Projectbereikbeheerplansjabloon

Als je ooit gehoord hebt over de projectbeheerdriehoek, de ijzeren driehoek of de drievoudige beperkingen van projectbeheer, weet je hoe belangrijk projectbereik is om op tijd en binnen het budget je doelen te halen. Voor elk project zijn er drie onderling afhankelijke projectbeperkingen: projecttijdlijn, projectbudget, projectbereik. Maar hoewel het tijdsbestek en budget de meeste aandacht krijgen tijdens de projectplanning, is het projectbereik net zo belangrijk. Om te verzekeren dat je teamleden het projectbereik bepalen voor elk nieuw project ze starten, heb je een projectbereikbeheerplansjabloon nodig.

Wat is projectbereik?

Projectbereik is een manier om vooraf de grenzen van het project te bepalen, waaronder deadlines, budget en deliverables. Door je projectbereik te bepalen vóór je je werk begint, weet je hoe je middelen moet verdelen en hoe je realistische verwachtingen kunt stellen voor belanghebbenden.

Projectbereikbeheer bestaat uit een scala aan gerelateerde initiatieven, waaronder:

• Scope creep: wanneer een project zijn originele bereik ontgroeit met aanvullende deliverables, een verlenging van de tijdlijn of meer kosten dan origineel gepland.

• Projectbeheerdriehoek: de drie-eenheid van projectbeheer - bereik, budget en tijdlijn. Wanneer je alle drie naar behoren coördineert, voltooi je je projecten zonder aanvullende middelen nodig te hebben.

• Projectbereikverklaring: handleiding om je team te helpen bepalen wat er binnen en buiten het bereik ligt.

• Projectbereikbeheerplan: het plan dat je gebruikt om je projectbereik te bepalen en te overzien.

Wat is een projectbereikbeheerplansjabloon en heb ik er eentje nodig?

Een projectbereikbeheerplansjabloon is een herbruikbaar sjabloon dat je kunt gebruiken om het bereik van een nieuw project te plannen. Met een projectbereikbeheerplansjabloon kun je alle projecten in je programma of projectteam standaardiseren.

Veel teams zien het projectbereik over het hoofd. Ofwel prioriteren ze het pas na het budget en de tijdlijn van een project, ofwel bepalen ze het helemaal niet - wat risico's inhoudt. Je bereik is net zo belangrijk als elk ander onderdeel van de projectbeheerdriehoek en het overslaan of er amper bij stilstaan, kan bereikuitbreiding en een overwerkt onderbemand team tot gevolg hebben. Met een projectbereikbeheerplansjabloon kan je team makkelijk het projectbereik bepalen voor elk project dat ze lanceren. Zo wordt het waarschijnlijker dat je je deliverables op tijd en binnen het budget haalt.

Voordelen van het gebruik van een projectbereikbeheerplansjabloon

Het voornaamste voordeel van het maken van een projectbereikbeheerplansjabloon is dat het iedereen in je team stimuleert om een projectbereik vast te leggen voor elk nieuw project dat ze opstarten. Bovendien heb je met je sjabloon de volledige controle over het bereik van je projecten. Dankzij je sjabloon kun je:

• Het planningsproces voor projectbereikbeheer standaardiseren.

• Belanghebbenden overtuigen, vooral het leiderschap, die zekerheid willen dat het project haalbaar is.

• Nieuwe teamleden toelaten aan te sluiten en projecten te beheren omdat alle processen reeds vastgelegd zijn.

Secties van het projectbereikbeheerplansjabloon

Je projectbereikbeheerplansjabloon is de ruggengraat van je projectbereikprocessen. Hier bepaal je het bereik, stel je verwachtingen voor belanghebbenden, en stel je je projectplanop.

Als je projectbeheersoftware gebruikt, kun je je sjabloon gebruiken voor je hele team om te verzekeren dat je steeds de juiste informatie communiceert tijdens het bereikbeheerproces. Wanneer je je sjabloon maakt, zorg dan dat je er secties in opneemt (zoals die hieronder) om het bereik te bepalen doorheen de volledige levenscyclus van je project.

Projectdeliverables die binnen het bereik liggen

Een van de voornaamste doelen van je projectbereikbeheerplansjabloon is om vast te leggen welke items, metingen of taken moeten worden voltooid om van dit project een succes te maken. Je deliverables kunnen kleinere dingen zijn (zoals voltooide projectdocumenten) of grotere (zoals de lancering van je nieuwe website). Verbind deze deliverables met je doelen en teamdoelstellingen om te verzekeren dat elke deliverable deze grotere initiatieven ondersteunt.

Werkverdelingsstructuur

Je werkverdelingsstructuur (WBS) is exact wat het lijkt - het splitst je deliverables verder op in subtaken en sub-subtaken die je moet voltooien om elke grotere taak te kunnen voltooien. Door een sectie voor een WBS te maken, kan je team cruciale subdeliverables en belangrijke afhankelijkheden bijhouden. In deze WBS moet je je projectdoelstellingen, projectbereikverklaring en projectschema opnemen en deze alle drie visueel weergeven.

De projecttijdlijn

Hier moet je je verwachte projecttijdlijn insluiten zodat je de mogelijkheid hebt om je projectvoortgang bij te houden ten opzichte van significante deadlines en mijlpalen. Gebruik dynamische software, zoals een projectbeheertool. Zo kun je je tijdlijn bijwerken indien je bereik verandert, zonder dat je handmatig elke datum erin moet gaan bijwerken.

Werk dat buiten het bereik ligt

In de vorige secties heb je bepaald waar je naartoe werkt. Maar het is eigenlijk net zo belangrijk om de taken te bepalen die buiten het bereik liggen. Het doel is om instructies en grenzen te stellen, zodat iedereen realistische verwachtingen heeft en weet wat er nodig is om van het project een succes te maken. Als een belanghebbende later een aanvullende vraag heeft die buiten het bereik ligt, kun je naar deze sectie van je sjabloon verwijzen en uitleggen dat dit niet in het originele projectbereik opgenomen was en dat je hier dus op dit moment niet aan kunt werken.

Belanghebbenden-RACI of -RAPID

Je projectbelanghebbenden - zoals je teamleden, projectsponsor en uitvoerend leiderschap - willen bij het project betrokken zijn. En dat is een goede zaak. Maar zonder een nauwgezette monitoring en vangrails, kunnen zelfs belanghebbenden die de beste bedoelingen hebben per ongeluk een project laten ontsporen en zelfs scope creep veroorzaken. Om dit te voorkomen, gebruik je opdrachttabellen voor je belanghebbenden (zoals RACI of RAPID) om duidelijk de verantwoordelijkheid te bepalen van elke belanghebbende.

Een wijzigingscontroleproces of -formulier

Zelfs de best geplande projecten lopen aan tegen obstakels en onverwachte veranderingen. Er kunnen gevallen zijn waarin je een deliverable moet toevoegen of de tijdlijn moet wijzigen. En hoewel je wilt dat het bereik van je project solide is, kan het nooit volledig en onveranderlijk vastliggen. Met een wijzigingscontroleproces kunnen belanghebbenden wijzigingsaanvragen indienen die je projectbereik mogelijk kunnen beïnvloeden. Door een wijzigingsproces te gebruiken en een wijzigingscontroleformulier op te stellen, ontvang je informatie over de reden waarom de wijziging wordt aangevraagd, welke de impact ervan is, en of het wel of niet de moeite waard is om ze in je project op te nemen.

Een projectbereikbeheerplansjabloon maken

Evalueer eerst je vorige bereikplannen om te bepalen welke informatie je nodig hebt voor je sjabloon. Je sjabloon moet volledig aangepast zijn aan jouw projectwerk, dus je kijkt best naar je recente plannen voor projectbereikbeheer en bepaalt zo welke projectvereisten universeel zijn voor jouw programma of team. Maak secties voor elk van deze vereisten. Als je bijvoorbeeld altijd ontwerpprototypes maakt, zorg dan dat je die sectie opneemt in je sjabloon. Vergeet niet dat het meest doeltreffende bereikbeheerplan datgene is dat het best werkt voor jouw werk, team en organisatie.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Rapporteren. Rapporten in Asana vertalen projectgegevens in visuele grafieken en verteerbare diagrammen. Door te rapporteren over werk waar werk leeft, kun je dubbel werk verminderen en het onnodig wisselen van de app verminderen. En omdat al het werk van je team al in Asana zit, kun je gegevens uit elk project of team halen om op één plek een nauwkeurig beeld te krijgen van wat er gebeurt.

• Projectstatusupdates. Neem afscheid van het doorzoeken van verschillende tools om informatie over de projectstatus te vinden, of het bijwonen van weer een vergadering waarvan het onderwerp ook met een e-mail had kunnen worden afgehandeld. Projectstatusupdates in Asana zijn niet alleen gemakkelijker te gebruiken - ze zijn ook direct verbonden met het werk dat je team doet. Zo kunnen teamleden gemakkelijk aanvullende projectinformatie raadplegen, zoals je projectplan, communicatieplan, projectdoelen, mijlpalen, deliverables, en meer. Uiteindelijk verminderen projectstatusrapporten de hoeveelheid handmatig werk dat je moet uitvoeren, centraliseren ze informatie, en houden ze iedereen op de hoogte.

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Miro. Verbind Miro met Asana om workflows te stroomlijnen en het volledige beeld van elk project te zien, allemaal op één plek. Integreer Miro-borden in Asana-projectbriefings, zodat teamleden direct vanuit Asana kunnen reageren, bekijken, commentaar geven of bewerken. Of koppel een bestaand of nieuw Miro-bord aan een Asana-taak, zodat taakmedewerkers automatisch uitgenodigd worden om het bord te bekijken, te becommentariëren of te bewerken.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

• Lucidchart. De Lucidchart + Asana-integratie integreert naadloos diagrammen, stroomdiagrammen, proceskaarten, en wireframes in je Asana-project. Belangrijke projectcontext blijft waar je hem nodig hebt: in Asana. Teams hebben gemakkelijk toegang tot alle juiste informatie terwijl ze werken - zonder tussen verschillende toepassingen te hoeven wisselen.

Veelgestelde vragen