KENDO connaît une belle évolution et travaille plus rapidement avec Asana

Éléments clés

Difficultés

• Chacun gérait son travail avec des outils différents, ce qui rendait quasiment impossible toute visibilité sur le travail en cours. Les informations étaient donc cloisonnées pour les équipes et la confusion régnait au sein de la direction.

• KENDO connaît actuellement une croissance rapide, et la gestion du travail à l’aide des e-mails et des feuilles de calcul freinait leur évolution.

• L’absence de processus unifiés était synonyme de flux de travail déconnectés, avec des délais peu clairs qui entraînaient un manque de responsabilité et des tâches importantes à côté desquelles il était possible de passer.

Solution

• KENDO a mis en place Asana en tant que source unique de référence offrant aux employés, à tous les niveaux de service et de poste, une visibilité sur le travail et les échéances. Une croissance rapide augmente la charge de travail : cette visibilité centralisée leur a permis de donner la priorité aux initiatives les plus importantes pour développer leurs marques.

• Les équipes sont en mesure de rationaliser les processus, de l’élaboration de calendriers marketing à l’automatisation des demandes informatiques dans les backlogs, afin d’accomplir leurs tâches les plus importantes plus rapidement. 

• Les responsables sont en mesure de prendre rapidement des décisions qui débloquent le travail et renforcent la responsabilité des équipes, car ils ont une visibilité sur les mises à jour et les demandes d’approbation.

Résultats

• 87 jours de travail récupérés : KENDO récupère chaque année environ trois mois qui auraient autrefois été consacrés à la coordination du travail, et ce, uniquement grâce à l’utilisation d’Asana.

• 58 % de gain de temps supplémentaire : en augmentant le nombre d’employés qui utilisent Asana pour gérer leur travail, KENDO a augmenté son gain de temps de 58 % en un an seulement.

• Création de marques robustes : avec les projets organisés sur Asana, les équipes marketing ont une visibilité totale sur les événements, ce qui leur permet de garantir la cohérence des messages, d’identifier les opportunités d’accroître l’impact des campagnes et de mieux communiquer avec les clients.

Une communication directe avec les clients grâce à des activations numériques coordonnées

L’harmonisation du contenu et des messages entre les équipes et les canaux est cruciale, en particulier pour les activations numériques à grande échelle (par exemple, le lancement de nouveaux produits et de campagnes promotionnelles). 

En harmonisant toutes les activations sur son site Web, ses performances marketing et son système de gestion de la relation client grâce à un travail asynchrone sur Asana, l’équipe numérique peut désormais identifier davantage d’opportunités de collaboration et de rationalisation du travail entre les services, améliorant ainsi leur impact. 

Une planification améliorée (et avancée) 

• Autrefois, les équipes utilisaient des feuilles de calcul statiques individuelles pour planifier et fixer les échéances. Le travail se déroulait dans l’isolement. Il avançait ainsi plus lentement et il était plus difficile de s’assurer de la progression de toutes les tâches. Grâce à Asana, l’équipe numérique a conçu un processus de planification collaboratif et centralisé, qu’elle utilise avec tous ses partenaires interfonctionnels.

• Désormais, l’équipe peut non seulement suivre les tâches et les jalons pour chaque activation, mais également créer des modèles de processus, afin de ne rien oublier. 

Une visibilité et une responsabilisation accrues sur les projets

• L’équipe numérique utilise Asana comme un « calendrier numérique » où elle peut consulter, suivre et prendre en charge toutes les activations numériques effectuées par les différentes marques. Ce calendrier unique et complet relie les calendriers individuels de chaque équipe dans un espace unifié, afin que chaque utilisateur soit au courant de l’avancée du travail.

• Cette visibilité sur le travail des uns et des autres permet une collaboration plus efficace, sans avoir besoin de réunions supplémentaires. En conséquence, la portée sur tous les canaux est maximisée, générant une expérience client plus cohérente et plus puissante qui alimente les ventes numériques.

Une responsabilisation accrue pour des processus marketing plus fluides

Auparavant, les processus de l’équipe marketing étaient fragmentés, s’appuyant fortement sur les e-mails et les listes de contrôle pour la gestion de projet. Il était difficile d’encourager la responsabilisation et d’obtenir une vue d’ensemble des plans et de la progression, car chacun se concentrait sur ses tâches individuelles.

Asana a remplacé ce système disjoint par une plateforme unifiée et orientée vers l’action. Désormais, tous les utilisateurs peuvent travailler au même endroit pour effectuer des activations sur les réseaux sociaux, gérer les cadeaux aux influenceurs, les campagnes et le marketing participatif.

Une source unique de référence

• Asana permet une communication centralisée sur les projets, la rationalisation des processus d’approbation et la mise en évidence de tâches qui se perdaient auparavant.

• L’équipe peut voir l’ensemble du travail en temps réel. Cette visibilité a éliminé la confusion et l’inefficacité de l’ancien système, et les modèles garantissent le suivi d’un processus cohérent à chaque fois, avec des échéances et des objectifs clairs.

• L’équipe peut communiquer, travailler et consulter toutes les informations au même endroit. Elle peut donc facilement identifier et hiérarchiser les tâches essentielles, ce qui se traduit par une efficacité et une responsabilisation générales accrues.

Des projets IT correctement définis grâce à des informations fiables

Auparavant, l’équipe IT était piégée dans une boucle continue de demandes. Entre la croissance rapide de l’entreprise et l’absence de processus efficace, elle n’avait pas les informations essentielles aux demandes de portée. Le résultat ? Des projets qui se retrouvaient souvent bloqués dans la file d’attente.

Grâce à Asana, l’équipe IT dispose désormais d’une approche structurée pour recueillir les demandes, les hiérarchiser, leur attribuer des échéances et les clôturer. 

Des demandes rationalisées pour des processus plus efficaces 

• L’équipe IT avait du mal à organiser et à hiérarchiser efficacement le travail. Désormais, les demandes informatiques sont envoyées via un formulaire Asana qui les transforme automatiquement en tâches avec des champs personnalisés pour identifier et classer les informations. Un chef de projet examine et définit la portée de chaque projet, qui sera ensuite approuvé par un responsable avant de passer à la production. Cela garantit une date claire de début et de fin de projet.

• En veillant à ce que les champs personnalisés soient remplis pour disposer des informations exactes nécessaires au lancement d’un projet, les échanges inutiles avec les parties prenantes pour répondre aux demandes sont réduits.

• Ce processus simplifié permet à l’équipe IT de gérer jusqu’à 40 projets à la fois.

Une accessibilité totale

• Les managers ignoraient souvent le travail demandé par leurs équipes, son avancement et les détails nécessaires à l’équipe IT pour établir les priorités. Désormais, les tâches de demande peuvent être ajoutées à plusieurs projets afin que tous les utilisateurs, y compris la direction, puissent accéder rapidement et facilement aux mises à jour de statut ou aux informations pertinentes.

• Grâce à cette visibilité améliorée sur le processus, l’équipe IT peut voir chaque demande, obtenir les informations dont elle a besoin pour en définir la portée avec précision et recevoir des commentaires de la direction l’aidant à définir les priorités en fonction des besoins de l’entreprise et des ressources disponibles. Désormais, les réunions sont plus courtes et orientées vers l’action pour une hiérarchisation plus efficace, donnant lieu à des projets entièrement définis.

Une solution qui évolue avec les équipes

KENDO se développe et a besoin d’une solution capable d’évoluer avec l’entreprise. C’est pourquoi les équipes utilisent Asana pour systématiser les processus, automatiser les étapes et rationaliser leur travail. Forts de certaines marques parmi les plus célèbres dans leurs rangs, les équipes KENDO peuvent désormais se consacrer à booster les ventes et à augmenter les revenus de l’entreprise grâce une transparence ciblée et bien définie dans l’ensemble de l’organisation.