A equipe de produção da Figma reduziu o tempo das reuniões pela metade com a Asana

Muitas marcas inovadoras, como Square, GitHub, ClassPass e Asana, têm algo em comum: elas realizam trabalhos de design no Figma, a primeira ferramenta de design de interface profissional que opera inteiramente a partir do navegador. A missão do Figma é tornar o design acessível a todos. Como gerente de produto e um dos primeiros funcionários do Figma, Badrul Farooqi tem o papel de garantir que as equipes de produto e engenharia estejam construindo as soluções certas no momento certo, além de coordenar lançamentos bem-sucedidos com as equipes responsáveis pela entrada no mercado, como vendas e marketing.

Atualmente, a empresa conta com mais de 1 milhão de inscritos, US$ 82 milhões em recursos financeiros e mais de 100 funcionários. Contudo, quando Badrul entrou, o cenário era muito diferente. A equipe era pequena e o Figma ainda não estava disponível para o público. Na época, ela utilizava o JIRA para fazer a gestão do desenvolvimento de produtos, mas a ferramenta se mostrou complexa demais para seus fluxos de trabalho e gerava despesas administrativas à medida que a equipe e o produto cresciam. As equipes precisavam de uma plataforma fácil de usar que acompanhasse seu crescimento e as apoiasse durante o lançamento público e nas etapas seguintes.

Encontrar uma maneira simples de gerir backlogs de desenvolvimento

Badrul buscava uma ferramenta flexível e descomplicada para lidar com as pendências acumuladas de produtos e engenharia. Mas o cenário mais amplo também era fundamental. Ele precisava conectar equipes de diferentes áreas da empresa durante grandes lançamentos, quando todos estavam envolvidos. Isso traria transparência organizacional e desenvolveria um senso de responsabilização por meio de planos, responsabilidades e prazos claros.

Testar e implementar a Asana

Primeiro, Badrul testou a Asana com apenas uma equipe para confirmar se era realmente mais fácil de usar do que o sistema em uso. Em seguida, ele migrou todo o trabalho das equipes de produto e engenharia do JIRA para a Asana e ofereceu documentação e treinamentos básicos para que a equipe pudesse se familiarizar com a ferramenta. Graças à flexibilidade da Asana, diferentes equipes puderam adaptá-la conforme suas necessidades e fluxos de trabalho específicos.

Conquistar a confiança por meio da transparência

Na Asana, há visibilidade em todo o trabalho de engenharia e produto. Quando o Figma desenvolve uma nova funcionalidade, é criado um documento de especificações do produto. Após a equipe revisar e alinhar as informações, esse documento é transferido para um projeto na Asana. Para acelerar o processo, ela usa um modelo de projeto que inclui as etapas e marcos comuns para o gerente de produto, designer e engenheiros envolvidos.

O quadro do projeto se torna o novo núcleo de referência. As tarefas e os cronogramas mantêm todos alinhados e responsabilizados, pois permitem visualizar quem está trabalhando no quê. Para lançamentos maiores, as equipes multidisciplinares também administram as tarefas e datas de conclusão na Asana, além de anexarem arquivos para registrar a estratégia e outros detalhes.

À medida que o trabalho avança, a Asana se torna um registro detalhado das ações e discussões, oferecendo, assim, um artefato histórico valioso para a organização e para qualquer pessoa que precise compreender os motivos de uma decisão. Isso acelera a integração dos funcionários, ajuda na transição dos colegas de equipe para novas funções e até reduz as reuniões.

As equipes de produto e engenharia conseguiram reduzir pela metade o tempo das reuniões em pé, economizando uma a duas horas por semana, pois não precisam mais compartilhar atualizações de status de seus trabalhos. Tudo isso já está registrado na Asana. Agora, a reunião é inteiramente dedicada à resolução colaborativa de problemas complexos.

O próximo desafio: disponibilizar ferramentas de design avançadas para pessoas que não são designers

O que vem pela frente para o Figma? A empresa seguirá adiante com sua missão de tornar o design acessível a um público mais amplo, não apenas a designers profissionais, e ajudar essas pessoas a dar vida às suas ideias criativas. A gestão de todos os produtos, funcionalidades e recursos necessários para tornar isso possível será realizada na Asana. Quando chegar a esses novos mercados, o Figma passará por uma nova onda de crescimento, mas a Asana estará presente, acompanhando essa expansão.