Jones Knowles Ritchie elabora marcas pensando no dimensionamento, na renovação do mercado e no bem maior com a Asana

A Jones Knowles Ritchie (JKR) é uma das agências de design mais premiadas do mundo. Nos últimos 30 anos, ela colaborou com clientes como ABInBev, Dunkin’, Burger King e muitos outros, em projetos que abrangem design de marca, estratégia, embalagens, publicidade e produção criativa.

Com um bando empenhado de 300 “pessoas com os mais diversificados pontos de vista” trabalhando em três fusos horários diferentes, as operações da JKR são profundamente enraizadas no conceito de que a criatividade possui a exclusiva capacidade (ou obrigação) de promover mudanças. Para realizar esse tipo de trabalho culturalmente revolucionário, é necessária uma excelência organizacional e operacional — e é aqui que entra Casey James. Como chefe de operações criativas em Nova York, Casey faz a conexão dos departamentos e se assegura de que tudo transcorra bem, tanto interna quanto externamente, para os clientes e as equipes. Casey também auxilia nas funções de recrutamento, obtenção de recursos e implementação de tecnologia, além de ajudar a diretoria executiva da JKR a tomar decisões bem informadas sobre os projetos em curso.

Quando Casey entrou para a equipe, as pessoas da JKR geriam o trabalho usando diversas ferramentas, além de e-mails, planilhas, chats e reuniões. Todas as equipes tinham um jeito diferente de trabalhar, e as informações eram desencontradas:

• Os membros da equipe tinham dificuldade de monitorar as tarefas que lhes eram solicitadas, e os pedidos chegavam a partir de vários canais e pessoas.

• Era difícil administrar as aprovações, e o trabalho acabava se perdendo pelo caminho.

• Não havia visibilidade suficiente para que a liderança conseguisse acompanhar o status dos projetos e das pessoas em todo o estúdio.

Como não havia um ponto de encontro central, não existia uma maneira padronizada de se trabalhar, o que dificultava a colaboração e o dimensionamento da empresa enquanto organização. Casey começou a procurar uma plataforma de gestão do trabalho para ajudar o estúdio de Nova York a realizar processos que pudessem ser dimensionados conforme necessário.

O trabalho não estava sendo monitorado de maneira eficaz. Nós simplesmente esperávamos que todos entregassem o trabalho dentro do prazo e no formato correto.”

A busca por uma “base de operações” para o trabalho

Casey precisava de uma ferramenta que ajudasse a JKR a sequenciar o trabalho, gerir a colaboração e enviar solicitações. Basicamente, eles precisavam padronizar a forma como as coisas eram feitas. Seu objetivo principal era conseguir que todas as pessoas e todas as equipes da JKR utilizassem a ferramenta. A ideia era favorecer processos que envolvessem diversas equipes. Por exemplo, a integração de um novo funcionário precisaria da colaboração entre o gerente de contratações, a equipe de recrutamento e os departamentos de RH e TI.

Casey avaliou todas as ferramentas de gestão do trabalho existentes no mercado e as categorizou em três grupos: “complicadas”, “decepcionantes” e “ideais”. A Asana foi classificada como “ideal”. Casey percebeu que a Asana poderia ser bem utilizada em uma ampla gama de equipes e casos de uso, seria fácil de usar por pessoas dos mais variados níveis de habilidades técnicas e ofereceria diversas visualizações de projetos: listas, quadros e cronogramas, o que é bastante útil para pessoas que absorvem informações de maneiras diferentes.

Outro aspecto de que Casey também gostou é que a Asana é baseada em nuvem, o que facilita o acesso a informações atualizadas onde quer que o usuário esteja. Além disso, a Asana está sempre agregando valor ao seu sistema por meio de novos recursos, o que se tornou um ponto de destaque para os usuários avançados da plataforma na JKR.

O meu objetivo principal era que todos trabalhassem usando a Asana. Por exemplo, na integração de um novo funcionário, nós usamos a Asana para orquestrar o trabalho de muitas equipes por meio de um único processo.”

Usuários avançados e os serviços profissionais da Asana

Casey começou, então, a implementar a Asana em uma única equipe da JKR, que já conhecia a ferramenta. Ele introduziu uma estrutura e algumas convenções de nomenclatura e, então, passou também a usar a Asana com êxito em outra equipe. Depois de alguns meses de experimentações, testes e elaborações de fluxos de trabalho complexos, todo o escritório da JKR em Nova York passou a utilizar a Asana. Regras e procedimentos específicos ajudaram a equipe a adotar a ferramenta e a compreender quando usar a Asana para substituir e-mails ou mensagens do Slack.

Durante a fase mais abrangente da implementação, Casey contou com o apoio dos Serviços profissionais da Asana, cujos conhecimentos ajudaram a aprimorar os fluxos de trabalho e a introduzir os melhores procedimentos de trabalho existentes. Os Serviços profissionais da Asana ofereceram orientações sobre como implementar uma estrutura de gestão de mudanças, práticas recomendadas e soluções que assegurassem o máximo aproveitamento da plataforma por parte das equipes da JKR.

Casey analisou e buscou um grupo de funcionários da JKR que fossem usuários avançados da Asana para serem diretamente treinados pelos Serviços profissionais. Ele integrou esses usuários avançados em um grupo que chamou de “Asana Masterclass”, e esses funcionários se tornaram especialistas e promotores da Asana dentro da JKR. O grupo Asana Masterclass foi composto por talentos profissionais vindos de toda a organização, inclusive gerentes de projeto, produtores e gerentes de conta, o que possibilitou a obtenção de perspectivas quanto ao modo com que a Asana estava sendo utilizada em diferentes equipes, para que a ferramenta fosse relevante a todas elas.

A equipe de Serviços profissionais trouxe-nos soluções de ponta. O suporte e os conhecimentos que recebemos possibilitaram a evolução do nosso trabalho.”

Casey observa que definir expectativas e objetivos realistas é importante para o sucesso da implementação de uma tecnologia. Ao implementar a Asana, ele buscava alcançar três níveis de adoção:

1. Navegação. Neste nível, todos conseguem se mover à vontade e ter uma compreensão básica da Asana, entendendo o que ela faz e o lugar correto de cada um dos seus itens.

2. Proficiência e consistência. As equipes usam a Asana da mesma forma em toda a empresa, empregando convenções de nomenclatura e ferramentas, como os Formulários para fazer pedidos.

3. Uso avançado. Situação desejável, na qual as pessoas usam recursos e fluxos de trabalho avançados, como a integração com Adobe Creative Cloud e a aprovação de arquivos de design na Asana.

Incentivar as pessoas também é um aspecto importante durante uma implementação. Casey jamais perdia a oportunidade de parabenizar as pessoas que estivessem realizando um ótimo trabalho com a Asana, tanto em público quanto pessoalmente.

A Asana é dinâmica. Ela melhorou significativamente não só a forma como as pessoas visualizam, geriam e monitoram o trabalho, mas também como colaboram entre si.”

Asana ajuda a JKR a dimensionar as operações

Atualmente, a Asana é utilizada dentro do escritório de Nova York e em algumas equipes colaborativas internacionais em Londres e em Xangai. Seja para reestruturação de uma marca, para uma visualização tridimensional ou uma sessão fotográfica, os projetos são iniciados a partir de um modelo-mestre, o que economiza tempo. A equipe vai inserindo as tarefas em diversos projetos para manter o trabalho atualizado em todo o portfólio.

As equipes de toda a JKR usam a Asana em muitas situações, inclusive para colaboração criativa, monitoramento e direcionamento de solicitações, gestão de freelancers e execução de tudo, desde as iniciativas internas até o trabalho do cliente. A Asana se tornou também uma plataforma para que as pessoas criem listas pessoais e se autogerenciem. Da TI ao design, a Asana é a plataforma em que o trabalho ganha vida e é levado do começo ao fim.

A JKR também criou um quadro na Asana chamado de “Ferramentas da equipe”, que é um repositório de vídeos de treinamentos internos, informações de políticas internas e práticas recomendadas, como as convenções de nomenclatura de arquivos, por exemplo. Esse espaço, onde as pessoas buscam os materiais de que precisam, ajuda a encontrar documentos importantes, sem que seja necessário pedi-los, o que também contribui para a economia de tempo.

A JKR integrou a Asana às outras ferramentas do seu conjunto tecnológico para manter tudo em sincronia: com a integração com Slack, eles conseguem ver as atualizações da Asana e transformar mensagens do Slack em tarefas Asana; com a integração da Asana com o Outlook, os e-mails podem ser transformados em tarefas a fazer e em comentários nas tarefas; e a integração entre a Asana e o Miro cria tarefas a partir das sessões de debate de ideias nos quadros brancos virtuais. Futuramente, a integração Everhour poderá oferecer a possibilidade de monitorar o tempo dedicado a uma tarefa ou projeto, conforme eles adotarem novas integrações.

Agora, a equipe de liderança tem visibilidade sobre o trabalho, e a gestão de recursos do projeto ficou mais conciso e replicável. Os gerentes conseguem visualizar rapidamente a duração estimada de um projeto e a quantidade de tarefas que os membros das equipes têm em mãos.

Outro bônus importantíssimo? Casey diz que raramente precisa verificar a caixa de entrada de e-mails.

Quando comecei a trabalhar na JKR, eu precisava monitorar de 30 a 50 e-mails por hora, que eram, na maioria, de pessoas buscando informações, como ‘Onde encontro determinado PDF?’ Com a Asana, esses e-mails pontuais deixaram de existir.”

Asana ajuda a JKR a atenuar os riscos e a expandir o seu estúdio

A Asana ajudou a sistematizar o trabalho da JKR, e a importância disso foi comprovada quando a pandemia de COVID-19 fez com que todas as equipes tivessem que trabalhar à distância. O esquema de trabalho remoto da JKR de Nova York difere minimamente do trabalho presencial no escritório, e isso se dá, em grande parte, porque a Asana já havia sido implementada anteriormente. Como tudo já estava visível, rastreável e acessível de onde quer que as pessoas estivessem, esse sistema continuou funcionando sem imprevistos quando tiveram que começar a trabalhar em casa com tão pouco tempo para se prepararem.

De acordo com a pesquisa Anatomia do Trabalho: Equipes remotas, quando o trabalho remoto se intensificou drasticamente em 2020, quase dois terços (62%) dos profissionais do conhecimento que trabalhavam em tempo integral passaram a usar mais ferramentas de colaboração, sendo que um quinto dos trabalhadores passaram a usar essas ferramentas pela primeira vez. A JKR, no entanto, não sofreu qualquer impacto nesse sentido quando a pandemia chegou.

A JKR agora tem uma visão holística de como o trabalho é realizado. A empresa está unificada em torno da mesma visão, possui uma base central de operações e permite que os seus funcionários colaborem melhor. Assim, a empresa consegue dimensionar o seu crescimento enquanto organização e expandir por meio de novos recursos para atender aos seus clientes globais.

Foi quase como uma ação do destino. Tivemos a sorte de começar a usar a Asana no fim de 2019 e, depois, mais intensamente, em janeiro de [2020]. Quando passamos a trabalhar em casa, a transição foi bastante tranquila para muitas das equipes. A Asana nos ajudou a atenuar os riscos e a criar continuidade.”