Plantilla de gestión de recursos

El 40 % de los trabajadores piensa que el agotamiento, también conocido como burnout, es una parte inevitable del éxito. La realidad es que tu equipo no puede alcanzar su mejor desempeño cuando está sobrecargado de trabajo. Puedes esforzarte mucho en el corto plazo, pero eventualmente el estrés y la presión te afectarán. 

En cambio, es mejor gestionar la disponibilidad del equipo para evitar que estén sobrecargados (o con poco trabajo). De eso se trata la gestión de recursos: tomar el control del cronograma de tu equipo para asegurarte de que están dedicando tiempo a lo que es verdaderamente importante.

¿Qué es una plantilla de gestión de recursos?

Una plantilla de gestión de recursos es una guía reutilizable que te ayuda a gestionar la disponibilidad de un equipo durante el transcurso de un proyecto. Te permite supervisar todo el trabajo de tu equipo, para que puedas ver cuánto trabajo tiene por hacer cada miembro, y así determinar si pueden asumir tareas adicionales o si necesitan ayuda para finalizar las tareas antes de la fecha de entrega del proyecto. Gracias a la plantilla, no tienes que perder el tiempo definiendo un plan de gestión de recursos para cada proyecto nuevo. En su lugar, puedes simplemente duplicar la plantilla, completarla y comenzar a trabajar.

Las ventajas de una plantilla digital de gestión de recursos

La gestión de recursos es un proceso en constante evolución. La carga de trabajo del equipo cambia constantemente debido a solicitudes y proyectos nuevos que surgen o a las ausencias de los empleados, y se necesita una plantilla que pueda mantenerse actualizada con estos cambios. Por eso es realmente recomendable contar con una plantilla digital de gestión de recursos.

Las plantillas estáticas de Microsoft Excel u Hojas de cálculo de Google quedan desactualizadas rápidamente. Por su parte, una plantilla digital se actualiza en tiempo real a medida que cambia la carga de trabajo y las prioridades de tu equipo. Gracias a sus funciones puedes realizar ajustes sobre la marcha para mantener el control del programa de tu equipo y detener el exceso de trabajo antes de que sea un problema. 

Con una plantilla digital de gestión de recursos, puedes hacer lo siguiente:

• Ver toda la carga de trabajo del equipo en un solo lugar. 

• Visualizar cómo la carga de trabajo y los recursos disponibles del equipo cambian con el tiempo. 

• Actualizar las tareas, los plazos y las prioridades para gestionar la disponibilidad del equipo de forma efectiva. 

• Acceder a un diagrma de Gantt para visualizar cuánto tiempo tomarán las tareas en relación con el cronograma del proyecto.

• Visualizar las dependencias del proyecto para evitar obstáculos en el futuro. 

• Codificar las tareas por nivel de esfuerzo para comprender la cantidad de dedicación que requieren. 

• Compartir tu plantilla con las partes interesadas para mostrar el impacto que tendrán las solicitudes adicionales en el equipo. 

• Agregar fácilmente tareas del proyecto a la plantilla sin tener que duplicar el trabajo. 

Cómo crear una plantilla digital de gestión de recursos

Tu plantilla de gestión de recursos debe ofrecer un panorama general del trabajo de cada miembro del equipo. La forma más fácil de hacerlo es creando una sección separada para cada persona. De esa manera, puedes agregar tareas del proyecto a cada sección para ver en qué está trabajando cada empleado. Solo asegúrate de incluir rangos de fechas en cada tarea para poder visualizar cuánto tiempo llevará completar cada entregable.

Para agregar más detalles, crea campos personalizados para identificar el estado y la dedicación (o esfuerzo) que requiere cada tarea (por ejemplo, baja, media o alta). El estado de una tarea puede variar según el tipo de trabajo que realice el equipo. Podría ser tan simple como “Sin iniciar” y “En progreso”, o tan detallado como “esquema”, “borrador”, “edición” y “revisión”. Según las necesidades del equipo, puedes agregar campos personalizados adicionales para realizar un seguimiento de otros detalles, como el tipo de activo o el sprint ágil para el que está planificado el trabajo. 

Finalmente, agrega dependencias para identificar si el equipo necesita finalizar alguna tarea antes de que se pueda comenzar con otra. Las dependencias te permiten marcar una tarea como dependiente de otra, para que tu equipo pueda priorizar el trabajo que podría convertirse en un obstáculo y afectar el progreso del proyecto. 

Funciones integradas

• Vista de cronograma. La vista de cronograma permite visualizar proyectos como un diagrama de Gantt con todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, sino que también se muestran las dependencias. Con la vista de cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando visualizas todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos con las dependencias antes de que surjan. Así, podrás cumplir con todos tus objetivos según lo programado. 

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Dependencias. Usa las dependencias para indicar que para iniciar una tarea se debe finalizar otra antes. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del proyecto. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

• Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto. 

Aplicaciones recomendadas

• Clockwise. Con la integración de Clockwise + Asana, puedes agregar tareas de Asana en forma de bloques de tiempo a tu Calendario de Google. Esta integración te permite especificar la duración de las tareas, cuándo se realizan y si Clockwise puede reprogramarlas de manera automática. Agrega tareas a tu calendario y libera tiempo para que puedas realizar tu trabajo.

• ServiceNow. Reduce el trabajo manual de los equipos de TI con la automatización de la creación de tareas en Asana, y brinda visibilidad en ambas plataformas sobre el estado de los trabajos y el contexto, en tiempo real. Los equipos de servicio interno que usan ServiceNow para dar seguimiento y gestionar las consultas de los empleados, con frecuencia, reciben solicitudes en las que hay que trabajar fuera de ServiceNow, como responder a algún pedido de hardware o a alguna consulta sobre su paga. Esta integración facilita la conexión de ServiceNow con acciones y actualizaciones que se producen en Asana.

• HubSpot. Crea tareas de Asana automáticamente con los flujos de trabajo de HubSpot. Con Workflows de HubSpot, puedes usar toda la información de gestión de la relación con los clientes (CRM) que tienes en HubSpot para crear procesos automatizados. Esta integración te permite transferir trabajos entre los equipos sin ningún inconveniente. Por ejemplo, cuando se cierran acuerdos o tickets en HubSpot.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos. Crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

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