G2 organise 2 fois plus d’événements internationaux avec Asana

G2 est une plateforme d’évaluation de logiciels et de services B2B à laquelle font confiance des millions d’acheteurs et de fournisseurs du monde entier. Ses événements sont l’un des canaux clés de l’équipe marketing pour attirer ces deux publics. Dirigée par Adam Goyette, vice-président de la génération de la demande, l’équipe événementielle organise plus de 150 événements chaque année : des stands payants pour recueillir les avis des clients, aux activités de sponsoring pour des conférences majeures, en passant par des dîners consacrés à la génération de demande afin de créer un pipeline pour leur service commercial.

Pour assurer le bon déroulement de tous ces événements, Adam peut compter sur une équipe de quatre employés à temps plein, plus de 30 prestataires et d’innombrables partenaires pour coordonner la logistique, la production créative, les supports de vente et la communication. Au vu des besoins croissants pour les événements de G2, Adam savait qu’il devait regrouper les processus et outils disponibles sur une plateforme qui permettrait à l’équipe de s’adapter.

Au cours de ses recherches, Adam dut faire face à plusieurs défis opérationnels classiques :

• La planification des événements était disséminée entre tableurs, e-mails et notes de réunion, de sorte qu’il était impossible de tout organiser et suivre au même endroit, ou encore de gérer les responsabilités et assurer le respect des échéances.

• Les archives regroupant les informations liées aux événements précédents et les données des fournisseurs étaient stockées dans des outils distincts, rendant laborieux le partage des connaissances avec les nouveaux membres de l’équipe.

• En l’absence de procédures de planification événementielle standardisées, l’équipe devait à chaque fois repartir de zéro, au risque d’oublier des étapes et de ne pouvoir optimiser ses processus en continu.

• Les membres de l’équipe rencontraient des difficultés à déléguer et attribuer les tâches, car ils avaient pris l’habitude de tout gérer par eux-mêmes. Et en raison du manque de documentation, il était compliqué pour les partenaires multidisciplinaires de rejoindre un projet le moment venu.

Adam comprit le besoin de mettre en place des processus de référence pour garantir le succès du programme événementiel. De plus, les plans des événements devaient être accessibles à tous pour faciliter la coordination avec les collaborateurs indépendants, partenaires multidisciplinaires et fournisseurs.

En créant des modèles pour nos événements récurrents, nous avons réduit les délais de planification de 80 %. Désormais, le temps passé sur un événement sert à le personnaliser et à l’améliorer.”

Centraliser le travail et les processus liés aux événements

L’équipe marketing de G2 avait essayé d’autres outils de gestion par le passé, sans jamais vraiment accrocher à aucun. Mais voilà qu’à l’arrivée de Ryan Bonnici dans l’entreprise au poste de directeur général du marketing, celui-ci leur présente un outil qu’il avait déjà utilisé avec d’autres équipes au cours de ses expériences passées : Asana. Comparé aux autres, Adam le trouve plus intuitif, plus flexible et performant dans la gestion des différents processus événementiels et la collaboration transverse.

Notre équipe s’est agrandie et nous avions bien besoin d’un outil qui permette de coordonner des événements complexes et d’en assurer le suivi sans échanger d’e-mails ou organiser de réunions. Asana nous facilite le suivi des tâches et échéances en centralisant le tout. Ce sont ainsi plus de 40 heures par trimestre que nous ne passons plus en réunion.”

Afin d’encourager l’adoption du nouveau système, l’équipe marketing de G2 a dans un premier temps défini des normes et bonnes pratiques pour la création de processus de gestion d’événements standardisés. Elle a ensuite pu commencer à planifier, attribuer et suivre les tâches relatives aux événements uniquement sur Asana. Grâce à la centralisation des données, les informations ne sont plus dispersées entre e-mails, tableurs et notes de réunion. L’entreprise dispose également de plans d’événements faciles à suivre et à consulter par toute l’équipe, pour un meilleur partage des connaissances et une collaboration simplifiée. Adam a de plus invité les collaborateurs externes à rejoindre Asana et les a ajoutés aux événements qui les concernent afin qu’ils puissent coordonner la logistique avec l’équipe interne, toujours au même endroit.

Un programme événementiel en pleine expansion grâce à Asana

Tous les plans des événements organisés par l’équipe d’Adam sont désormais centralisés : contrats fournisseurs, listes de contrôle, création des visuels, etc. Tout est sur Asana afin que tout le monde puisse y accéder. L’équipe a par ailleurs créé des modèles de projet avec rétroplannings détaillés, dans le but de réduire les temps de planification. Enfin, elle utilise l’intégration Asana pour Slack. Celle-ci lui permet de transformer les messages en tâches ou d’agir sur les tâches directement depuis Slack, par exemple lorsque l’équipe est sur un événement. Toutes les informations restent donc connectées et sont accessibles en toute simplicité, au bureau comme sur le terrain.

Depuis que nous gérons notre programme sur Asana, nous avons doublé le nombre d’événements organisés, ce qui nous a aidés à générer davantage d’avis clients pour nos fournisseurs et à créer de nouvelles opportunités de vente pour l’entreprise.”

En centralisant et en standardisant ses plans d’événements sur Asana, l’équipe a réussi à s’agrandir, à réduire le temps de planification de 80 % et à organiser deux fois plus d’événements sur trois continents. Elle génère ainsi plus d’évaluations de logiciels, dynamise ses ventes et atteint ses objectifs commerciaux. G2 continue d’optimiser ses processus événementiels en fonction de ses nouvelles expériences, et nourrit de grandes ambitions de croissance. Grâce à Asana, l’entreprise a tout le nécessaire pour gérer encore plus d’événements.