A Yildiz Ventures acelera a avaliação de investimentos em 50% com a Asana

Quatro bilhões de pessoas no mundo todo já consumiram os produtos produzidos pela Yildiz Holding, a maior fabricante de alimentos na Europa Centro-Oriental, Oriente Médio e África (CEEMEA). Fundada em 1944, a Yildiz Holding possui mais de 300 marcas de alimentos distribuídos em mais de 150 países, incluindo as marcas Godiva, United Biscuits e McVitie’s.

O braço de capital de risco da companhia é a Yildiz Ventures, que também desenvolve projetos de intraempreendedorismo inovadores na sua estrutura de capital de risco corporativo (“corporate venture capital”) e executa programas de aceleração de startups. O diretor executivo da empresa, Yahya Ülker, incorpora tecnologias e práticas modernas para ajudar a Yildiz Ventures a enriquecer o seu ecossistema de startups e acelerar o processo de avaliação de investimentos.

Yahya viu uma oportunidade de aumentar a produtividade da sua organização através da centralização do trabalho em uma única plataforma. Antes de usar a Asana, a equipe de 300 pessoas usava uma combinação de ferramentas, incluindo e-mail, chat, planilhas e uma série de aplicativos. Sem uma forma de monitorar todos os projetos e comunicações da empresa, a equipe não conseguia aproveitar a eficiência de processos padrão:

• A Yildiz Ventures recebe anualmente centenas de apresentações e pedidos de financiamento de startups por e-mail, o que dificultava o seu direcionamento e demandava longas correntes de e-mail.

• Realizar processos internos, como solicitar efetivos ou serviços de TI, era demorado por e-mail.

• Um grande volume de comunicações de fornecedores, startups e colaboradores externos chegava por meio de canais diferentes e desconexos, o que atrasava o tempo de resposta e demandava mais reuniões.

O objetivo de Yahya era otimizar a colaboração na Asana para tornar os processos mais simples e rápidos (ou, até mesmo, automatizá-los), além de melhorar a experiência de todos os que procurassem a Yildiz Ventures para firmar parcerias ou obter financiamentos.

A Asana automatiza o nosso trabalho de rotina, o que nos permite sincronizar diferentes equipes da Yildiz Ventures e empresas da nossa carteira.”

A busca por uma plataforma de colaboração de primeira linha 

Quando assumiu o cargo como diretor executivo da Yildiz Ventures em 2019, Yahya procurou uma plataforma de gestão do trabalho com mais recursos do que as ferramentas de gestão de tarefas individuais usadas anteriormente. Ele avaliou mais de dez ferramentas e escolheu a Asana pela sua capacidade de facilitar a colaboração de toda a organização. 

Yahya e vários dos seus colegas de equipe começaram a usar a Asana para gerir o trabalho. Em 2021, a Yildiz Ventures introduziu a Omtera, uma consultoria de gestão do trabalho e parceira da Asana, para acelerar a adoção da plataforma e otimizar o seu uso.

A Omtera e a Yildiz Ventures sabiam que, ao fortalecerem os processos da empresa, poderiam aumentar a sua capacidade e converter o desperdício de tempo em atividades mais estratégicas. O Índice Anatomia do trabalho global revelou que os profissionais do conhecimento estão perdendo, em média, quase três horas semanais em reuniões desnecessárias, e os trabalhadores estimam que cerca de 4 a 6 horas poderiam ser economizadas semanalmente se os processos fossem melhorados. 

A Omtera encarou o desafio e construiu a base para uma organização eficiente e com foco em estratégias.

Potencialização dos fluxos de trabalho com a Omtera

Com a Omtera, a Yildiz Ventures aumentou a adoção da Asana de 20% para 95% dos funcionários. Murat Yilmaz, parceiro e chefe de vendas e sucesso do cliente da Omtera, liderou a implementação.

A Omtera começou reunindo-se com cada equipe para entender o seu fluxo de trabalho e os pontos críticos, em seguida, ajudou a construir estes fluxos na Asana. A empresa introduziu processos que antes eram off-line ou administrados em outras ferramentas, conectou os processos entre as equipes e certificou-se de que elas estavam usando funcionalidades como formulários, automatizações e integrações. Além disso, a Omtera realizou treinamentos da Asana adaptados a todas as equipes e níveis hierárquicos, desde os iniciantes até os cargos executivos. Agora que a maioria dos colaboradores da Yildiz Venture usa a Asana nos seus principais fluxos de trabalho, eles compartilham um projeto da Asana com a Omtera que monitora o trabalho de implementação em andamento, como as próximas funcionalidades da Asana, treinamentos e atualizações de status dos novos fluxos de trabalho que estão sendo criados.

A Yildiz Ventures tem muitas entradas e saídas de empresas e grupos diferentes. Por isso, precisava de uma plataforma central para organizar todos os pedidos, gerir todo o trabalho e ver o panorama geral.”

Eficiência operacional para investimentos mais rápidos e estratégicos

Hoje, todas as equipes da Yildiz Ventures usam processos na Asana para tomar decisões mais inteligentes e em menos tempo. Elas relatam que agora são capazes de:

• Executar processos corporativos 40% mais rápido.

• Reduzir as atividades improdutivas em 35% e aumentar o trabalho estratégico em 80%. 

• Diminuir o tempo gasto em 35% com e-mails e em 55% com a busca por informações.

A Yildiz Ventures potencializou os fluxos de trabalho de toda a organização. 

Monitoramento dos objetivos e principais resultados (OKRs)

A Yildiz Ventures usa o recurso de Metas da Asana para monitorar os objetivos e principais resultados (OKRs) e gerar relatórios trimestrais do progresso. Cada membro da equipe tem cinco metas (por exemplo, obter um determinado número de fintechs), que contribuem para um objetivo principal. A Asana mostra automaticamente a porcentagem do progresso até a finalização. 

Operações de investimento

A equipe de operações de investimento usa a Asana como um CRM para monitorar o fluxo de negociações e avaliar os investimentos até 50% mais rápido. Entenda como isso funciona.

Com a Asana, construímos um fluxo de trabalho exclusivo que nos permite automatizar totalmente as nossas etapas de avaliação de investimentos para encontrarmos as melhores startups a financiar.”

(1) Aceitar as solicitações de financiamento

A Yildiz Ventures monitorou mais de 1.000 negociações através da Asana desde 2020 com o intuito de avaliar investimentos diretos e em fundos. Qualquer startup ou organização que precisasse de financiamento ou acessasse a Yildiz Ventures poderia preencher um formulário da Asana disponível no site da empresa. A Yildiz Ventures já recebeu mais de 700 pedidos de financiamento por meio desses formulários, que são adicionados automaticamente à Asana na forma de tarefas. As regras da Asana atribuem a tarefa automaticamente à pessoa apropriada para analisar o pedido com base nas alocações do setor, desencadeando uma série de etapas de avaliação, e tudo isso sem precisar de e-mails.

Antes as solicitações chegavam por e-mail, por isso, não era possível saber em qual fase cada solicitação se encontrava, quem deveria verificá-la na sequência e quem tinha quais informações. 

(2) Gerir o fluxo de negociações

A Yildiz Ventures usa a Asana como um CRM automatizado para administrar os pedidos de financiamento. Cada solicitação passa por uma série de etapas em que um membro da equipe analisa o pedido e decide aceitar ou recusar. Em seguida, as regras encaminham a solicitação ao próximo avaliador da cadeia. 

Agora, a equipe pode acompanhar o estágio da solicitação conforme ela passa pelas etapas de obtenção, avaliação preliminar, avaliação detalhada, devida diligência e pelo comitê de investimentos. A tarefa Asana do requerente registra todas as anotações e conversas em um só lugar, desse modo, quando o responsável pela decisão final precisar analisar a solicitação, tudo o que ele precisa saber estará logo à sua frente.  

Se uma empresa não estiver pronta para receber o investimento, a respectiva tarefa da Asana será encaminhada a um projeto de backlog para que a Yildiz Ventures possa fazer um acompanhamento da empresa em um ano. Assim, mesmo com o seu rápido crescimento, nenhuma solicitação será perdida.

O fluxo de trabalho também facilita o acesso a oportunidades de investimento e nos permite acompanhar o histórico de captação de recursos, do estágio inicial ao final, de forma muito eficaz. Ao nos depararmos com uma startup, podemos consultar rapidamente o fluxo de negociação na Asana e verificar se ela já passou por um dos membros da nossa equipe de investimentos. Se for esse o caso, é criada uma conexão exclusiva e instantânea.”

(3) Monitorar investimentos em andamento 

Depois que a Yildiz Ventures investe, a equipe monitora o relacionamento através da Asana. Yahya diz: “Usamos a Asana para manter um registro de quaisquer informações e atualizações relacionadas aos investimentos: drawdowns, reuniões anuais, contatos, entre outros.” 

Os campos personalizados de uma tarefa indicam dados como o setor da empresa, o tamanho da negociação e a moeda. Com isso, a organização tem um núcleo de referência que auxilia na análise de tendências de toda a sua carteira de investimentos. 

A Yildiz Ventures também usa a Asana para gerar relatórios e acompanhar os ciclos de investimento, o desempenho e as operações. Os painéis extraem dados dos campos personalizados para gerar relatórios sobre a quantidade de solicitações recebidas por mês, quantas foram aprovadas e o valor total investido. Os campos personalizados também capturam as análises de retorno e distribuição.

Solicitações de RH

Com a Asana, a equipe de RH reduziu em 50% o tempo gasto com a gestão das solicitações, recrutamento e integração de novos funcionários. 

Anteriormente, os pedidos para o RH, tal como a aprovação de mais colaboradores para a equipe, eram feitos por e-mail. A Omtera transferiu o processo para a Asana, agora, um formulário registra as solicitações e as regras atribuem as respectivas tarefas aos responsáveis apropriados do RH. Após a aprovação dos efetivos, a jornada do candidato é monitorada por uma tarefa e um modelo de projeto de integração da Asana é usado logo após a contratação.

Murat da Omtera diz: “A Asana é a principal ferramenta de recrutamento que potencializa os processos de RH da Yildiz Ventures e permite aprovações mais rápidas. Na Asana, a equipe pode compartilhar comentários das entrevistas, usar modelos para acompanhar as vagas em aberto e assinalar as tarefas que precisam de aprovação. Com isso, todos sabem os próximos passos para chegar a uma oferta.”

Outros usos da Asana na Yildiz Ventures

TI: agora os pedidos para a equipe de TI devem ser feitos por formulários da Asana.

Produto: a equipe de produto usa a integração da Asana com o Jira para gerir sprints ativos e roteiros de produtos.

Jurídico: a Yildiz Ventures administra centenas de acordos jurídicos na Asana.

Gestão de fornecedores: os fornecedores enviam as suas propostas por um formulário da Asana, que é convertido em uma tarefa em um fluxo de trabalho da Asana, para que os departamentos possam avaliar e selecionar os fornecedores.

Coordenação interna: as equipes usam a Asana para registrar atas de reunião, gerir o calendário de conteúdo da empresa, colaborar com as equipes da Yildiz Holding e eliminar o uso interno de e-mails, substituindo-os por comentários e atualizações na Asana. As equipes integram à Asana as ferramentas que usam diariamente, como Gmail, Google Agenda, Google Drive e Workplace. 

Com os fluxos de trabalho na Asana, a Yildiz Ventures pode reagir mais rapidamente às oportunidades do seu mercado.

A Asana nos permite ver e acompanhar o volume de trabalho de todos os ângulos, identificando as eficiências e ineficiências.”

Conduzindo um ecossistema de startups rumo ao futuro

A Yildiz Ventures planeja continuar a melhorar a sua implementação da Asana, e a Omtera estará do seu lado, otimizando os processos e mantendo a empresa atualizada sobre os recursos mais recentes da Asana. Murat diz: “Compartilhamos as próximas novidades do roteiro da Asana para que a Yildiz Ventures possa se planejar e evitar investir em ferramentas redundantes.”

Após desfrutar de tantos benefícios operacionais da Asana, a Yildiz Ventures está incentivando as startups da sua carteira a adotar a Asana também. Por exemplo, a organização ajudou um supermercado online, istegelsin.com, a melhorar os seus processos de gestão de pedidos e de fornecedores ao transferir esses fluxos de trabalho para a Asana.

Conforme a Yildiz Ventures caminha rumo ao futuro do trabalho, ela convida o seu ecossistema de startups a ir também.