Carmeuse aprimora a sua gestão de RH com a Asana

Organização de 4.700 funcionários com operações mundiais cujas principais competências incluem mineração, equipamentos e soluções de engenharia, a Carmeuse sobreviveu ao teste do tempo. A sua história de 160 anos foi fundada com base nos pilares de confiança, integridade e colaboração. No entanto, o gerente de projetos de recursos humanos da empresa, Koen Trappeniers, explica: “Um dos nossos desafios comerciais era decidir como os projetos e o trabalho colaborativo deveriam ser realizados”.

O setor de RH tem cerca de 70 funcionários em todo o mundo, principalmente na América do Norte e em 10 países da Europa. Tanto Koen quanto o diretor de RH do grupo na área de desenvolvimento organizacional, Laurent Peeters, reconheceram que seria possível obter melhorias operacionais se se rompessem as compartimentalizações do trabalho e adotassem ferramentas comuns a todos. Além disso, o uso das planilhas tradicionais gerava uma quantidade enorme de organização para o trabalho. O estudo do índice Anatomia do trabalho mostra que 60% do nosso tempo é dedicado à coordenação do trabalho, não às funções específicas e estratégicas que fomos contratados para cumprir.

Às vezes, eu dedicava até 40% do meu tempo à comunicação, recomunicação, comunicação sobre a comunicação, preparação de relatórios e status de projetos. Sabia que algo precisava mudar.”

Uma ferramenta para aprimorar a gestão do trabalho

Com o intuito de modernizar como o setor de RH fazia a gestão do seu trabalho, Laurent e Koen queriam facilitar uma melhor colaboração e evitar esforços repetidos e desnecessários, algo que, graças ao índice Anatomia do trabalho, sabemos agora que custa aos funcionários 236 horas por ano. Koen introduziu quatro ferramentas para avaliação com base em sua experiência anterior, com grande preferência pela Asana.

A Asana é muito mais que uma ferramenta de gestão de projetos ou de colaboração, pois ela cuida da gestão do trabalho.”

Mantenha-se mais conectado com a Asana

Laurent e Koen sabiam que era importante envolver os seus colegas de TI desde o início, a fim de evitar a compartimentalização das formas de trabalhar, criar um entendimento mútuo dos requisitos comerciais e decidir que ferramenta utilizar para assegurar as aprovações.

Optando por uma introdução simples, eles implementaram a Asana rapidamente, com um grupo inicial seleto de 10 pessoas. Isso lhes permitiu ver o quão bem a plataforma foi recebida e avaliar a melhor forma de conduzir a adoção pelo resto da equipe. Segundo o próprio Koen: “Começamos com muito pouco e com naturalidade, e deixamos crescer com o tempo.”

Então, Koen e Laurent começaram a integrar a Asana às suas práticas de trabalho atuais, para que fosse mais amplamente aceita. “Inicialmente, focamo-nos em iniciativas conjuntas. Assim, tudo de que a diretoria de revisão de projetos precisava passou a ser monitorado e relatado na Asana”, disse Laurent.

A Carmeuse acredita que lançou a Asana na hora certa. Quando a pandemia começou, a Asana já havia sido implementada e estava mantendo todas as equipes envolvidas e conectadas, apesar de estarem trabalhando remotamente.

A receita do sucesso

Uma ferramenta intuitiva

“Gosto da visualização de lista, mas outras pessoas preferem a de quadro ou calendário", disse Koen. “Em um clique, a Asana exibe visualizações diferentes dos mesmos dados, além de exibir o cronograma com dependências”.

A Asana já pode ser usada assim que você inicia sessão. Todos comentaram que era uma ótima ferramenta de fácil utilização, o que facilitou muito a adoção.”

Uma comunidade próspera

Para aproveitar a ferramenta ao máximo, a Carmeuse aproveitou os vídeos de treinamento da Asana Academy. Koen também disse: “Recorri à Comunidade Asana para encontrar ideias de outras pessoas que estão trabalhando na plataforma.”

Um líder dedicado

“Koen ajudou a equipe a conectar, usar e organizar o seu trabalho na Asana, para que ela não se tornasse ‘só mais uma ferramenta’”, disse Laurent. “Em termos de adoção, foi ótimo poder contar com um promotor que ajudou a liderar a implementação.”

Realização do trabalho que faz a empresa crescer

Graças à flexibilidade da Asana, a equipe de RH utiliza a ferramenta para gerir todos os projetos em suas atividades globais de gestão de talentos, independentemente de serem iniciativas contínuas ou projetos pontuais:

A equipe de RH usa a Asana para monitorar seus objetivos corporativos e objetivos e principais resultados. “Ela nos proporciona visibilidade em relação às datas de conclusão, o que precisa ser feito e qual é o status atual”, disse Koen. “As pessoas envolvidas, bem como a nossa equipe de liderança de RH, recebem notificações quando marcos ou tarefas importantes são concluídos, obtendo automaticamente a visão geral necessária.”

Não teríamos atingido o nível de foco e o desempenho que obtivemos ano passado sem a Asana.”

“Também usamos a Asana para gerir um grande retorno ao projeto de experiência”, disse Laurent. “Com ela, conduzimos as diferentes fases do projeto, da análise da retenção de certas melhorias, passando pelas configurações e testes, até a produção. E agora, podemos atribuir ações às equipes de regiões e funções diferentes para assegurar a obtenção da opinião de todas.”

Todos os trimestres, a Carmeuse usa a Asana para gerir a próxima versão da Oracle Enterprise Resource Planning Cloud. Assim como a plataforma de planejamento de recursos empresariais que automatiza processos de back-office e atividades do dia a dia, a Carmeuse não podia permitir que nada falhasse. O processo rigoroso envolve atividades a serem realizadas, validadas e aprovadas dentro de um cronograma específico. Por exemplo, após uma revisão das notas de lançamento, todos os novos recursos devem ser analisados e testados antes de ser encaminhados para produção. Além disso, o processo fica ainda mais complexo, pois requer etapas sequenciais, recursos e colaboração multidisciplinar. “Precisávamos de uma abordagem sistemática, e os modelos da Asana deram-nos a estrutura de que precisávamos para fazer tudo certo e dentro do prazo”, disse Koen.

Desde o início, o valor da Asana ficou claro

“A Asana melhora a nossa forma de lidar com projetos. Não se trata apenas de concluir tarefas, mas de uma mentalidade de como podemos nos tornar mais eficientes para armazenar informações e torná-las visíveis”, disse Koen.

Laurent acrescenta: “A Asana reduz o tempo dedicado a interações e validação, revalidação e envio de documentos.” Mencionando o índice Anatomia do trabalho, que demonstrou que 87% dos entrevistados trabalhavam quase duas horas a mais todos os dias, ele exclamou com entusiasmo: “Termino a minha semana mais cedo graças à Asana!”

A Asana reúne a empresa

Laurent e Koen gostam de aproveitar as integrações existentes da Asana, principalmente com o Microsoft Teams, para conectar conversas a trabalhos práticos na Asana.

Além disso, os dois pretendem ampliar a forma em que a Asana é usada no RH. Eles já estão debatendo como tarefas recorrentes na Asana promoveriam relações de trabalho mais próximas por toda a empresa.

A Asana nos ajuda a esclarecer a situação atual para quem está executando o projeto e obter a adesão dos principais interessados quando necessário. Tudo está visível para todos.”