Islamic Relief Canada accroît son influence de 75 % avec Asana

Le 24 septembre 2019, un séisme de magnitude 5,8 a frappé le Pakistan. Depuis 2015, des centaines de milliers de Rohingyas ont fui le Myanmar (ex-Birmanie) pour échapper au nettoyage ethnique en cours dans le pays. En Syrie, des millions de personnes ont perdu la vie ou ont fui le conflit civil, entraînant l’une des pires crises humanitaires de notre époque.

Islamic Relief Canada (IRC) apporte son aide dans le cadre de ces crises et encourage les Canadiens à verser des dons pour aider les personnes sinistrées. Avec plus de deux cents projets en cours et plus de trois millions de bénéficiaires directs, IRC travaille aux côtés des communautés pour renforcer leur capacité à faire face aux catastrophes et leur fournit une aide d’urgence vitale le cas échéant. IRC offre également l’accès à des services de base comme l’éducation, l’eau, l’hygiène et les soins.

Intégrée à une organisation mondiale de plus de 3 500 employés répartis sur 35 pays, la branche canadienne d’IRC est composée d’une équipe d’une cinquantaine de personnes. Étant donné l’ampleur du champ d’action pour une équipe aussi restreinte, chacun porte plusieurs casquettes et le fonctionnement se rapproche de celui d’une startup. Yusra Rizwan et Usama Khan font partie de l’équipe basée en Ontario. Ils supervisent respectivement les programmes de RH et de bénévolat pour l’une, et les finances, l’environnement technologique et les opérations pour l’autre. Leur travail consiste à aider l’organisation à approcher les donateurs canadiens et à les mobiliser, faisant ainsi passer les revenus issus des collectes de fonds de 1 million à 60 millions de dollars depuis 2007.

Cette croissance a permis à IRC de poursuivre ses activités d’assistance et de secours, tout en renforçant son influence. Toutefois, les équipes et les programmes de l’association ont évolué, ce qui a conduit cette dernière à chercher un nouvel outil pour gérer son travail et relever certains défis :

• Conformité et exigences réglementaires : les activités financières exercées par Usama exigent de garder une trace écrite de toutes les transactions effectuées à l’étranger. Malheureusement, les outils à disposition de l’équipe ne convenaient pas à cet usage.

• Des processus en vase clos et un manque de visibilité : les systèmes utilisés s’appuyaient sur une technologie davantage adaptée aux petites entreprises et n’étaient donc pas interconnectés. La visibilité était limitée et les processus s’exécutaient en vase clos. Bloquées, les équipes ne parvenaient pas à atteindre leurs objectifs ambitieux.

• Faible mobilisation des employés : les récents sondages menés à IRC concernant l’engagement des collaborateurs ont systématiquement révélé un sentiment d’insatisfaction quant à la transmission des informations et la communication au sein de l’organisation. L’absence d’une source unique de référence a également entraîné des frustrations.

• Des processus et un système d’aide tournant au ralenti : IRC a connu un ralentissement de ses activités, ce qui a réduit sa capacité à apporter aide et soutien aux populations. En l’absence de solutions rapides pour mettre en œuvre des programmes d’aide, les équipes d’IRC ne pouvaient remplir leur mission comme elles le souhaitaient.

Un thème revenait régulièrement lors de nos sondages sur l’investissement des employés : la nécessité d’améliorer le partage des informations et de mieux communiquer au sein de l’organisation. Nous avons donc cherché à remédier à ces problèmes.”

De l’approbation de la direction à l’adoption par l’ensemble de l’équipe

L’équipe a passé au peigne fin les différentes solutions disponibles en évaluant plusieurs critères clés : fonctionnalités de transmission des informations et de communication, collaboration entre services, possibilité de garder une trace écrite des transactions financières et capacité à accompagner la croissance d’IRC. Zaid Al-Rawni, PDG de l’association, a entendu parler d’Asana par son réseau et a donc décidé de lui laisser sa chance.

Asana a été déployé progressivement au sein de l’organisation, en s’appuyant sur des figures de proue comme Yusra et Usama, lesquels organisaient des formations pour les autres membres d’IRC. Ces dernières avaient pour but de transmettre les fondamentaux d’Asana et d’encourager les managers à transférer leurs projets sur la plateforme afin de faciliter la prise en main par les membres de leurs équipes respectives. L’objectif ? Commencer par lancer des projets à l’échelle de l’organisation, par exemple des ordres du jour de réunion, avant de se consacrer aux projets propres aux équipes. Chacun a donc rapidement acquis les bases et a pu se préparer à la mise en place de processus plus complexes.

Asana, c’est avant tout le partage des connaissances. Plus nous avons découvert et présenté de nouvelles fonctionnalités aux différentes équipes, plus nos collaborateurs ont pris conscience des avantages procurés par cet outil et ont décidé de l’utiliser.”

L’une des clés du succès de cette adoption réside dans l’adhésion préalable des dirigeants. L’équipe de direction a en effet été la première a adopter Asana, avant d’en faire l’éloge auprès des managers et responsables de toute l’organisation. Montrer l’exemple a donc permis d’encourager et d’accélérer l’adoption de la plateforme. Par la suite, chacun a pu constater des gains d’efficacité, raison pour laquelle Asana a rapidement été adopté par tous les membres d’IRC sans exception.

Des méthodes de travail plus efficaces pour accomplir leur mission

Aujourd’hui, IRC utilise Asana pour gérer l’ensemble de ses activités, de l’organisation des réunions au suivi des objectifs. Avec Asana, elle peut :

• Respecter les réglementations en vigueur et conserver une trace écrite du travail effectué : depuis qu’ils utilisent Asana pour gérer leurs informations et processus financiers, Usama et son équipe sont en mesure de garder une trace numérique de leurs activités financières à des fins d’audit. Ils éliminent ainsi les reçus papier et réduisent leur émission de déchets. Chacun peut suivre le statut des paiements et les fonctionnalités de confidentialité d’Asana leur permettent de veiller à ce que les données sensibles soient uniquement accessibles aux personnes qui en ont besoin.

• Entretenir la motivation des volontaires : en gérant ses programmes de bénévolat sur Asana, l’équipe de Yusra peut garder un œil sur les nombreuses initiatives en cours. Certains éléments de programme ont également été standardisés (communication auprès des bénévoles, événements, recrutement) à l’aide de modèles de tâche et de projet.

• Faire dialoguer tous les membres de l’organisation : par le biais du « Bulletin IRC », un projet auquel tous les employés peuvent accéder, les membres de l’association partagent toutes les informations utiles et discutent des questions soulevées au sein d’IRC, notamment des leçons à tirer, astuces techniques, processus d’approbation des vols, etc.

• Diminuer le nombre de réunions : utiliser Asana pour gérer les ordres du jour de réunion leur permet de gagner du temps, de bénéficier de références pratiques, mais aussi espacer les réunions de suivi et autres mises au point, devenues inutiles.

• Relier les activités quotidiennes à la mission globale : IRC suit ses objectifs et indicateurs clés de performance sur Asana. Ainsi, tout le monde reste sur la même longueur d’onde, même lorsque de nouveaux membres rejoignent l’association et entreprennent de nouvelles initiatives. Les objectifs font l’objet d’un suivi à tous les niveaux, de l’équipe de direction au collaborateur individuel, afin que chacun comprenne en quoi ses efforts personnels participent à l’accomplissement d’une mission plus générale.

Outre des gains en matière d’efficacité, de conformité et de transparence à l’échelle de l’organisation, IRC s’appuie également sur la plateforme pour conserver toutes les informations essentielles à ses activités. Du passage de relai entre collègues aux activités récurrentes comme les collectes de fonds, chacun dispose en permanence des informations nécessaires à portée de main, et peut ainsi travailler en contexte, plus rapidement et en toute confiance.

Nous avons constaté les résultats de notre processus de collaboration rationalisé en situation d’urgence, immédiatement après le tremblement de terre au Pakistan. Asana a joué un rôle crucial dans l’optimisation de nos communications et collaborations avec les équipes sur le terrain, aujourd’hui 75 % plus rapides. En retour, nous avons pu aider le maximum de personnes possible.”

En centralisant ses informations clés au sein d’un seul outil qui lui sert aussi d’archives, IRC est mieux à même de se concentrer sur sa mission : fournir une aide d’urgence vitale. Face à ces cas qui ne peuvent pas attendre, les équipes chargées du marketing, de la collecte de fonds, des relations avec les donateurs et des programmes peuvent désormais tout orchestrer à l’aide de projets Asana communs et réagir plus rapidement. Après le tremblement de terre qui a frappé le Pakistan en 2019, IRC a testé son nouveau processus Asana, qui lui a permis de lancer ses opérations de secours et ses campagnes de sensibilisation 75 % plus vite. Les bénévoles retenus par Yusra peuvent être mobilisés plus rapidement, et Usama peut assurer le suivi des dons octroyés à l’international pour financer les opérations de secours.

Encourager les donateurs à se mobiliser davantage

IRC ne compte pas s’arrêter en si bon chemin. L’association poursuivra ses efforts afin de réagir toujours plus vite aux situations d’urgence et de renforcer son influence de manière générale. Yusra, Usama et leurs équipes commencent tout juste à utiliser Asana pour gérer le processus de dons. Ils comptent sur l’automatisation du suivi des donateurs pour contacter et inciter toujours plus de Canadiens à soutenir leurs actions, afin d’aider davantage de personnes en situation d’urgence.