidera à s’organiser dans son travail et lui évitera de perdre pied.

Mais attention, il ne s’agit pas de choisir son manager ! Il est important que la nouvelle recrue ait quelqu’un à qui poser toutes sortes de questions relatives à la synergie et aux normes de l’équipe. Le manager, quant à lui, peut ainsi se concentrer sur l’approche générale des objectifs à long terme et sur les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour collaborer efficacement au sein de l’équipe.

Étape 5 : faites le point régulièrement

Lors de l’élaboration d’un plan d’intégration à 30–60–90 jours, il est essentiel de faire preuve d’une certaine flexibilité, garantissant au besoin une certaine marge de manœuvre. Même si votre plan semble décrire parfaitement les étapes que devra suivre votre nouvel employé, rien ne garantit que cette période d’intégration se déroulera comme prévu.

En effet, il est possible qu’une autre équipe ait besoin de son aide la semaine suivant son arrivée, perturbant ainsi la réalisation des objectifs SMART initialement fixés. Par ailleurs, il est également assez difficile de prévoir le temps que mettra votre nouvel employé à prendre ses marques. Sa vitesse d’apprentissage peut être moins élevée que prévu, ou au contraire atteindre des sommets. Rassurez-vous, une fois encore, il ne s’agit que d’un aperçu global avec des étapes clés et non d’un calendrier avec des échéances strictes à respecter.

Exemple de plan d’intégration à 30–60–90 jours

Même si le cadre général reste similaire, le contenu de votre plan d’intégration à 30–60–90 jours dépend entièrement de la personne qui va rejoindre votre équipe.

Cependant, veillez à ne pas oublier les éléments suivants :

• La mission de l’entreprise : énoncez-la brièvement pour permettre à votre nouvel employé de se faire une idée globale de la vision et du positionnement de l’entreprise dès son arrivée.

• Les points de repère : ils peuvent reprendre des informations sur la culture de l’entreprise et détailler les valeurs fondamentales de cette dernière. Voici quelques exemples: « Posez des questions... Valorisez les relations... Développez votre esprit d’équipe... Faites passer la santé avant tout... ».

• La présentation de l’équipe : dans cette section, vous pouvez inclure des photos et quelques détails à propos des personnes avec qui le nouvel arrivant travaillera en étroite collaboration. Vous l’aiderez ainsi à mieux retenir les noms et les rôles de chacun.

• Le programme du premier jour : voici la seule section du plan qui présente en détail le programme que devra suivre le nouvel employé. Même si des changements peuvent survenir, faites en sorte de préparer au mieux votre salarié à ce qui l’attend à son arrivée, notamment en lui communiquant les informations de connexion dont il aura besoin à son poste de travail ou encore la façon de configurer son adresse e-mail et son message de répondeur professionnel. Vous lui éviterez ainsi bien des sueurs froides dès la première journée.

• Les priorités principales : cette section récapitule l’ensemble des missions et fonctions que devra assumer votre nouvel employé.

• Les objectifs SMART : comme mentionné précédemment, les objectifs SMART que vous fixez doivent être mesurables, liés au travail et devront être idéalement atteints au cours des 90 premiers jours.

• Les ressources : indiquez les liens vers le livret d’accueil de l’entreprise, la description du poste, le répertoire de l’équipe et d’autres ressources qui vous paraissent pertinentes. Ajoutez-y toute donnée qui, selon vous, aidera le nouvel employé à prendre ses marques au sein de l’entreprise.

Ces grandes lignes vous serviront de cadre pour élaborer un plan d’intégration personnalisé et adapté à chaque nouvelle personne rejoignant votre équipe.

En parallèle de ce plan d’intégration, vous pourriez demander à votre employé de rédiger un rapport d’étonnement. Cela vous permettra d’obtenir ses premières impressions sur l’entreprise et son organisation ainsi que sur d’éventuelles pistes d’amélioration. La fin de la période d’essai peut être l’occasion de revenir sur chacun de ces points en détail.

Simplifiez le programme d’intégration d’un nouvel employé avec un outil de gestion du travail

Si vous travaillez dans un bureau, il peut être judicieux d’imprimer votre plan d’intégration et de le remettre à votre nouvel employé dès sa prise de poste. Au contraire, si vous travaillez à distance, vous devrez lui donner accès à votre plan en ligne. Dans ce cas, un logiciel de gestion de projet peut vous faciliter la tâche. Une fois le plan d’intégration partagé, vous pouvez utiliser le logiciel pour suivre et évaluer les progrès de votre nouvelle recrue.

Un logiciel de gestion de projet vous permet également de simplifier le processus d’intégration avec des tâches quotidiennes à réaliser. Ainsi, une fois cette période d’adaptation de 90 jours écoulée, la transition vers une contribution plus active de votre nouvel employé se fera tout naturellement et sans encombre. Pour lui donner les meilleures chances de réussir, essayez notre modèle gratuit d’intégration.