C40 lutte contre le changement climatique avec Asana

En 2010, une petite centaine de bus électriques seulement sillonnaient les rues de Londres, Madrid, Séoul, Varsovie et une vingtaine d’autres villes. Aujourd’hui, elles comptent plusieurs dizaines de milliers de bus électriques en circulation, une évolution spectaculaire. Celle-ci est notamment le fait de C40, une organisation qui aide près d’une centaine de mégapoles à collaborer dans leur lutte contre la crise climatique, à partager leurs connaissances et à agir dès maintenant face à l’urgence dans le but d’assurer un plus bel avenir à tous, aux quatre coins du monde.

En tant que responsable informatique, Chris Schmalz est à la tête du service qui répond aux besoins technologiques des 250 employés de l’organisation. Parmi les équipes dont il a la responsabilité se trouve l’équipe d’évaluation et de planification, chargée de coordonner et d’assurer le suivi des initiatives de C40 dans différentes villes à travers le monde. Cette même équipe travaille main dans la main avec plus de 60 membres du personnel, avec pour objectif d’atteindre les indicateurs clés de performance (KPI/ICP) financés par les donateurs et de faire avancer les projets d’action climatique, notamment ce fameux programme de développement des bus électriques.

Ces plans d’action pour le climat étant organisés tout autour du globe, le travail de l’équipe se retrouvait éparpillé aux quatre vents : sous une avalanche de feuilles de calcul et d’e-mails, difficile de travailler sans cloisonner l’information et surtout de faire évoluer son équipe ! Autre problème, les managers éprouvaient des difficultés à collaborer avec 97 villes sur de multiples fuseaux horaires et à superviser tous les projets en cours au sein de leur équipe décentralisée. Ils étaient donc à la recherche d’un outil qui centralise toutes les informations et les rende aisément accessibles à l’équipe, grâce auquel ils pourraient suivre la progression de centaines de projets en parallèle, aux informations mises à jour en temps réel.

C’est dans ce contexte que ces managers ont cherché de l’aide auprès de Chris. Chez C40, lorsqu’un employé demande au service informatique de trouver une solution à un certain problème, Chris a pour mission de lui présenter des solutions déjà testées et approuvées, adaptées aux besoins de l’équipe concernée. La plateforme de gestion du travail demandée par les employés devait :

• Être utilisable par toutes les équipes de C40, donc bien plus flexible que des feuilles de calcul regroupant des données chiffrées.

• S’adapter à un large éventail de processus de façon à répondre à toutes les situations rencontrées chez C40.

• Permettre de gérer les tâches et de plus vastes projets.

Chris a donc suggéré à l’équipe d’évaluation et de planification d’utiliser Asana pour gérer son travail.

Bonne intégration et pédagogie pour un maximum de réussite

Après avoir déployé Asana et dans l’optique d’accomplir sa mission avec succès, C40 a mis en place des formations approfondies dans le cadre de l’accueil des nouveaux employés, mais aussi de leur formation continue. Ces dernières années, l’équipe des services généraux a monté un projet d’intégration des nouveaux employés piloté par les ressources humaines, en partenariat avec les responsables du recrutement. Ce projet présente aux nouvelles recrues les processus d’équipe et d’entreprise, ainsi que tous les projets clés qui les aideront à s’acquitter de leurs fonctions efficacement dès le premier jour. L’équipe informatique leur fournit également toutes les ressources nécessaires, y compris les liens vers les articles du guide d’Asana et la formation en ligne, accessibles depuis le système d’assistance de l’entreprise.

L’équipe d’évaluation et de planification adopte une approche similaire lorsqu’il s’agit d’accueillir de nouveaux membres, à qui elle explique le fonctionnement des processus qui lui sont propres. Toutes les nouvelles recrues apprennent à utiliser Asana à l’occasion du processus d’intégration mis en place par les RH ; elles se lancent ainsi rapidement dans les projets courants.

Des processus précis et cohérents pour une lutte efficace

Les équipes de C40 s’appuient sur Asana pour gérer une grande variété d’activités, dont voici quelques exemples.

Gestion des projets d’équipe

L’équipe d’évaluation et de planification utilise Asana pour suivre ses plans et échanger au sujet du statut de ses actions pour le climat, de façon à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. L’action climatique de chaque ville a droit à son propre projet établi sur la base d’un modèle personnalisé, indiquant toutes les étapes à suivre. Les plans de ce type comprennent une cinquantaine de lots de travaux (ex. : élaboration d’un plan de réduction des gaz à effet de serre) destinés à aider la ville en question à atteindre ses objectifs climatiques. Chaque lot est représenté par une tâche, dont la réalisation peut prendre plusieurs mois et s’accompagne de dizaines de sous-tâches. Les responsables de l’équipe comptent sur Asana pour faciliter le suivi hebdomadaire et encourager les discussions tournant autour de l’avancement du travail.

Grâce à Asana, qui lui permet d’assurer le suivi de 50 lots de travaux associés à 97 villes, soit plus de 4 800 processus, l’équipe peut diviser le travail en plusieurs étapes aisément gérables et se faire une meilleure idée de la façon dont elle doit travailler et des personnes avec qui collaborer. Par ailleurs, elle peut se baser sur la progression des projets et l’atteinte de ses KPI pour communiquer des rapports trimestriels aux donateurs : de quoi proposer encore davantage de transparence et d’informations à celles et ceux qui financent leurs activités.

Asana permet à tous ceux qui assurent le suivi des projets de se tenir informés de leur progression à tout moment, à travers un processus parfaitement limpide.”

Suivi du budget

Comme toutes les organisations à but non lucratif, pour C40, la budgétisation revêt un caractère essentiel. Là aussi, Chris s’appuie sur Asana pour gérer et suivre les budgets logiciels de la structure. Par l’intermédiaire d’un projet créé à cet effet, les membres de l’équipe peuvent demander et autoriser l’achat de logiciels, regrouper les factures et obtenir l’approbation de l’équipe chargée des achats. Les champs personnalisés du projet contiennent des informations plus détaillées, notamment le prix engagé et le montant de la facture. Chris et ses collègues peuvent ainsi se faire un aperçu des informations de budget d’un simple coup d’œil.

Activités reliées entre les outils

C40 a également pu intégrer Asana à ses autres outils. Par exemple, avec l’intégration Slack, les discussions d’équipe se transforment en tâches concrètes sur Asana. Et avec Velocity et Google Sheets, les équipes se basent sur leurs KPI et la progression des projets pour créer des rapports détaillés à destination des donateurs et des principaux acteurs concernés. Ces intégrations permettent de se prémunir contre les tâches redondantes et de communiquer les informations sur plusieurs outils employés par l’équipe. À noter d’ailleurs que d’après notre étude sur l’Anatomie du travail, C40 n’est pas la seule structure à chercher à se débarrasser des tâches faisant double emploi : les employés du monde entier perdent 236 heures de travail effectif par an en raison du travail effectué en double. En faisant appel aux intégrations d’Asana pour simplifier l’organisation de ses activités et éviter les doublons, C40 gagne donc énormément de temps.

L’intégration d’Asana à d’autres applications, notamment Velocity, nous permet de nous débarrasser des tâches redondantes, mais aussi de nous assurer que les informations sont correctes et accessibles sur plusieurs outils.”

Simplification + rationalisation = économies

L’utilisation d’Asana a aidé C40 à simplifier ses processus interfonctionnels et complexes, rendant possibles la gestion et le suivi de toutes les activités au même endroit. Pour l’équipe d’évaluation et de planification, cela se traduit par une plus grande liberté d’action à l’échelle individuelle. Pour l’équipe de Chris, ce sont les processus les plus lourds (accueil et départ des employés) qui en bénéficient le plus, grâce à une division en plusieurs tâches : chacun connaît ainsi ses responsabilités et sait à qui s’adresser dans quelle situation. Plus rien ne se perd, tout est renseigné sur Asana dès le départ. En résumé, les employés gagnent en autonomie et C40 accomplit ses objectifs généraux plus facilement.

Fortes d’une visibilité accrue sur leurs projets en cours grâce à Asana, les équipes de C40 sont parvenues à réduire le nombre de réunions nécessaires en vérifiant le statut de leurs activités en temps réel. La plateforme a aussi l’avantage de s’intégrer à d’autres outils courants : fini le temps perdu à rechercher des informations ! Enfin, les budgets informatiques sont systématiquement à jour et Chris peut consulter toutes les informations au même endroit, ce qui l’aide à travailler en toute sérénité, mais aussi et surtout à gagner du temps et de l’argent.

Grâce à Asana, j’accède à toutes les informations dont j’ai besoin en temps opportun. Celles-ci sont aussi aisément actualisables le cas échéant, ce qui m’aide à me faire une idée des coûts engagés par l’équipe au quotidien.”

C40 a de belles ambitions pour l’année prochaine : l’organisation compte faire évoluer sa capacité d’intégration et ses activités interfonctionnelles, que ce soit du point de vue des outils qu’elle utilise en interne comme de ses opérations de lutte contre le changement climatique dans le monde entier. Elle espère créer du lien entre ses équipes et améliorer ses processus transverses en s’appuyant sur Asana, dans l’optique d’atteindre ses objectifs climatiques plus rapidement et efficacement.