A Blinkist constrói e faz crescer um espaço de trabalho competente com a Asana

De acordo com o Instituto de Estatísticas do Trabalho dos EUA, os americanos leem menos de 20 minutos por dia. Quando levamos em conta a atual realidade digital e tudo o que disputa o nosso tempo e atenção, não é de surpreender que as pessoas estão lendo cada vez menos. Mas isso não significa que temos menos apetite pela informação. De fato, há cada vez mais informação valiosa disponível para o nosso consumo, seja em relação aos nossos hábitos comerciais, de política ou criativos. Precisamos ter uma forma de ler mais em menos tempo para estar bem informados e a par dos acontecimentos.

A Blinkist capacita as pessoas a fazerem justamente isso. O seu aplicativo de microaprendizagem apresenta as ideias fundamentais dos livros mais vendidos sobre temas de não ficção nos formatos áudio e texto, e que podem ser assimiladas em apenas quinze minutos. Os cofundadores da Blinkist Holger Seim, Niklas Jansen, Tobias Balling e Sebastian Klein, identificaram uma grande oportunidade de mercado e decidiram começar uma nova empresa. Para eles e, em especial, para o diretor executivo Holger, o tempo é o recurso mais valioso, tanto para os que estão à frente da Blinkist como para os usuários do aplicativo.

O desafio: execução

Quando Holger e a equipe fundaram a empresa, em 2012, o caminho para o sucesso estava claro: remover tantos obstáculos quanto fosse possível para que a equipe pudesse se mover rapidamente. “O principal desafio para ganhar o mercado era (e ainda é) a execução”, explica Holger. Para ele, isso significava “encontrar as pessoas certas e a disposição organizacional que permitissem a realização de grandes coisas.”

Eles se dedicaram então a encontrá-los: “a chave do nosso sucesso é encontrar ótimas pessoas e deixá-las trabalhar rumo ao nosso objetivo comum”.

Logo no começo o objetivo era descobrir como poderiam partilhar a essência de um livro com outras pessoas, através dos dispositivos móveis, de forma que pudesse ser lida ou ouvida num piscar de olhos. Eles testaram diferentes formatos com os primeiros usuários e chegaram finalmente aos “blinks” que os leitores encontram hoje na Blinkist. O que os motiva em tudo o que fazem é sua missão: inspirar as pessoas a continuar a aprender. Com essa finalidade, trabalham em melhorar a experiência de seus usuários, proporcionar a eles recomendações melhores e mais relevantes e continuar a inovar os formatos em que apresentam o seu conteúdo.

Para permitir à sua equipe trabalhar rumo aos objetivos comuns, uma das coisas que Holder considerou mais eficazes foi capacitar e incentivar as pessoas. Como adeptos do autoempoderamento, ele e os demais cofundadores definiram como meta criar uma organização com base na autonomia individual, sem qualquer tipo de microgestão.

Ao focar na capacitação a Blinkist evita políticas empresariais indesejadas. “Na Blinkist, focamos completamente na transparência e comunicação direta por toda a empresa” explica Holger. “Isso é o oposto das políticas burocráticas usuais de escritório”, explica. “Criamos um ambiente de trabalho transparente, aberto e eficaz, no qual a opinião de cada um é relevante”.

O resultado do empoderamento

Em seis anos Holger expandiu a sua equipe para quase cem funcionários e criou um produto que foi muito bem recebido.

Desde o começo, Holger e a equipe sabiam que precisavam de uma ferramenta que proporcionasse transparência e fácil colaboração, e ajudasse a equipe da Blinkist a cumprir com os seus valores em torno do autoempoderamento. A ferramenta escolhida foi a Asana. “Com Asana, todos podem ver em que os outros estão trabalhando e fornecer feedback, ou convocar rapidamente quando for necessário fazer uma reunião”, explica Holger. “Cada um dos funcionários está a par do andamento dos negócios”.

Para que as pessoas possam tomar decisões bem fundamentadas, é necessário ter transparência e comunicação.”

“Um dos efeitos de ter uma equipe capacitada”, diz Holger, “é que as coisas avançam muito mais rápido”, porque a equipe pode agir com mais rapidez. “Como fundador deixei de ser um gargalo, já não preciso dar a minha aprovação para cada pequena decisão”.

Mesmo nos projetos mais importantes as pessoas estão capacitadas para tomar decisões, porque muitas vezes estão mais próximas do problema que Holger e os outros dirigentes da organização. Quando tomam decisões por conta própria podem avançar o seu trabalho com muito mais rapidez, em vez de ter que esperar a aprovação ou opinião dos dirigentes. Por exemplo, uma equipe conduziu e lançou de forma autônoma o podcast Simplify, recebendo apenas feedback esporádico do Holger.

“Se as pessoas estão empoderadas, de certa forma sentem domínio e propriedade, e se tornam muito mais envolvidas e empenhadas”, explica Holger. Mas o empoderamento não tem como resultado apenas uma maior satisfação pessoal: “temos índices de retenção de pessoal muito elevados, porque as pessoas sentem que podem realmente ter um impacto dentro da nossa empresa”, diz Holger.

Empoderamento na prática

Segundo Holger, “Cada pessoa precisa de um sistema para tirar as ideias da cabeça. Afinal, nossos cérebros não são dispositivos de retenção de informação, são ferramentas de raciocínio”. Esta premissa explica como a Blinkist usa a Asana para aplicar os seus valores no trabalho. A equipe conta com Asana para gerenciar os projetos e o que Holger chama de “projetos que não são projetos”, que representam melhor áreas abstratas do trabalho ou trabalhos em andamento.

Uso da Asana para o gerenciamento de projetos

A Blinkist usa a Asana para planejar projetos por toda a empresa. Organiza os trabalhos, estrutura os projetos e usa comentários e conversas de projeto para comunicar sem depender de reuniões. Monitorar todo o trabalho na Asana agiliza a colaboração da equipe e capacita cada funcionário a tomar o pulso do seu trabalho. Como exemplo, a equipe utilizou um projeto para acompanhar a tradução do seu site para os mercados de idioma alemão.

Projetos que não são projetos

Tão eficaz quanto gerenciar projetos é o uso da Asana na Blinkist para acompanhar trabalhos que não se enquadram na definição usual da palavra. Eles usam os projetos Asana para registrar a função e a responsabilidade de cada funcionário, o que confere clareza de propósito a cada pessoa.

Cada departamento dentro da Blinkist (eles os chamam de “círculos”) é um projeto na Asana, dentro do qual as tarefas definem função e responsabilização. Desta forma cada funcionário pode acessar o projeto de um círculo e compreender qual é o trabalho desse círculo, a finalidade de cada pessoa dentro do círculo, e como esse trabalho individual se encaixa no panorama geral.

As equipes na Blinkist também usam a Asana para gerenciar os “táticos” ou repasses semanais. Cada equipe prepara um projeto Asana com a sua “tática”. Os membros da equipe adicionam tópicos de discussão à agenda e criam anotações no projeto para consulta.

Cada projeto tático também tem uma seção de “lista de desejos”, onde a equipe guarda as novas ideias. “No passado, se eu tivesse uma ideia e quisesse discuti-la com a minha equipe, escrevia um longo e-mail, as pessoas responderiam, e acabávamos criando uma cadeia de e-mails, o que era realmente ineficiente”, desabafa Holger.

Agora, em vez de longas discussões difíceis de assimilar e que provavelmente seriam esquecidas antes mesmo da reunião semanal, temos a seção de “lista de desejos”, um sistema confiável para os membros da equipe partilharem suas ideias e saberem que se falará sobre elas.

O poder de praticar o que se ensina

A Blinkist viu muitos benefícios em pôr em prática seus preceitos de autoempoderamento. Assim como o seu produto economiza o tempo de seus usuários ao proporcionar insights de uma forma mais eficaz, a “Asana nos ajuda a economizar muito tempo”, diz Holger. “Ela facilita a conversação, a transparência, a comunicação, e se transformou num sistema confiável para trabalhar de forma mais produtiva”, acrescenta.

Ao pôr em prática os seus valores na forma como usam a Asana no dia a dia, a Blinkist construiu uma organização próspera com um ótimo produto e índices elevados de retenção de pessoal. “Asana pode ser apenas uma ferramenta, mas para nós ela permite colocar os nossos valores em prática para cumprir a nossa missão”.