Modèle d’organisation d’événements

L’organisation d’un événement requiert le suivi d’un grand nombre de variables. Entre la planification du budget, la négociation avec les fournisseurs et la coordination des tâches à l'approche du grand jour, une multitude de tâches doivent être exécutées avant que l'événement se produise. 

Pour assurer le bon déroulement de votre processus d'organisation d'événements, vous devez organiser toutes vos tâches et tous vos détails en un même endroit, facilement accessible. Le modèle d'organisation d'événements d'Asana vous permet de visualiser votre chronologie de planification d'événements à un niveau élevé et de collaborer facilement, afin de vous permettre de planifier avec méthode.

Qu’est-ce qu’un modèle d’organisation d’événements ?

Un modèle d'organisation d'événements est un cadre duplicable, qui permet de rationaliser le processus d'organisation d'événements. Il vous fournit un lieu unique pour gérer et suivre les détails de l'événement. Le modèle d'organisation d'événements d'Asana est pré-construit : il inclut des sections et des champs personnalisés pour suivre les tâches et les détails des événements à venir. Il crée une cohérence, ce qui facilite la réplication de vos processus de gestion d'événements existants. Ainsi, vous avez la certitude que votre équipe ne manquera aucune étape, et vous vous assurez d'organiser le meilleur événement possible. 

Quels avantages y a-t-il à utiliser le modèle d'organisation d'événements d'Asana ?

Notre modèle gratuit d'organisation d'événements vous permet de gérer tous les détails de votre événement au même endroit et d'y accéder aisément. Il vous apporte également une clarté que les feuilles de calcul statiques ne peuvent pas fournir. Du suivi de votre budget et de la communication avec les fournisseurs au respect du calendrier de votre événement, l'utilisation de notre modèle vous permet de veiller au bon déroulement de votre événement. 

En outre, vous pouvez copier le modèle pour chaque événement plutôt que de créer un nouveau projet à chaque fois. Vous réduirez ainsi les tâches de préparation superflues et veillerez à ce que votre équipe suive les mêmes étapes lors de l'organisation d'événements similaires.

Grâce à notre modèle, vous pourrez aussi :

• Prévoir le budget de l'événement avant qu'il ne commence.

• Utiliser la chronologie pour visualiser le plan de votre événement.

• Créer une liste de contrôle d'organisation d'événement exploitable pour suivre les tâches de l'événement et ainsi simplifier le processus de planification.

• Identifier facilement quelles tâches dépendent d'autres tâches et éliminer les obstacles éventuels avant qu'ils ne causent de véritables problèmes de planification.

• Partager les mises à jour de statut et la progression de l'événement directement depuis le projet.

• Utiliser les jalons pour suivre l'avancement de la planification. 

• Gérer de façon proactive les listes de fournisseurs et vos échanges avec les invités.

• Utiliser les applications intégrées d'Asana, comme Outlook, Gmail et Slack, pour transformer les messages en tâches exploitables et suivre les documents importants.

• Gérer les tâches et les plans d'événements depuis n'importe où, avec l'application mobile.

Quels informations liées à l'événement pouvez-vous gérer avec le modèle d'Asana ?

Notre modèle d'organisation d'événements est pré-rempli : il inclut des sections et des champs personnalisés que vous pouvez utiliser pour gérer les informations importantes en lien avec l'événement. Vous pouvez également créer vos propres étiquettes personnalisées pour suivre les détails de l'événement, notamment :

• Chronologie de l'événement

• Budget de l'événement

• Contrats fournisseurs et autres documents importants

• Liste des invités

• Détails logistiques essentiels, comme l'heure/la date à laquelle les tâches doivent être terminées et les équipes qui en sont responsables   

• Les tâches critiques et le programme du jour J

• Toute évaluation postérieure à l'événement ou tout rapport de performance

Comment utiliser le modèle d'organisation d'événements Asana ?

Commencez par télécharger notre modèle d'organisation d'événements. Vous verrez ensuite que son utilisation est particulièrement simple. Il vous suffit de créer une copie du modèle, puis de personnaliser ce dernier afin qu'il réponde aux besoins de votre événement à venir. 

Suivez ces étapes pour démarrer :

1. Appuyez-vous sur notre modèle d'organisation d'événements, puis personnalisez-le afin qu'il réponde aux besoins de votre événement. Donnez un nom unique au projet qui correspond à votre événement et remplissez la description du projet en donnant un aperçu précis de l'événement et de son objectif.

2. Organisez les tâches liées à l'événement en sections, lesquelles doivent correspondre à la chronologie de l'événement. Notre modèle est pré-rempli : il inclut des sections que vous pouvez néanmoins étoffer ou modifier pour les adapter à votre calendrier d'événement. 

3. Ajoutez des tâches et des échéances dans chaque section pour définir ce que votre équipe doit faire à l'approche de l'événement. Utilisez les jalons pour suivre les principaux points de progression et créez des dépendances pour indiquer quelles tâches doivent être accomplies avant que d'autres puissent commencer. 

4. Faites appel aux membres d’équipe internes et aux parties prenantes externes pour une visibilité et une responsabilisation accrues. Attribuez des tâches aux membres de votre équipe et invitez les contacts externes de l’événement, tels que les fournisseurs ou travailleurs indépendants, à collaborer. L’un de vos fournisseurs n’utilise pas Asana ? Aucun problème : utilisez nos intégrations d’applications, comme Gmail et Outlook, et transformez les messages et e-mails en tâches exploitables.

5. Utilisez notre vue Chronologie pour visualiser le planning de votre événement dans son ensemble.Gardez un œil sur la progression du planning : assurez-vous que l’événement reste sur la bonne voie, réorganisez facilement les échéances lorsque les priorités changent et anticipez les éventuels problèmes de calendrier.

6. Partagez la progression du travail dans votre modèle grâce à des mises à jour de statut : faites en sorte que les membres de votre équipe soient sur la même longueur d’onde et favorisez la transparence en décloisonnant l’information.

7. Assurez le bon déroulement de l’événement en gérant efficacement votre planning du jour J directement sur Asana et depuis l’application mobile Asana.

Quelles intégrations et applications utiliser avec le modèle d’organisation d’événements Asana ?

Les applications et fonctionnalités intégrées Asana aident les équipes à coordonner les événements à venir, à communiquer efficacement, ainsi qu’à assurer le suivi des documents et informations clés, le tout sans quitter la plateforme.

Fonctionnalités intégrées

1. Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

2. Jalons  : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

3. Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

4. Mises à jour de statut de projet : fini le temps où, pour trouver des informations sur le statut des projets, vous deviez fouiller parmi différents outils ou assister à des réunions chronophages. Les mises à jour de statut sont simples à utiliser et directement liées au travail de votre équipe sur Asana. Elles permettent aux membres d’équipe d’accéder à des informations complémentaires sur le projet (plan de projet, plan de communication, objectifs, jalons, livrables, etc.). À terme, ces mises à jour réduisent le travail manuel, centralisent les informations et vous aident à tenir vos équipes informées.

Applications recommandées

1. Gmail : avec l'intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

2. Slack. transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

3. Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

4. Outlook : quand les e-mails comportent des actions à effectuer, comme l’examen du travail d’une agence ou la demande de design d’un partenaire, vous pouvez désormais créer des tâches correspondantes sur Asana directement depuis Outlook. Ensuite, il vous suffit de l’attribuer à un collègue ou à vous-même, de définir une échéance et d’ajouter la tâche au projet correspondant.

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