Overstock.com continua a inovar #comAsana

Grande, não pesada

”O fato de a Overstock.com ser grande,” explica Jaime Wilson, ”não significa que nos movemos lentamente”. Jaime é diretora sênior de Design e produto da experiência do cliente da rede de comércio on-line e, apesar de estarem nesse ramo há quase 20 anos e terem milhares de funcionários, ainda contam com a energia de uma start-up.

“Há um forte sentido de inovação e experimentação dentro da empresa. Somos focados na nossa atividade principal, mas também nas grandes iniciativas que expandem os limites do que as pessoas pensam que a Overstock.com pode fazer. Neste exato momento, há equipes debatendo sobre como podemos conectar os consumidores com novas marcas e criar novas experiências de comércio virtual, sem com isso deixar de oferecer produtos de qualidade a um custo que os consumidores têm esperado encontrar na Overstock.com ao longo das duas últimas décadas.”

Ficar a par de tudo sem demora

Para Jaime, o sucesso depende da comunicação. “Para fazer com que uma grande equipe se comporte como uma equipe pequena, todos precisam saber o que está acontecendo nas diferentes partes do negócio. Todos aqui estão abertos a compartilhar o que têm feito, mas o fato de querermos compartilhar os trabalhos entre nós não quer dizer que tenha sido fácil desempenhá-los.”

Ter equipes trabalhando com ferramentas diferentes e se comunicando em diversas plataformas dificultou que todos tivessem a informação de que precisavam. “O tempo gasto para acompanhar o que cada equipe faz em cada software ou para nos certificarmos de que temos acesso a cada sistema e ainda por cima tentar descobrir como eles funcionam, não é um tempo bem empregado.”

A equipe de Jaime experimentou o JIRA e outras ferramentas de acompanhamento de trabalho, mas na sua opinião era um processo “laborioso e pouco natural”. O tempo necessário para aprender a usar essas ferramentas atrasou os cronogramas dos projetos e não ajudou a equipe a se manter em sincronia. “Quando vamos lidar com estes grandes novos projetos, não há tempo para esperar que as pessoas peguem o ritmo. Elas precisam entrar numa reunião já com uma boa ideia do que está acontecendo.”

A equipe também precisava de uma maneira para atualizar grupos de pessoas sobre um determinado projeto com rapidez e mostrar claramente a cada grupo funcional o que era necessário fazer com essa informação. “Quando fazemos um planejamento estratégico, precisamos de algo que qualquer pessoa envolvida possa ver e dizer: ‘Ok, entendi o que está sendo feito. Isto é o que precisamos fazer agora’, sem precisar ajuda para isso.”

O processo começa por uma única equipe

Para a Overstock.com era importante que as ferramentas em uso fossem adotadas por todos os níveis da empresa, sem que isso fosse uma exigência dos departamentos administrativos. Os membros das equipes precisavam poder trabalhar de uma forma que parecesse natural para inovar e avançar rapidamente. A Asana é agora a ferramenta padrão da Overstock.com para acompanhar tudo o que está sendo feito, mas ninguém tomou essa decisão de maneira oficial.

Em vez disso, o uso da Asana se difundiu de forma orgânica. “Inicialmente, uma equipe começou a usá-la no planejamento de projetos. Depois, nossa equipe de design começou a consultar na Asana as tarefas em que precisávamos trabalhar naquele momento.” Quando mais de uma equipe começou a usar a Asana, a atualização para o plano Premium passou a fazer sentido, de maneira que todos tivessem acesso a funcionalidades como relatórios avançados e controles de privacidade. “A partir desse momento, a Asana foi adotada por todas as equipes e departamentos, e agora o trabalho de cada equipe está na Asana.”

Jaime atribui a popularidade da Asana na Overstock.com à sua facilidade de uso. Qualquer pessoa pode consultar um projeto na Asana e compreender de imediato o que está acontecendo. Eu posso contratar uma pessoa, dar um login para ela acessar a Asana e dizer: ‘Estas são as equipes em que você deve participar’, e não preciso treiná-la no uso da ferramenta. Isso é muito poderoso.”

Juntos desde o primeiro dia

Quando a equipe de Jaime lança um novo produto, todas as equipes envolvidas podem avaliar o que precisa ser feito desde o primeiro dia. O seu plano de lançamento é delineado em um único lugar e as equipes podem atribuir as tarefas necessárias e as datas de conclusão às pessoas responsáveis por cada parte do trabalho.

Além disso, Jaime diz que a Asana assegura a qualidade das campanhas em execução. “Quando se trabalha junto como um grupo na Asana e é necessário criar uma lista de tudo o que é necessário fazer para o lançamento de um produto, é fácil identificar as lacunas que precisam ser preenchidas desde o início, por isso não precisamos correr nas etapas finais ou atrasar os cronogramas porque nos esquecemos de alguma coisa.”

Um exemplo de como isso tem funcionado é a equipe de otimização do mecanismo de busca da Overstock.com. “Por fazer parte da área do produto e design, geralmente não me envolvo com SEO. Há alguns anos, nem pensaríamos na possibilidade de envolver o grupo de SEO nos nossos planos para o produto, porque não o víamos como uma equipe que precisasse ser incluída. Isso o deixou no escuro, e os resultados não foram bons.

Agora que estamos todos trabalhando no mesmo projeto na Asana, a equipe de SEO pode ver em que a minha equipe está trabalhando e assim, posso ver a importância de tê-la incluído desde a etapa do planejamento. Tem sido ótimo ver o SEO da Overstock.com melhorar desde que passamos a administrar este processo na Asana.”

Colaborar significa melhorar a qualidade

De acordo com Jaime, um dos resultados mais surpreendentes que ela viu com o uso da Asana foi o nível de colaboração e diversão das equipes ao trabalhar em conjunto. “Podemos compartilhar links de protótipos dos novos produtos e designs em que estamos trabalhando, e o resto da equipe pode dar a sua opinião nos comentários. Preciso dizer que alguns dos comentários são divertidíssimos.” Apesar disso, ela está impressionada com o volume de trabalho sendo realizado na Asana. “Levaria muito tempo para listar todas as finalidades para as quais usamos a Asana.” Aqui estão algumas das mais importantes:

• Roteiros de produtos: a equipe da Overstock.com insere cada novo produto na Asana desde a fase de idealização, para que todos saibam desde o início o que está acontecendo.

• Marketing digital: as estratégias de SEO, SEM e de publicidade paga da Overstock.com são administradas na Asana.

• Reuniões a dois: cada gerente pode manter a comunicação individual com os subordinados diretos na Asana, contando com controles de privacidade para assegurar que somente as pessoas certas tenham acesso.

• Reuniões de equipe: quando começou a administrar as reuniões da equipe com a Asana, Jaime observou um grande aumento da produtividade das reuniões. A pauta da reunião é gerida no próprio projeto, para que todos saibam exatamente o que está acontecendo.

O maior orgulho de Jaime é o aumento da qualidade do trabalho em execução na Overstock.com. “Como equipe, procuramos criar a melhor experiência possível para os nossos clientes e, quando um projeto é concluído na Asana, tenho a certeza de que estamos atingindo esse objetivo.”