Gannett Marketing Operations vergrößert digitalen Abonnentenstamm mit Asana

Highlights

Herausforderung

• Als Gannett die interne Kampagnenproduktion von einer externen Agentur übernahm, konnte das Marketing Operations-Team zunächst 50 bis 70 Kampagnen pro Monat in 200 Märkten bearbeiten.

• Ziel war es, Möglichkeiten der betrieblichen Effizienzsteigerung zu finden, um die Anzahl der Projekte mit den gleichen Ressourcen zu erhöhen. Mit Informationen, die über Apps verteilt waren, war es schwierig, Zeitleisten festzulegen, den Fortschritt von Kampagnen von Anfang bis Ende zu verfolgen und zu messen, wie Ressourcen verwendet wurden.

Lösung

• Das Marketing Operations-Team hat die Kampagnenarbeit in Asana übertragen. 

• Anstatt eine bunte Mischung aus E-Mails und unterschiedlichen Softwareplattformen zu verwenden, stellte Asana einen zentralen Ort für die Zusammenarbeit bereit, an dem alle laufenden Projekte betrachtet werden konnten.

Ergebnis

• Erhöhung der Kampagnenausführung auf 120-150 pro Monat durch mehr betriebliche Effizienz – das 2,4-Fache der Anfangskapazität von 50-70 Kampagnen pro Monat.

• Einsparung von 389 Arbeitstagen (1,5 Jahre Vollzeitarbeit) durch Zentralisierung der Kommunikation und Automatisierung von Schritten in Asana.

• Verwendet Asana-Berichte zur Quantifizierung der Teamleistung und der individuellen Arbeitslasten, um Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren und Ressourcen strategisch zu investieren.

Kampagnen-Workflows nahtlos skalieren

Das Marketing Operations-Team von Gannett verwaltet jetzt 120 bis 150 Kampagnen pro Monat. Durch die Verwaltung der Kampagnenausführung in Asana beschleunigt das Team seine Arbeitsgeschwindigkeit mit standardisierten Best Practices, optimierten Workflows und einem schnellen Zugriff auf wichtige Kampagnendaten.

Optimierung und skalierbare Durchführung von Kampagnen

Heute ist Asana die offizielle Plattform, die das Marketingteam von Gannett für das komplette Kampagnenmanagement verwendet. So entsteht eine zentrale Informationsquelle für die gesamte kampagnenbezogene Arbeit, die dem Team hilft, Arbeitsabläufe zu optimieren und gemeinsam schneller voranzukommen.  

Klare Prozesse, damit die Arbeit nach Plan verläuft

• Das Marketing Operations-Team standardisierte Best Practices, indem es Vorlagen für die am häufigsten durchgeführten Kampagnen erstellte. So erhalten die Mitarbeitenden vorgefertigte Workflows, die sie mit nur einem Klick starten können. 

• Asana-Projekte zeigen Abhängigkeiten auf, damit die Reihenfolge der zu erledigenden Arbeitsvorgänge klar ist. Wenn das Team eine Vorlage wiederholen oder eine neue Vorlage erstellen möchte, verwendet es den Workflow Builder, um zu visualisieren, wie sich ein Projekt einzelne Phasen durchläuft.

Automatisierungen helfen Marketing-Experten, schneller voranzukommen

• Das Team verwendet Formulare, um die Bearbeitung von Arbeitsanfragen zu beschleunigen.

• Das Team verwendet auch Regeln, um Schritte wie das Zuweisen von Anfragen, das Festlegen von Fälligkeitsterminen und das Zuweisen von Aufgaben zu automatisieren.

Erhöhte Sichtbarkeit für eine bessere Ausrichtung der Kampagnen-Stakeholder

• Stakeholder werden dem Asana-Projekt als Beteiligte hinzugefügt, wodurch sie Einblick in die Kampagnenpläne, den Status und laufende Diskussionen erhalten. Diese Transparenz hat die Partnerschaft zwischen dem Marketing Operations-Team und dem weiteren Unternehmen gestärkt.

• Um Informationen über eine Kampagne an einem Ort zu speichern, hängt das Marketing Operations-Team Dokumente an Aufgaben an, anstatt sie per E-Mail zu versenden. Sie verwenden auch die Asana für Outlook-Integration, um E-Mails als Kommentar an eine Aufgabe anzuhängen und sicherzustellen, dass Gespräche nicht im Sande verlaufen.

Das Team verfolgt zusätzliche Metadaten zu Kampagnen mit benutzerdefinierten Feldern – zum Beispiel, um anzuzeigen, welches untergeordnete Team für bestimmte Aufgaben verantwortlich ist.

Hindernisse erkennen und die Kampagnenarbeit auf Kurs halten

Jetzt helfen zentralisierte Informationen dem Marketing Operations-Team, einen ganzheitlicheren Überblick zu erhalten, über seine Leistung zu berichten und Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung zu erkennen. Mit allen Daten in Asana erlangten die Teammitglieder ein Verständnis dafür, wie sie arbeiten und wo sie sich verbessern können – und konnten so ihre Produktivität mehr als verdoppeln.

Effiziente Berichterstattung hilft Teams, ihre Flexibilität zu steigern

• Mit Asana-Portfolios erhalten Vorgesetzte und Teammitglieder einen umfassenden Überblick über die Arbeit, indem Kampagnen nach Typ, z. B. Kanal, gruppiert werden. Die Marketing-Experten bewerten und kommunizieren monatlich und vierteljährlich den Kampagnenstatus mithilfe von Portfolios.

• Um das Volumen der Kampagnenanfragen besser erfassen zu können, verwendet das Marketing Operations-Team Berichts-Dashboards und ein Kampagnenanfragen-Projekt, das die Anzahl und die Art der Anfragen von Geschäftspartnern anzeigt.

• Das Team kann mithilfe von Daten aus benutzerdefinierten Feldern spezifische Berichte für alle Kampagnen erstellen. 

Einblicke in Workloads von Teams verbessern das Ressourcenmanagement

• Die Workload-Funktion von Asana ermöglicht es Führungskräften, die Teamkapazität und Arbeitsauslastung der einzelnen Teammitglieder in Echtzeit zu sehen.

• Führungskräfte können jetzt die individuelle Arbeitsauslastung der Mitarbeitenden messen, sehen, wo Teams Ressourcen fehlen, und erkennen, wo Projekte auf Hindernisse stoßen – und dann durchdachte Entscheidungen darüber treffen, wo in Wachstum investiert oder ein Prozess automatisiert werden soll.

Mehr Reichweite, mehr Verknüpfung

Während Gannett seinen digitalen Abonnentenstamm ausbaut und sein Printgeschäft optimiert, wird das Marketing Operations-Team weiterhin Kampagnen in Asana durchführen, um seinen vierteljährlichen und jährlichen Abonnentenzielen näherzukommen.

Was einmal in Asana erstellt wurde, ist nicht in Stein gemeißelt. So kann das Marketing-Team Prozesse weiterhin verbessern und leistungsstarke neue Wege finden kann, um mit Abonnenten in Kontakt zu treten. Die Reichweite von Gannett ist bereits heute unübertroffen. Durch das Übertragen der Kampagnenarbeit in Asana stellt das Marketing Operations-Team den anhaltenden Erfolg von Gannetts Mission sicher, Communities auf lokaler und nationaler Ebene zu stärken.