G2 produz duas vezes mais eventos globais com a Asana

G2 é uma plataforma de avaliação de softwares e serviços Business-to-business da confiança de milhões de compradores e fornecedores ao redor do mundo. Os eventos são um dos canais utilizados pela equipe de marketing para engajar os dois públicos. Liderada por Adam Goyette, vice-presidente da Demand Generation, a equipe de eventos produz mais de 150 eventos todos os anos, de estandes de avaliações pagas para seus clientes a patrocínios de conferências e jantares de geração de demanda para criar um funil adequado à sua empresa de vendas.

Para assegurar-se de que todos esses eventos ocorrem sem transtornos, Adam conta com uma equipe de quatro funcionários em tempo integral, mais de 30 fornecedores, e inúmeros colaboradores multidisciplinares para coordenar a logística, produção de criações, materiais de vendas e promoções. Para amparar as crescentes necessidades para os eventos da G2, Adam sabia que precisava disponibilizar os processos e as ferramentas num local que favorecesse a expansão da equipe.

Quando analisava as possibilidades para expandir a equipe Adam se deparou com desafios operacionais bastante comuns:

• Os planos para os eventos estavam espalhados entre planilhas, e-mails e notas de reuniões, de maneira que não havia um jeito simples de organizar e monitorar tudo num só lugar, nem sequer para responsabilizar as pessoas por suas tarefas e prazos.

• Os planos dos eventos passados e informações de fornecedores estão isolados em ferramentas diferentes, tornando complicado o compartilhamento do conhecimento ao integrar novos colegas de equipe.

• Os planos de eventos e processos não estavam padronizados, portanto a equipe precisava planejar desde o começo todas as vezes, resultando em passos esquecidos e na falta de uma otimização contínua dos seus processos.

• A equipe tinha dificuldades para delegar e atribuir os trabalhos a outros porque estavam a costumados a cuidar sozinhos de todos os detalhes e, por os processos não estarem bem documentados, era complicado para os colaboradores de outros departamentos entrar nos projetos quando era necessário.

Adam se deu conta de que precisavam desenvolver processos de eventos padronizados para conseguir dimensionar e expandir o programa com êxito. Além disso, os planos dos eventos precisavam estar acessíveis a todos para conseguirem coordenar com novos fornecedores, colaboradores interdisciplinares, e fornecedores.

Criamos modelos dos eventos que realizamos com frequência, o que nos permite reduzir o tempo de planejamento em 80%. Agora, o tempo que dedicamos a cada evento é empregado a personalizá-lo e melhorá-lo de acordo com as necessidades.”

Centralizando o trabalho e os processos dos eventos numa só visualização

Embora a equipe de marketing da G2 tenha sugerido outras ferramentas de gestão do trabalho no passado, nenhuma delas vingou. Então, Ryan Bonnici se juntou à empresa como Diretor de marketing e apresentou à equipe a Asana, que já usava com suas equipes nas empresas anteriores. Comparando com as outras ferramentas, Adam a considerou a solução mais intuitiva, flexível e poderosa para a gestão de diferentes fluxos de trabalho para os eventos e para a colaboração com as equipes de outros departamentos.

À medida que nossa equipe crescia, precisávamos de uma ferramenta que nos permitisse coordenar eventos complexos e ter visibilidade sobre os planos à medida que avançávamos sem ter que depender de e-mails e reuniões. Asana facilitou o monitoramento de cada tarefa e de cada prazo num só lugar, o que nos economizou mais de 40 horas trimestrais com reuniões. ”

Para garantir a adoção, a equipe de marketing desenvolveu convenções e boas práticas para criar processos de gestão de eventos na G2, todos eles padronizados. A equipe começou então a planejar, atribuir e monitorar os trabalhos para os eventos apenas na Asana. Com um sistema de registros central o trabalho deixou de ficar espalhado entre e-mails, planilhas e notas de reuniões. Isso assegura que os planos dos eventos são monitoráveis e acessíveis a toda a equipe para fácil colaboração e compartilhamento do conhecimento. Adam também convidou fornecedores para a Asana e para os eventos relevantes do seu interesse para que pudessem coordenar a logística em conjunto com a equipe interna de um só lugar.

Expansão bem-sucedida da programação de eventos com a Asana

A equipe de Adam tem agora centralizados na Asana todos os planos dos eventos, incluindo contratos com os fornecedores, listas de conferência para o dia do evento e outros, para que todos tenham visibilidade, e criou também modelos de projetos com cronogramas de trabalho para reduzir o tempo de planejamento. Além disso, a equipe integrou a Asana com o Slack para poder converter mensagens em tarefas e atuar nas tarefas sem sair do Slack, mesmo quando estão no local do evento. Isso os ajuda a manter tudo conectado e lhes permite trabalhar sem interrupções quer estejam no escritório ou no salão de eventos.

Agora que gerimos os eventos na Asana pudemos duplicar o número de eventos que organizamos, o que nos ajudou a gerar mais avaliações de clientes para os nossos fornecedores e criar novos fluxos de vendas para a empresa.”

Ao centralizar e padronizar os seus planos de eventos na Asana a equipe pôde crescer com sucesso, reduzir o tempo de planejamento em 80%, e produzir o dobro de eventos em três continentes para gerar avaliações de software, alimentar funis de vendas e atingir metas de receitas. Eles continuam a aperfeiçoar os processos dos eventos a partir dos seus aprendizados, têm planos ambiciosos para acelerar o crescimento e estão prontos para gerir ainda mais eventos com a ajuda da Asana.