Modelo de metas de curto prazo

Pense na última vez que você deu início a um projeto ou decidiu ir à busca de uma meta ambiciosa. O que você sentiu? Entusiasmo? Ansiedade? 

Às vezes, é mais fácil vislumbrar a linha de chegada do que olhar para a estrada concreta que nos levará até lá. Isso acontece com ainda mais frequência quando os objetivos são amplos ou de longo prazo. Mas não se preocupe: alcançar aquela linha de chegada é perfeitamente possível. Para isso, basta que você tenha um direcionamento claro e preciso. 

É aí que os modelos de metas de curto prazo podem ajudar. Eles dividem os grandes objetivos em tarefas realísticas e gerenciáveis para que você não perca o ritmo nessa maratona.

O que são metas de curto prazo?

Uma meta de curto prazo pode ser qualquer objetivo que você deseja alcançar em breve, como nas próximas semanas ou meses. Geralmente, tais metas funcionam como marcos ou referenciais para você monitorar o progresso de objetivos mais amplos. Também é possível usá-las de maneira independente ou para mapear um projeto menor. 

Qual é a diferença entre metas de curto e longo prazo?

As metas de longo prazo são objetivos abrangentes que você busca alcançar ao longo de um período de tempo mais extenso, como daqui a vários meses ou anos. Essas metas costumam servir como “estrelas-guia”, pois você caminha em direção a elas e as usa para amparar o seu processo de tomada de decisão. 

Veja a diferença entre esses dois tipos de meta e como eles se relacionam:

Meta de longo prazo: aumentar em 30% o tráfego orgânico do site no decorrer de um ano.

Metas de curto prazo:

• Desenvolver uma estratégia de palavras-chave até o final do primeiro trimestre.

• Realizar uma inspeção no site para otimizá-lo entre janeiro e março.

• Publicar 10 artigos orientados por palavras-chave a cada mês.

O que é um modelo de metas de curto prazo?

Se você já definiu metas de curto prazo em outras ocasiões, talvez tenha utilizado planilhas coloridas e imprimíveis, com seções do tipo “plano de ação” e “passos para alcançar a meta”. Embora visualmente agradáveis, essas planilhas estão longe de serem funcionais, ainda mais para alcançar metas de negócio. Pense por este lado: basta uma mudança no prazo, e você precisará refazer tudo. 

Gestores de projetos com prazos e prioridades em constante mudança precisam de uma ferramenta dinâmica que acompanhe o ritmo dos seus trabalhos. Por sorte, existe um modelo que atende essa necessidade.

O modelo de metas de curto prazo é uma ferramenta padronizável para que você e a sua equipe definam (e alcancem) os seus objetivos menores. Com uma ferramenta de gestão de projetos, é possível criar um modelo reutilizável que pode ser duplicado e reaproveitado no seu processo de definição de metas. O conteúdo do modelo mudará de acordo com os seus objetivos e metas específicos, mas você poderá copiar a estrutura básica sempre que quiser, reduzindo o seu trabalho inicial e ganhando tempo para se dedicar à realização das metas estipuladas. 

Aqui estão outros benefícios que o modelo digital traz para as suas metas de curto prazo: 

• Planeje, priorize e monitore metas de curto prazo com facilidade.

• Veja, de forma instantânea, a relação entre as metas de curto prazo e as de longo prazo.

• Divida grandes metas em tarefas práticas e gerenciáveis que proporcionam referenciais tangíveis e um reforço positivo para a sua equipe.

• Use tarefas menores para manter o ritmo de trabalho e se assegurar de que você e a sua equipe estejam no caminho certo para o sucesso de longo prazo.

• Comunique as metas para equipes maiores e partes interessadas na empresa.

• Alinhe as metas da equipe com os objetivos mais amplos da empresa.

Como criar um modelo de metas de curto prazo?

O modelo de metas de curto prazo é o ponto de partida perfeito para determinar as ações que você e a sua equipe precisam executar a fim de alcançar metas. Tais modelos dão clareza à sua equipe, criam um mapeamento visual do que precisa ser feito para manter a meta em dia, e organizam tudo (desde prazos a documentos) em um só lugar. Ou seja, com o modelo de definição de metas, você perde menos tempo procurando materiais e alinhando detalhes, e pode se concentrar em ir diretamente em busca das suas metas. 

Mas o que fazer para preparar e usar esse tipo de modelo? 

É fácil desenvolver um modelo de metas de curto prazo, principalmente com a ajuda de um software de gestão de projetos. Basta criar um novo projeto e preparar o modelo com tags personalizadas para categorizar os seus afazeres com diversas informações, tais como status e prioridades de tarefas, para manter a sua meta dentro do prazo. 

Recursos integrados

• Metas. Na Asana, as metas estão associadas diretamente ao trabalho necessário para alcançá-las, facilitando que os membros da equipe visualizem o fruto das suas próprias tarefas. Afinal, muitas vezes as metas parecem distantes do trabalho que realizamos para atingi-las. Com a equipe e as metas da empresa conectadas ao trabalho subjacente, os membros têm acesso em tempo real e clareza sobre a contribuição dos seus próprios esforços para o sucesso da equipe e da empresa. Assim, eles ficam mais capacitados para tomar decisões melhores, identificando quais são os projetos alinhados à estratégia da empresa e priorizando os trabalhos que oferecem resultados mensuráveis.

• Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto.

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

Aplicativos recomendados

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack. 

• Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

Como usar um modelo de metas de curto prazo?

Depois que o modelo básico estiver preparado, você pode copiá-lo para uma meta específica com informações próprias, como tarefas, responsáveis por tarefas e dependências do projeto. A seguir, veja um guia rápido para personalizar o seu projeto de acordo com uma meta específica: 

1. Defina a meta de curto prazo, lembrando de seguir o formato SMART. Ela deverá ser desafiadora, mas realística, e estar alinhada a uma meta de longo prazo (se houver). 

2. Desenvolva o modelo com etapas práticas que você e a sua equipe terão de realizar para alcançar a meta.

3. Atribua a cada afazer um responsável e um prazo para evitar atrasos nas tarefas.

4. Determine a prioridade de cada tarefa para facilitar o entendimento da urgência e do impacto que elas têm sobre o progresso da meta.

5. Use recursos de gestão digitais, como dependências de tarefas, para administrar o seu fluxo de trabalho e não perder de vista os possíveis obstáculos no seu trajeto.

6. Defina marcos no projeto para comemorar as pequenas vitórias e monitorar o progresso.

Digamos que a meta dos seus negócios seja lançar um produto em um novo mercado até o fim do ano. Esta é a sua meta grande e ambiciosa — a estrela-guia. Por si só, ela é grande de mais. Para torná-la mais prática (e tangível), vamos dividi-la em metas palatáveis que podem ser concluídas em períodos de tempo mais curtos. Veja alguns exemplos de etapas para a expansão em um novo mercado:

• Analisar o mercado atual, as ofertas de produto e o público-alvo para identificar oportunidades de expansão.

• Conduzir uma pesquisa de concorrência a fim de determinar mercados com potencial para a sua expansão.

• Escolher o mercado para o qual você expandirá.

• Determinar o foco da comunicação durante a expansão e o lançamento.

• Escolher os canais de marketing para o lançamento e desenvolver uma estratégia de promoção.

• Criar um plano de vendas e captação de clientes. 

• Definir um cronograma concreto e estipular metas para o lançamento.

• Lançar o produto no novo mercado.

• Examinar o desempenho do lançamento. 

Para transformar as etapas acima em metas de curto prazo, designe um prazo para cada uma. Com o modelo de metas de curto prazo, você poderá monitorar o seu progresso e compará-lo ao andamento geral da sua meta de lançamento de longo prazo.

Perguntas frequentes