Scrumban-sjabloon

Als je de overstap wilt maken tussen Scrum en Kanban, kan een Scrumban-sjabloon je team helpen bij de overgang. Door dit sjabloon kan je team wennen met de aspecten van de methode waarmee ze vertrouwd zijn, terwijl ze de nieuwe leren gebruiken. 

Wat is een Scrumban-sjabloon?

Een Scrumban-sjabloon is een herbruikbaar hulpmiddel dat projectmanagers gebruiken om Scrumban-projecten te maken en te organiseren. Beschouw dit sjabloon als een blauwdruk voor de Scrumban-projecten van je team. Dit helpt het Scrumban-proces te standaardiseren, zodat je team een gemakkelijk herhaalbaar raamwerk heeft als ze tussen projecten schakelen. 

Scrumban is een agile raamwerk dat twee gangbare projectbeheerstrategieën combineert: Scrum en Kanban. Scrumban wordt vaak gebruikt om teams te helpen bij de overgang van Scrum naar Kanban, of omgekeerd. 

Hoe maak je een Scrumban-sjabloon?

Scrumban-projecten worden georganiseerd op een bord in Kanban-stijl. Taken worden op afzonderlijke kaarten geschreven, gesorteerd in verschillende kolommen die overeenkomen met taakfasen. Terwijl teamleden aan taken werken, schuiven ze de kaart in de overeenkomstige kolom die staat voor de fase waarin de taak zich bevindt. 

Op basis van de workflow van je team kun je je Scrumban-bordsjabloon op een van de drie manieren organiseren:

• Basis Kanban-workflow: Deze methode is de eenvoudigste manier om je Scrumban-bordsjabloon te ordenen. Er zijn drie hoofdfasen: Taak-backlog, In uitvoering, en Gereed. Teamleden trekken kaarten van de taak achterstand en in in uitvoering naarmate ze eraan werken, en verplaatsen ze dan naar de kolom gereed als de taak voldoet aan de definitie van hun team van gereed.

• Op prioriteit van de taak: Deze methode werkt het best als er twee afzonderlijke Kanban-borden zijn. Op het ene Kanban-bord orden je taken naar prioriteit. Dit hele bord wordt beschouwd als de backlog. Verplaats van daaruit kaarten naar een apart Kanban-bord dat op één lijn ligt met het overeenkomstige fases van je taak, gebaseerd op de workflow van je team.

• Op verhaalpunten: Vergelijkbaar met de taakprioriteitmethode, kun je kaarten ordenen op verhaalpunten. Verhaalpunten zijn een methode die in de Agile-methode gebruikt wordt om in te schatten hoeveel inspanning of tijd een taak kan kosten. Taken met meer verhaalpunten krijgen voorrang boven die met minder verhaalpunten. 

Een Scrumban-shabloon gebruiken

Een Scrumban-bordsjabloon is eenvoudig te gebruiken. De eerste stap die je moet nemen is met je team samenwerken om je unieke Scrumban-proces te standaardiseren. Als je eenmaal de consistente workflow van je team hebt uitgevogeld, kun je dat als sjabloon gebruiken voor meerdere Scrumban-projecten. Als je je proces voor een enkel project moet aanpassen, kun je het sjabloon voor dat specifieke project aanpassen aan je behoeften. De beste manier om dat te doen is door een digitale projectbeheersoftware te gebruiken.

Als je je Scrumban-sjabloon aan het maken bent, is het belangrijk dat je een pullsysteem correct hebt ingesteld. De eenvoudigste manier om dit te doen is je sjabloon in te richten met het meest basale Kanban-systeem, met drie fases: backlog, werk in uitvoering, en gereed. Van daaruit kun je de verschillende stappen die onder de fase "in uitvoering" vallen op maat maken en bepalen wat voor je team het beste werkt.

Het is belangrijk op te merken dat je Scrumban-team een consensus moet hebben over de definitie van "gereed". Dit betekent dat elk lid van je team precies weet welke fases elke kaart moet doorlopen om een gebruikersverhaal voltooid te markeren. 

De voordelen van het gebruiken van een Scrumban-sjabloon

Het gebruik van een sjabloon kan het leren van de Scrumban-methodologie tot een koud kunstje maken. Hier zijn een paar redenen waarom je team een Scrumban-sjabloon zou moeten gebruiken.

• Consistentie in opmaak: Als je Scrum-team van Scrum op Kanban overstapt, biedt het gebruik van een Scrumban-sjabloon een aantal gelijksoortige stappen als in je huidige workflow. Dit betekent ook dat als je team van project naar project gaat, ze precies weten wat ze kunnen verwachten.

• Gemakkelijk aanpasbaar: Als je een project maakt met een Scrumban-sjabloon, is het gemakkelijk dat sjabloon aan te passen aan je eigen behoeften. Als je vindt dat het standaard sjabloon te veel knelpunten veroorzaakt, kan het toevoegen van verschillende stadia of aangepaste velden helpen om het aantal taken in de backlog te verminderen. 

• Overgang tussen Scrum en Kanban: Scrumban is een hybride van twee van de meer populaire agile projectbeheerraamwerken. Het gebruik van een Scrumban-sjabloon kan teams helpen bij de overgang van het ene of het andere. Als je meerdere teams wilt opleiden, kan dit hulpmiddel uiterst nuttig zijn. 

Geïntegreerde functies:

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de veraldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime vervaldatum, of belanghebbenden die de taak eerst moeten bekijken en goedkeuren, kunnen subtaken uitkomst bieden. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke componenten op te splitsen - terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Breek taken in kleinere componenten of leg de afzonderlijke componenten van een meerstapsproces vast met subtaken.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te taggen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

Aanbevolen apps:

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull requests en verbeter de cross-functionele samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

• ServiceNow. Verminder handmatig werk voor IT teams die in ServiceNow werken door het aanmaken van taken in Asana te automatiseren en platform-overschrijdend inzicht te bieden in realtime status en context. Intern gerichte serviceteams die ServiceNow gebruiken om tickets van werknemers bij te houden en te beheren krijgen vaak verzoeken die acties buiten ServiceNow vereisen, zoals het vervullen van hardwareaanvragen, of het beantwoorden van een salarisvraag. Deze integratie maakt het eenvoudig om ServiceNow te verbinden met acties en updates die in Asana worden uitgevoerd.

Veelgestelde vragen