Kritieke-padmethodesjabloon

Projecten zijn zelden eenvoudige, lineaire dingen. In plaats van taken één voor één aan te pakken, werken teams vaak aan verschillende deliverables tegelijk om verschillende projectonderdelen op tijd af te krijgen. Aan de andere kant kunnen sommige taken pas gestart worden als andere klaar zijn - dus één oponthoud kan een knelpunt veroorzaken en je hele project laten ontsporen. Als je geen systeem hebt om al die onderling verbonden taken te organiseren en te visualiseren, is het moeilijk om te voorspellen hoeveel tijd je nodig zult hebben om alles af te krijgen. 

Wanneer de tijdlijn van je project ingewikkeld wordt, kan een kritieke-padmethodesjabloon helpen. Dit sjabloon helpt je om de langste, belangrijkste keten van gebeurtenissen die je voor een succesvol project moet voltooien te visualiseren - zodat je weet welke taken je voorrang moet geven en hoeveel tijd je nodig hebt om alles op tijd af te krijgen. 

Wat is een kritieke-padmethodesjabloon?

Een kritieke-padmethodesjabloon is een herbruikbare handleiding die je helpt om het kritieke pad voor een project te bepalen. In projectmanagement is dit pad de langste opeenvolging van taken die je op tijd af moet hebben om je initiatief te voltooien - wat betekent dat elke vertraging in kritieke taken je hele project zal vertragen. Het bepalen van het kritieke pad helpt je om prioriteiten te stellen en middelen toe te wijzen aan taken die de grootste invloed hebben op je projecttijdslijn, zodat je knelpunten kunt vermijden en het werk vlot kunt laten verlopen. 

Een kritieke-padmethodesjabloon vereenvoudigt dit proces door elke stap aan te geven die je moet nemen om het kritieke pad van een project te bepalen. Het schetst alle informatie die je moet verzamelen, plus hoe je die informatie samenbrengt. Dankzij het sjabloon hoef je dit proces niet voor elk nieuw initiatief van voren af aan te beginnen. In plaats daarvan kun je het sjabloon kopiëren, de verplichte velden invullen, en beginnen met plannen. 

De voordelen van een digitaal kritieke-padmethodesjabloon

Tijdens een project veranderen er dingen. Prioriteiten verschuiven, middelen fluctuëren en extra aanvragen kunnen je projectscope veranderen. Een digitaal kritieke-padmethodesjabloon helpt je niet alleen om je tijdlijn te plannen bij het begin van een project, het helpt je ook je kritieke pad aan te passen en te visualiseren, zelfs als de omstandigheden veranderen. 

In plaats van te vertrouwen op statische Excel spreadsheets of papieren trackers, kun je alle updates van je digitale kritieke-padmethodesjabloon in realtime bekijken, terwijl je team projecttaken afrondt of wijzigt. Dat betekent dat je altijd een actueel overzicht hebt van wat je team bereikt heeft, wat er nog komt, en welke aanpassingen je moet doen om je tijdlijn op schema te houden.

Door je kritieke-padmethodesjabloon te maken met een projectbeheertool, kun je:

• Visualiseren welke taken de grootste invloed hebben op de tijdlijn van je project.

• Projectdeliverables bekijken als een lijst of illustratie in Gantt-grafiek-stijl, zonder extra werk te doen. 

• 2Projectafhankelijkheden - taken vinden en bijhouden die afhankelijk zijn van de voltooiing van een andere taak.

• Updates in realtime bekijken terwijl je team taken voltooit en aanpast. 

• Je tijdlijn voor je project bijwerken als de omstandigheden veranderen. 

• Belanghebbenden zicht bieden op de tijdlijn en prioriteiten van je project. 

• Contextuele informatie aan taken toevoegen door documenten, afbeeldingen en video's bij elke taak te voegen. 

Wat zou je op moeten nemen in je kritieke-padmethodesjabloon?

Je kritieke-padmethodesjabloon moet alle informatie uiteenzetten die je nodig hebt om het kritieke pad van een project te bepalen. Dit omvat: 

• Een lijst van alle deliverables en sub-deliverables: Alles wat je voor een succesvol project moet afwerken, vergelijkbaar met een work breakdown structure (WBS). In Asana kun je deze vastleggen als taken en deeltaken. 

• Taakafhankelijkheden: Taken die andere taken blokkeren, of door andere taken geblokkeerd worden. 

• Taakduur: Een schatting van hoeveel tijd elke deliverable in beslag zal nemen, gebaseerd op eerdere ervaringen, eerdere projecten, of industrienormen. 

• Totale speling: De hoeveelheid tijd die je een taak kunt uitstellen zonder je tijdlijn van je project te beïnvloeden. Dit is het aantal dagen tussen de vroegst mogelijke startdatum van een taak en de laatst mogelijke startdatum. 

• Vrije speling: Hoe lang je een taak kunt uitstellen zonder de volgende taak in je tijdlijn te beïnvloeden. Dit is het aantal dagen tussen de vroegst mogelijke start van de volgende taak en de vroegst mogelijke einddatum van de huidige taak.

• Een label om kritieke en niet-kritieke taken te onderscheiden: Taken op het kritieke pad hebben geen speling - dat wil zeggen dat je hun einddatum niet kunt veranderen zonder de hele tijdlijn van je project te beïnvloeden. Taken op het niet-kritieke pad hebben meer speelruimte en je kunt ze uitstellen zonder je project uit de koers te brengen. Om het kritieke en het niet-kritieke pad nog verder van elkaar te onderscheiden, maak je aparte secties in je sjabloon. 

• Een datumbereik voor elke taak: De tijdspanne die je hebt om elke deliverable af te maken, gebaseerd op afhankelijkheden en de duur van de taak. Als je je kritieke-padmethodesjabloon gebruikt, is dit een van de laatste velden die je invult bij het plannen van je projecttijdlijn. 

Geïntegreerde functies

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontale staafgrafiek. Je kunt dan niet enkel de start- en einddatum zien van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk bijhouden hoe alle stukjes van je plan in elkaar passen. Als je al je werk in één plaats kan bekijken, is het bovendien makkelijk om conflicten met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken voor ze zich voordoen. Zo haal je al je doelen op tijd.

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak klaar moet zijn, je moet ook weten wanneer je eraan moet beginnen werken. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die elke taak in beslag moet nemen. Gebruik startdatums om werk te bepalen, bij te houden en te beheren om de doelstellingen van je team op elkaar af te stemmen en te voorkomen dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen.

Aanbevolen apps

• Clockwise. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je Asana-taken toevoegen als tijdblokken in je Google Agenda. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je specificeren wat de duur van de taken is, wanneer ze uitgevoerd worden en of Clockwise ze automatisch opnieuw kan inplannen. Voeg taken toe aan je agenda en maak tijd om het werk gedaan te krijgen.

• Loom. Met Loom-video's kan je persoonlijkheid, context en duidelijkheid toevoegen aan je projectoverzicht. Je kan gemakkelijk Loom-video's invoegen om je project uit te leggen, verwachtingen te scheppen en belangrijke mijlpalen te markeren. Een Loom-videoboodschap voegt nuance en context toe om je team sneller op de hoogte te brengen van het project. En het beste is: je team kan de video's bekijken zonder hun Asana-workflow te verlaten.

• Salesforce. Verwijder knelpunten door verkoop-, klantsucces-, en serviceteams in staat te stellen rechtstreeks met hun ondersteuningsteams te communiceren in Asana. Deel bijlagen en maak uitvoerbare, traceerbare taken voor pre-sales-behoeften. Verbind met Service Cloud je implementatie- en serviceteams met ondersteunende teams in Asana en lever zo geweldige klantervaringen.

• GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull requests en verbeter de cross-functionele samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

Veelgestelde vragen