Le Comité international de la Croix-Rouge partage des exemples montrant comment ses équipes ont pu sauver des vies plus rapidement, grâce à Asana

Éléments clés

Difficultés

• L’équipe de communication internationale du CICR est répartie sur tous les continents et tous les fuseaux horaires.

• Elle avait besoin d’un système centralisé pour stocker les demandes des médias, les gérer et y répondre aussi rapidement que possible, car les informations peuvent changer en quelques secondes pendant les conflits armés et les guerres.

• Les équipes internationales n’arrivaient pas à s’aligner rapidement concernant les réponses aux demandes des médias ni à établir des priorités sans calendrier éditorial clair.

Solution

• Avec Asana, l’équipe de communication a une visibilité sur toutes les demandes des médias, les éléments de discussion approuvés, les priorités éditoriales et les plans de campagne.

• Son travail est maintenant accessible à tous, partout dans le monde. 

• L’équipe utilise un calendrier éditorial mondial pour suivre les sujets et les campagnes à venir, et a centralisé toutes les demandes médias.

Résultat

• Réponse aux demandes médias plus rapide grâce à une visibilité en temps réel 

• Réduction significative du temps de coordination car les informations sont centralisées et accessibles par toute l’équipe à l’international

• Visibilité accrue des plans de contenu grâce à des calendriers éditoriaux centralisés

• Amélioration de l’alignement, de la continuité et de l’efficacité à l’échelle mondiale grâce à une source unique de travail au sein de l’équipe

Avant Asana, nous utilisions les e-mails pour gérer notre travail, et les informations étaient rapidement obsolètes. Maintenant, nous pouvons mettre à jour tous les détails instantanément, et chaque membre de l’équipe peut accéder à ces modifications en temps réel, partout dans le monde.”

Visibilité sur ce qui est publié et à quel moment, pour chaque élément de contenu

L’équipe de communication mondiale du CICR sensibilise à son travail pour aider les personnes touchées par la violence et les conflits armés, et faire valoir les lois qui protègent les victimes de guerre. 

Lorsque l’équipe organisait ses plans éditoriaux de manière ponctuelle, des détails se perdaient et le timing était également affecté. Maintenant, elle dispose d’un calendrier éditorial mondial pour toutes les priorités en matière de contenu, la planification et les campagnes, ce qui lui permet de suivre l’évolution rapide des événements.

Opérations, communication et planification en un seul et même endroit

• De la planification à l’exécution, l’équipe de communication utilise son calendrier éditorial Asana pour organiser chaque détail de son contenu par mois.

• Elle a adapté son calendrier avec des champs personnalisés, en notant des détails spécifiques tels que le type de contenu et les personnes responsables.

• Au lieu de passer au crible des e-mails ou de contacter des collègues lorsqu’ils ont des questions, les membres peuvent simplement consulter le calendrier, trouver l’équipe responsable de chaque élément de contenu et se mettre immédiatement au travail.

• Avec toutes ses informations au même endroit, mises à jour en temps réel et accessibles à tous, l’équipe est en mesure de créer et de partager rapidement et facilement des rap

  ports pour ses partenaires et parties prenantes.

Maintenant, nous avons un calendrier éditorial holistique qui est accessible à tous. Avec Asana, nous pouvons publier plus rapidement et plus efficacement des articles sur le travail du CICR.”

Attribuer les demandes médias et y répondre rapidement et facilement 

Le CICR s’appuie sur les dernières mises à jour et informations sur le terrain pour rendre compte avec précision des événements. Pendant les conflits armés et les guerres, ces informations peuvent changer en quelques secondes. 

L’organisation avait besoin d’un système capable de stocker, de gérer et de répondre le plus rapidement possible aux demandes médias et relations publiques.

Aligner les équipes mondiales sur différents fuseaux horaires

• Avec un seul tableau Asana global, chacun est en mesure de consulter rapidement les priorités éditoriales et les demandes des médias en constante évolution et d’y répondre.

• Grâce à cette centralisation, le temps consacré aux tâches administratives et à la recherche d’informations précises a pu être considérablement réduit.

À l’aide de champs personnalisés, les demandes des médias sont désormais organisées jusque dans les moindres détails : le sujet, la région, le responsable du CICR et même le journaliste, le tout au sein d’un tableau global unique.

Avec Asana, nous avons presque entièrement éliminé les e-mails internes pour coordonner les demandes des médias. Ainsi, tout le monde peut voir toutes les demandes, qui s’occupe de chaque demande, et trouver les éléments de discussion approuvés pour y répondre plus rapidement.”

Donner la priorité aux récits des personnes touchées par les conflits armés

La rapidité est cruciale pour une organisation comme le CICR. Grâce à Asana, elle a pu mettre en place des systèmes solides pour lancer des campagnes plus efficaces et plus percutantes. Et l’équipe de communication continuera à optimiser son utilisation d’Asana pour l’aider à partager les récits de toutes les personnes touchées par les conflits armés.