Cómo continuar construyendo comunidades inclusivas cuando trabajas de manera remota

El cambio reciente al trabajo remoto y al distanciamiento físico ha obligado a muchas organizaciones, incluida Asana, a repensar cómo se conectan y se comunican siendo un equipo descentralizado. La construcción de comunidades inclusivas debe ser parte de ese cambio. El actuar de forma completamente remota, agravado por la situación de experimentar una pandemia global, hace que sea aún más importante tener el firme propósito de crear una comunidad inclusiva.

Puede ser fácil suponer que las prácticas inclusivas que hemos incorporado en nuestras organizaciones se transferirán de manera directa a un entorno de trabajo remoto. A simple vista, puede parecer que cambiar al modo 100 % remoto generará igualdad de condiciones para todos los empleados. Sin embargo, en realidad es mucho más probable que ciertos grupos, como los padres y las minorías subrepresentadas, se vean afectados de manera desproporcionada por las barreras adicionales que supone el hecho de trabajar desde casa y atravesar la crisis global. 

En Asana, hemos aprovechado esta oportunidad para crear espacios en los que nuestros empleados se muestren de la manera en que les resulte mejor, y para construir juntos una comunidad que permanezca conectada y se apoye sin importar dónde se encuentren. 

As we enter a world of working remotely full-time, we lose some precious, sporadic moments throughout the day—bouncing new ideas off your neighbor, cracking jokes with the person who sits behind you, winding down together on Fridays. Thinking proactively now about inclusion is more important than ever.”

¿Cómo es una comunidad inclusiva? 

La diversidad y la inclusión requieren un enfoque del tipo “equipo de todos”. Lo importante es garantizar que todos sepan que tienen un papel que desempeñar en la construcción de un equipo diverso y en la creación de un entorno inclusivo. Este enfoque quita la carga de trabajo de los hombros de los grupos que tienden a estar subrepresentados y la convierte en una responsabilidad compartida.

I believe that inclusivity is at the core of my role as Customer Success Manager for Asana. It means that I need to have a connection with our global teams and advocate on behalf of my customers—all Asanas.”

Una comunidad inclusiva es aquella en la que cada persona siente que puede tener y compartir su punto de vista propio y singular. Las comunidades inclusivas incorporan la conciencia de cómo las personas manejan diferentes aspectos que pueden afectar la forma en que trabajan y en la que se muestran en el trabajo. Esto incluye ser abierto a diferentes estilos y necesidades de comunicación, y la confianza mutua de saber que pueden ser ellos mismos sin ser juzgados y sin que haya repercusiones. 

Cuando has creado una comunidad inclusiva en tu organización, puedes llegar a las personas y les permites ser auténticas. Por ejemplo, es posible que un padre o madre soltero ahora tenga que hallar el equilibrio entre las diferentes responsabilidades del trabajo y del hogar mientras trabaja de forma remota. Al fomentar un ambiente inclusivo, esa persona se sentirá segura de que puede compartir con su gerente cómo estas responsabilidades pueden estar afectando su trabajo. Esta actitud abierta, en última instancia permite que los empleados hagan su trabajo de la mejor manera y que los gerentes puedan coordinar mejor el trabajo en sus equipos para apoyarlos.

Primero lo primero: Tienes que construir confianza

Construir confianza entre tu persona y los miembros de tu equipo es muy importante: es la base sobre la que se apoyan todas tus prácticas inclusivas. Un componente de suma importancia para generar confianza es crear un espacio en el que las personas se expresen, donde puedan ser vulnerables y mostrarse de la manera en que necesiten hacerlo.

En Asana, hemos estado alentando a los gerentes para que tengan este tipo de conversaciones abiertas con sus equipos. Tan pronto como nos pusimos a trabajar de manera completamente remota, creamos una guía de trabajo desde casa para los gerentes junto con un marco a aplicar a la hora de tener estas conversaciones. Les recalcamos a los gerentes, a través de comunicaciones internas y reuniones corporativas, que este marco debe guiar sus conversaciones de manera completa, lo que normalizó al marco y le dio suma prioridad. 

En el marco que utilizamos en Asana, un principio rector es el siguiente: no hagas suposiciones con respecto a la situación de ninguna persona. Puede parecer que algunas personas no tengan otras actividades que les demanden tiempo o que pueden ignorar ciertas cosas y no dejar que les afecten. Ser directo y tener conversaciones con cada miembro de tu equipo es la única forma de mitigar cualquier suposición que puedas llegar a hacer. Luego, una vez que hayas tenido esas conversaciones, colabora para hallar soluciones y estimúlalos para que las pongan en práctica. Esto ayudará a crear un espacio donde todos puedan tener confianza entre sí y prosperar. 

En un entorno remoto, no obtenemos tantas pistas sobre cómo se presenta realmente la persona a una conversación. Piensa en la forma en la que generalmente un gerente comienza una reunión individual para establecer confianza con sus subordinados directos: puede cerrar su computadora portátil, disponerse corporalmente para tener la conversación o evitar cruzar los brazos. Todas esas señales no verbales ahora ya no están disponibles. Para generar confianza en un entorno remoto, debemos llevar a cabo nuestra comunicación de una manera más consciente. Te presentamos algunas maneras en las que puedes crear espacio y generar confianza con tu equipo: 

1. Llega a un acuerdo en cuanto a cómo trabajarán juntos: las normas del equipo que se aplicaban a la relación en persona pueden no ser adecuadas para el trabajo desde la casa. Tenemos que tener conversaciones abiertas y directas sobre nuestros límites, cómo preferimos comunicarnos y, en última instancia, cómo trabajaremos todos juntos. Eso será diferente para cada persona, por lo que es fundamental tener la conversación de antemano. ¿Cuáles son los ANS para ciertos tipos de solicitudes? ¿En qué horarios estarás desconectado? ¿Qué situación experimentas en casa que pueda afectar tu tiempo de respuesta o tu capacidad para participar en reuniones a ciertas horas del día? Tener las respuestas a estas preguntas ayuda a los equipos a crear normas de equipo inclusivas. Si alguno sabe que otra persona cuida a sus hijos por la mañana, puede recomendar que el equipo tenga reuniones por la tarde. Estos pequeños detalles suman y todo comienza estableciendo ese acuerdo de antemano.

2. Da el ejemplo, sé vulnerable: a las personas se les hará difícil ser abiertos contigo si no te muestras vulnerable con ellos también. Esto tiene especial importancia para que los grupos mayoritarios creen un espacio de confianza de manera que otros compartan información sobre ellos mismos. Al dar el ejemplo, estás mostrando que está bien tener estas conversaciones y que es seguro expresarse abiertamente. Comparte tus dificultades, lo que te está pasando y que impacta sobre la manera en que te muestras en el trabajo. Luego pídeles que compartan las suyas. 

I believe that inclusivity is at the core of my role as Customer Success Manager for Asana. It means that I need to have a connection with our global teams and advocate on behalf of my customers—all Asanas.”

1. Incorpora maneras de hacer seguimiento: las actualizaciones de estado son importantes, pero ¿estás recibiendo actualizaciones de estado de tu gente? Las comunicaciones casuales, no relacionadas con el trabajo, ayudan a crear un espacio para que las personas compartan lo que piensan y recuperen la sensación de tener esas conversaciones en la oficina que generalmente ocurren de manera más orgánica. Envía mensajes personales a las personas con las que trabajas para hacerles un seguimiento al azar y ver cómo están. Al comienzo de las reuniones individuales, tómate un momento para hablar de manera abierta, antes de abordar cualquier tema relacionado con los negocios. También puedes programar reuniones de seguimiento con las personas cada dos o tres semanas solo para preguntar cómo marchan sus vidas y cómo se encuentran, sin incluir preguntas ni charlas de negocios. Esto ayudará a que esa persona se sienta segura de mostrarse de la forma en que necesite hacerlo y a confiar en que comprenderás qué es lo que le pasa.

Presta atención a los grupos que se ven afectados de manera desproporcionada por interactuar de manera remota

Otra clave para construir un equipo inclusivo es reconocer que no todos pueden sentirse seguros para hablar. Es importante consultar a todos los miembros de tu equipo para asegurarte de que se sientan cómodos para expresar que algo, lo que sea, afecta la forma en que se muestran en el trabajo y les impide ser auténticos en el lugar de trabajo. Algunos grupos que pueden verse afectados de manera desproporcionada son: 

• Las minorías subrepresentadas: Sentirse seguro y expresarse abiertamente es un verdadero desafío cuando eres la única persona diferente en la sala. Imagina cómo es eso en un entorno remoto. Por lo tanto, es importante proporcionar formas alternativas para que cualquiera pueda hablar y compartir sus puntos de vista, no solo en una videollamada, sino antes o después de una reunión. Involúcrate de manera proactiva con todos los miembros de tu equipo y solicita sus opiniones, hazles saber que los escuchas e inclúyelos en las decisiones grupales.

• Los padres: Trabajar desde casa cuando las escuelas están cerradas y los servicios de guardería infantil son limitados trae como resultado que los padres experimentan factores únicos que afectan su capacidad de concentración y su productividad durante este tiempo. Necesitamos ser realistas con los padres de nuestro equipo acerca de lo que es razonable esperar los unos de los otros. ¿Necesitan cambiar sus horas de trabajo? En los días que son particularmente difíciles para ellos, ¿pueden hablar con confianza? Tener conversaciones abiertas con los padres y el resto de tu equipo acerca de los acuerdos a los que han llegado para trabajar juntos ayudará a este grupo a sentirse seguro en su trabajo y de su lugar en el equipo.

• Los miembros del equipo que están en zonas horarias diferentes: Incluso si la mayoría de tu equipo se encuentra en un solo país, no olvides hacer un seguimiento de la situación de tus colaboradores que se encuentran en el resto del mundo. El momento en el que comienzas tu día puede ser el momento en el que ellos lo finalizan. Pregúntales a esos empleados qué horarios de reunión les son más convenientes y por qué. Algunas personas pueden rendir mejor en reuniones realizadas al final del día, y otras pueden estar agotadas y no involucrarse en la reuniones. Asegúrate de comprender cómo se presenta todo tu equipo a las reuniones y haz ajustes para garantizar que el momento sea efectivo para todos. Asana puede ser útil para llevar a cabo los esfuerzos de inclusión: todos los participantes de la reunión pueden ver lo que sucede en la reunión y el trabajo relacionado para que nadie se pierda nada si no puede asistir.

• Los empleados nuevos: Es fundamental que los empleados nuevos estén preparados para el éxito desde el primer día de trabajo con tu equipo u organización. El entorno remoto puede hacer que sea difícil determinar las normas sociales y de comunicación, así que asegúrate de revisarlas con tus nuevos empleados y asígnales un compañero para que continúe brindándoles contexto y puntos de contacto en el lugar de trabajo. 

As a new employee, in a new normal, where more and more people are unemployed, the most important thing to me has been keeping my job. With that in mind, I want to be seen, heard, and validated. When I started, I was eager to show my worth. Asana’s ERGs have provided a space for me to learn, to see, and to be seen as an individual and as an employee. I’m so, so thankful!”

Conoce más sobre las comunidades que existen dentro de tu empresa y ayuda a tu equipo a encontrarlas

En persona, es natural que se formen amistades a través del trabajo interdisciplinario con tus propios compañeros de equipo y mediante el establecimiento de relaciones con personas que tienen los mismos rasgos de identidad que tú. Trabajar de forma remota puede hacer que las personas se sientan aisladas de esas oportunidades para conectarse. 

La compañía es una comunidad de todos tus empleados, conectada por su misión y sus valores, y dentro de la compañía hay muchas comunidades más pequeñas. Esas comunidades más pequeñas se forman de arriba hacia abajo, como tu equipo subordinado inmediato o los Grupos de Recursos para Empleados (ERG), o de manera orgánica por parte de los empleados, como a través de almuerzos y canales de chat en línea. Como líderes, es importante para nosotros saber cuáles son estas comunidades y de qué manera pueden interactuar con ellas los empleados. Es nuestra responsabilidad garantizar el éxito de nuestros equipos, lo que incluye mantenerlos conectados.

En Asana, tenemos comunidades fuera de línea en crecimiento que se conectan a través del compromiso social, el voluntariado, los eventos de reclutamiento, los eventos de conversaciones productivas, las fiestas en la oficina y más. Hemos realizado un esfuerzo concertado para trasladar estas actividades a entornos virtuales y reunirnos con las personas donde quiera que estén. Entre estas comunidades se encuentran las siguientes: 

1. Los Grupos de Recursos para Empleados: Los ERG apoyan a varias comunidades y afines para crear un espacio seguro y positivo. En Asana, los ERG son una gran parte de nuestra cultura, donde más de la mitad de nuestra base de empleados pertenece a uno o más de estos grupos. Nuestros ERG se han duplicado cuando creamos formas de conectarnos virtualmente y dimos la bienvenida a personas nuevas. Casi todas las semanas, uno de nuestros ERG organiza un evento virtual que crea un espacio para que las personas se expresen de manera segura y tengan una conversación productiva sobre su experiencia. Desde almuerzos casuales hasta conversaciones sobre eventos actuales, películas y noches de juegos, hemos visto un mayor compromiso de nuestra base global de empleados a través de estas actividades.

As a new employee, in a new normal, where more and more people are unemployed, the most important thing to me has been keeping my job. With that in mind, I want to be seen, heard, and validated. When I started, I was eager to show my worth. Asana’s ERGs have provided a space for me to learn, to see, and to be seen as an individual and as an employee. I’m so, so thankful!””

Nuestros ERG también se mantienen conectados durante todo el día con temas de conversación y encuestas diarias, o pizarras virtuales donde las personas contribuyen con citas y pensamientos inspiradores. Hemos hecho que nuestras comunidades de los ERG sean una extensión de nuestro programa de incorporación de empleados remotos para que los empleados que se identifican con una de estas comunidades tengan un camino fácil y directo en el cual involucrarse y conocer gente nueva.

These past two months have been challenging, particularly with the cancellation of pride events around the world, including here in Dublin. I’m very grateful for my local Team Rainbow group and the determination we have shown to keep supporting each other and the LGBTQ community.”

1. Las comunidades internas en línea: Es posible que veas un aumento en las comunidades en línea en Slack a medida que más y más personas descubren las que se alinean con sus intereses y se sienten seguras para conectarse. Un gran ejemplo dentro de Asana es nuestro canal de Padres. Durante nuestra primera semana de trabajo remoto, un tweet viral inspiró una conversación en la que se reemplazaba el nombre de tu hijo por la palabra “compañero de trabajo” y se hablaba sobre lo que había hecho. Fue una forma tan orgánica y alegre de unirnos y compartir experiencias, y un recordatorio de que todos enfrentamos los mismos desafíos. Esa es la comunidad, un espacio para compartir y apoyar a otros a través de experiencias compartidas.

There’s a wonderful parent community at Asana that offers support, council, resources, and a shoulder. The thing that makes me feel most supported is the company’s “bring your whole self to work” principle. It’s what makes the parent community so valuable, and that my schedule can get weird—I can say that I’m being affected by my family, I could use support or space—and I feel supported as who I am.”

1. Programas de participación para empleados nuevos: En un esfuerzo por mantener a los empleados comprometidos y conectados, incluso puedes activar nuevos programas en respuesta a las necesidades de los empleados. Nuestro ERG Team Rainbow organizó una partida virtual del juego Hollywood Squares que incluye a miembros de nuestro equipo ejecutivo en una hora alegre de preguntas y respuestas, abierto para que cualquier persona de la compañía pase y mire.

También hemos ajustado parte de nuestra programación planificada para dar lugar a que las personas compartan sus sentimientos. Al principio, a medida que se desarrollaban las noticias sobre la pandemia, organizamos una charla abierta sobre cómo la COVID-19 estaba afectando de manera desproporcionada a las comunidades asiáticas en términos de racismo y a las comunidades de color en términos de pruebas con resultados positivos y tasas de mortalidad. Nuestros ERG se han unido para difundir el “mes de concientización sobre la salud mental” con actividades que incluyen a diferentes ERG, como un almuerzo para fomentar la salud mental, meditación semanal y talleres con organizaciones de salud mental. Tener un equilibrio entre momentos placenteros y conversaciones serias hace que independientemente del ánimo que tengan los empleados en un día determinado, puedan participar en la actividad que más necesiten.

Practicar la inclusión a largo plazo

Si bien desarrollar la inclusión en tu organización es más importante que nunca, estas son prácticas que puedes aplicar cuando regreses a la oficina, cualquiera sea el contexto que venga después. Estimular a las personas para que sean sinceras acerca de los aspectos que están impactando la manera en que se muestran y permitirles construir una conexión humana, tiene consecuencias directas sobre el trabajo. Con la autenticidad viene la confianza y la aceptación, y eso permite a las personas hacer su trabajo de la mejor manera y prosperar.

Obtén más información sobre Diversidad e inclusión en Asana.

Special thanks to Grace Lee, Terri Burden, Sebastian Gibson, Laura Draper, Beth Toland, Tadgh Dolan