Big Brothers Big Sisters of America distribue 2,5 fois plus de subventions avec Asana

Fondée en 1904, Big Brothers Big Sisters of America (BBBSA) est la plus grande organisation de mentorat pour les jeunes aux États-Unis. Au cours de la dernière décennie, elle a aidé plus de deux millions d’enfants grâce à des programmes novateurs et à des relations de mentorat individuel. Son personnel, composé de 3 000 personnes, est réparti entre plus de 225 agences locales dans les 50 États membres de l’Union européenne.

Au sein du bureau national de BBBSA, qui compte 80 personnes, les équipes chargées des subventions des fondations et des subventions fédérales représentent environ un tiers de l’ensemble des employés. Ensemble, elles ont pour fonction de distribuer aux agences locales des fonds provenant d’entreprises, de la philanthropie privée et de sources fédérales. Elles créent des rapports d’impact, vérifient que les agences respectent les accords de subvention et mettent en place de nouveaux programmes pour les jeunes au sein du réseau.

Pendant plus d’une décennie, le bureau national a utilisé des feuilles de calcul, des e-mails et un tchat pour gérer ces projets. En passant à Asana en janvier 2020, les informations ont été regroupées au même endroit pour une meilleure visibilité entre les différents services. Des processus standards ont également été mis en place pour aider les équipes à respecter de manière fiable les exigences de conformité et les délais de production des rapports.

Grâce à l’efficacité opérationnelle des processus établis et documentés, BBBSA a gagné la confiance des bailleurs de fonds et a obtenu davantage de renouvellements de financement. BBBSA a augmenté le financement et la distribution des subventions sans augmenter les niveaux de personnel, permettant ainsi de consacrer plus de ressources aux jeunes qui sont au cœur de leur organisation.

Apprendre à utiliser Asana lors de déjeuners

Alors que BBBSA présentait Asana au bureau national, Tim Pehlke, directeur des subventions des fondations, a organisé une série de « déjeuners-conférences » très suivis. L’objectif ? Offrir aux employés 15 à 20 minutes de formation sur Asana avant de leur donner l’occasion de se rencontrer. Ces séances ont été enregistrées et mises à disposition pour la formation continue et l’intégration des nouveaux employés, tout comme des articles de formation Asana et d’autres ressources.

Alors que les équipes abandonnaient les e-mails et le tchat pour passer à Asana, Tim a demandé aux personnes de commencer par créer une simple liste de tâches personnelles, afin de comprendre comment Asana pouvait leur faire gagner du temps. « La vue Tableau est celle que je préfère pour les tâches personnelles », déclare Tim. « Il a également été très utile de travailler avec un responsable de la réussite client d’Asana ayant une expérience des organisations à but non lucratif lorsque nous avons créé des processus et des modèles. »

Données centralisées pour l’ensemble des subventions, rapports et agences

Aujourd’hui, le bureau national de BBBSA utilise Asana pour gérer la distribution des subventions et la création de rapports. Il a même étendu l’utilisation d’Asana à la planification stratégique et à l’échange de connaissances à l’échelle de l’organisation.

Modèle de gestion des subventions : pour chaque nouvelle subvention reçue, BBBSA duplique un modèle de projet sur Asana pour contenir les informations de la subvention et les tâches d’exécution, afin qu’aucune étape ne soit oubliée et que les exigences de conformité soient respectées. Le modèle divise les tâches en sections pour les conventions de subvention, la budgétisation, les délais d’approbation de la haute direction et les sections facultatives pour les consultants ou les partenariats avec des agences spéciales.

Suivi actif des projets : l’équipe rassemble les chronologies de tous les rapports de subvention dans un projet Asana en ajoutant des tâches à plusieurs projets. Cette vue d’ensemble les aide à planifier de manière proactive pour respecter les délais. 

Suivi des risques et des problèmes : un autre projet Asana permet de suivre les subventions à risque, de documenter les informations sur les problèmes et de s’aligner sur les mesures à prendre. Les étapes sont attribuées à des collègues spécifiques sur Asana pour garantir la résolution.

Journal d’information sur les subventions et suivi du temps : un projet affiche des informations de base sur toutes les subventions à l’aide de champs personnalisés (par exemple, le nom, le domaine d’intérêt, les échéances des rapports, le montant financé, les parties prenantes). Les employés l’utilisent également pour codifier le temps passé sur chaque subvention, remplaçant ainsi une feuille de calcul de suivi du temps.

Tableau de bord de la santé des agences : l’équipe chargée des subventions fédérales distribue chaque année 13,5 millions de dollars aux agences locales et utilise un projet Asana pour suivre l’état de santé des agences. Lorsqu’elle rencontre une agence, elle peut consulter sa tâche Asana pour voir le dernier statut et le contexte historique, comme les modifications de point de contact, les problèmes ouverts et résolus, les notes de performance et les audits réalisés. Il est facile de signaler à une agence qu’elle est en retard dans la présentation d’un audit financier ou qu’elle n’a pas atteint ses objectifs en matière de dépenses de contrepartie. Les sous-tâches permettent par ailleurs d’enregistrer les détails pour référence ultérieure.

Collecte de témoignages de jumelage positif : l’équipe chargée des subventions fédérales recueille les témoignages de jumelage positif auprès des agences, afin de les mettre en évidence dans les rapports de subvention. Elle utilise pour cela un formulaire Asana, organisant automatiquement l’ensemble des photos, formulaires de consentement et textes dans un projet Asana central. Au moment de créer un rapport, l’équipe peut rechercher des mots-clés pour trouver facilement des articles sur des sujets spécifiques, tels que les services de police ou les enfants dans les zones rurales.

Centralisation des informations à l’aide d’outils intégrés : l’intégration Sharepoint permet à l’équipe de gérer des documents et de partager des liens avec la direction pour examen, tandis que l’intégration Outlook convertit les e-mails des partenaires externes en tâches internes Asana à réaliser. 

Mise en commun globale : Asana aide les services à communiquer sur une plateforme unique pour la planification stratégique. Lorsque la pandémie de COVID-19 a débuté et que BBBSA est passée de bureaux en personne à une équipe à distance, Asana a aidé les employés à rester connectés, à contourner les limitations des VPN et à lancer rapidement de nouvelles offres pour fournir aux écoliers des services Internet et de restauration.

Augmentation de la capacité de l’équipe grâce à la planification stratégique et aux processus

La possibilité de trouver rapidement des informations et de suivre des processus standard, a permis à l’équipe des subventions de la fondation de Tim de réduire de 80 % le temps consacré aux rapports sur les subventions et de passer 50 % moins de temps à lancer de nouveaux projets de subventions, grâce à des modèles et à des processus clairs.

L’Anatomie du travail indique que les processus peu clairs sont une cause fréquente d’échéances manquées pour les employés du tertiaire. Grâce à Asana, BBBSA respecte les échéances de ses rapports et communique avec les donateurs en temps opportun. En planifiant les calendriers de production des rapports sur la plateforme, les équipes peuvent anticiper, ajouter du temps tampon et anticiper les défis.

La confiance des donateurs s’en est trouvée renforcée, ce qui a permis à BBBSA d’obtenir des renouvellements de financement et de libérer du temps auparavant consacré à la recherche de nouvelles sources de subventions. L’équipe chargée des subventions des fondations a augmenté son financement de 50 % et distribue désormais 2,5 fois plus de subventions chaque année, tout en maintenant la taille de l’équipe stable.

Asana permet à tous les employés du bureau national de BBBSA de travailler au même endroit, et ce, même à distance ! La direction dispose désormais d’une meilleure visibilité sur le statut des projets, les risques et les audits financiers. Il est par ailleurs plus facile de diffuser les enseignements dans le réseau de l’agence.

La collecte de la mémoire institutionnelle sur Asana permet de décloisonner les services et d’assurer la continuité dans le temps. « Même si les membres de l’équipe changent, nous continuons à fonctionner parce que nous avons une méthode systématique pour gérer nos projets. Je peux transférer un projet d’une personne à l’autre et tout est déjà attribué en fonction du contexte », explique Tim.

Plus de capacité et donc plus de soutien pour les jeunes à travers les États-Unis

À mesure que BBBSA augmente sa productivité avec Asana, elle peut réaffecter le temps précédemment consacré à la gestion du travail à l’exécution et à l’innovation. Plusieurs agences locales ont adopté Asana comme plateforme de gestion du travail, renforçant ainsi la connexion au sein du réseau BBBSA.

Avec une équipe connectée, une croissance stable du financement et des processus permettant de répondre aux exigences de conformité, BBBSA peut consacrer davantage de ressources à sa mission, laquelle est d’aider chaque enfant à atteindre son plein potentiel.