Burndown-grafiek: Wat is het en hoe gebruikt u het (met voorbeeld)

U begint uw maandag met een sprintvergadering. U ontdekt dat er een probleem was met ontwikkeling, wat u een aantal dagen zou kunnen kosten. U vraagt zich af of er wel genoeg tijd is om het allemaal te voltooien tegen volgende week.

De meesten van ons hebben zich al eens in een vergelijkbaar scenario bevonden van tijdscrisis. Het kan dan moeilijk zijn om voldoende tijd te vinden in de agenda van uw team om uw projecten af te werken. Dit is waar een burndown-grafiek kan helpen.

Een burndown-grafiek helpt het uitstaande werk te analyseren ten opzichte van de tijd die u nodig hebt om het te voltooien. Dit kan een geweldige tool zijn om de werkbelasting van uw team te visualiseren en beter te beheren, zodat u prioriteit kunt geven aan uw agenda. Laten we dieper ingaan op wat een burndown-grafiek is en hoe u er zelf één kunt maken.

Wat is een burndown-grafiek?

Een burndown-grafiek is een visuele weergave van het nog uitstaande werk ten opzichte van de tijd die nodig is om het te voltooien. Door de tijd in te schatten die nodig is om taken, problemen en testen te voltooien, kunt u de voltooiingsdatum van het project bepalen.

Een burndown-grafiek wordt gebruikt om op doeltreffende manier te berekenen of uw team genoeg tijd heeft om hun werk te voltooien. Het wordt vooral gebruikt bij het werken met korte herhalingen. Het helpt niet alleen de voltooiingsdatum van het project te bepalen, maar kan u ook inzicht geven in hoe uw team werkt.

Er zijn twee soorten burndown-grafieken: Agile burndown-grafieken en sprint burndown-grafieken. Een Agile burndown-grafiek wordt gebruikt door Agile-teams om taken vlot te laten verlopen. Een sprint burndown-grafiek wordt gebruikt door ontwikkelingsteams bij het werken in korte sprints.

Hebt u hulp nodig met sprint-planning? Gebruik ons sprintplanning-sjabloon om uw volgende sprint volgens plan te laten verlopen.

Burndown-grafiek vs. burnup-grafiek

Een burnup-grafiek wordt gebruikt om bij te houden hoeveel werk voltooid werd. Zowel een burndown-grafiek als een burnup-grafiek houden u geïnformeerd over bewegende elementen binnen een project. Daarom worden ze vaak samen gebruikt.

Hoe werkt een burndown-grafiek?

Een burndown-grafiek berekent hoeveel werk voltooid moet worden en stelt dit tegenover de tijd die nodig is om het werk te voltooien. Het doel is om nauwkeurig tijdstoewijzingen weer te geven en toekomstige middelen te plannen.

Burndown-grafieken worden gebruikt door een allerlei soorten teams, maar vooral door Agile-teams. Dit komt doordat deze grafieken het best korte iteraties zoals sprints kunnen analyseren. Nu u weet hoe een burndown-grafiek werkt, gaan we kijken hoe u een burndown-grafiek moet lezen.

Een burndown-grafiek lezen

Een burndown-grafiek bestaat uit veel verschillende elementen. Het is belangrijk om elk onderdeel van de burndown-grafiek te begrijpen zodat u deze op doeltreffende manier kunt lezen en zelf kunt maken.

Een burndown-grafiek omvat doorgaans:

• X-as (horizontale as): De X-as is de horizontale as en geeft de tijd weer die nodig is om het project te voltooien. Dit wordt doorgaans weergegeven in dagen.

• Y-as (verticale as): De Y-as is de verticale as en geeft de nog uitstaande inzet weer die nodig is om het project te voltooien.

• Huidige werklijn: De huidige werklijn geeft het op dat moment nog uitstaande werk weer. Dit is vaak verschillend van de initiële schatting door het ontstaan van problemen en het toenemen van de tijd die nodig is om het werk te voltooien. In sommige gevallen kan de huidige werklijn recht zijn, maar meestal is deze niet zo recht door projectproblemen en onvoorzien werk.

• Ideale uitstaande werklijn (geschatte werk): De ideale uitstaande werklijn geeft weer hoeveel werk u ingeschat heeft in een ideaal scenario. Deze volgt vaak een recht traject vergeleken met de huidige werklijn.

• Verhaalpunten: Agile-teams gebruiken doorgaans verhaalpunten om het nog uitstaande werk in te schatten. In een burndown-grafiek worden de verhaalpunten weergegeven op deze assen. De Y-as kan bijvoorbeeld verhaalpunten van 0-100 hebben die de inzet weergeven. En de X-as kan verhaalpunten hebben van 1-30 die de resterende dagen weergeven om het werk te voltooien.

• Sprintdoel: Ten slotte zal een doeltreffende burndown-grafiek een algemeen sprintdoel bevatten. Uw sprintdoel zou bijvoorbeeld een rechte inzetlijn van 50% in 12 dagen kunnen zijn. Hoewel uw huidige werk dit doel misschien niet exact zal halen, is het toch een goed idee om een doel te hebben waar u zich naar kunt richten om taken vlot te laten doorlopen.

Hoewel burndown-grafieken goed zijn voor een snelle evaluatie van de ratio van het nog uitstaande werk en de tijd nodig om dit werk te voltooien, geeft het niet alles van het projecttraject weer. Een burndown-grafiek geeft bijvoorbeeld geen projectwijzigingen weer. Dit maakt het moeilijk om te bepalen of wijzigingen ontstonden door het voltooien van backlog-items of door wijzigingen in de verhaalpunten.

Daarom worden burndown-grafieken vaak gekoppeld aan een product-backlog, beheerd door de producteigenaar, en een wijzigingscontroleproces om op doeltreffende manier de voortgang van het project bij te houden.

Een burndown-grafiek maken

Nu u weet wat een burndown-grafiek is, hoe maakt u, als projectbeheerder, er nu zelf één? Burndown-grafieken zien er misschien eenvoudig uit, maar er zijn een aantal stappen die u moet volgen om uw grafiek te voltooien.

Laten we eens kijken naar de vijf stappen om een burndown-grafiek te maken om de hoeveelheid vereist werk is in te schatten. Van het inschatten van inzet tot het bijhouden van de dagelijkse voortgang.

Stap 1: De inzet inschatten

De eerste stap voor het maken van een burndown-grafiek, is het inschatten van de inzet die nodig zal zijn om een bepaalde sprint te voltooien. U kunt dit doen door uw ideale basislijn te overwegen. Met andere woorden, de ideale tijd binnen een bepaald tijdskader.

Laten we bijvoorbeeld stellen dat uw ideale basislijn is om uw sprint te voltooien in 5 dagen met 80 uur werk. Dit komt neer op 16 uur werk per dag. In dit geval begint u uw inzettraject bij 80 (wat de 80 uur vertegenwoordigt) en u houdt uw inzet bij voor de resterende dagen. Dit zou er dan zo uitzien:

• Dag 1: 80 uur werk

• Dag 2: 64 uur werk

• Dag 3: 48 uur werk

• Dag 4: 32 uur werk

• Dag 5: 16 uur werk

Eens u uw geschatte inzet heeft, kunt u beginnen met bijhouden van uw dagelijkse voortgang om zo uw burndown-lijn te beginnen.

Stap 2: De dagelijkse voortgang bijhouden

Eens u uw schattingen hebt, kunt u beginnen met het bijhouden van uw dagelijkse voortgang. Dit kunt u doen door met een eenvoudige grafiek of tijdlijn-tool. U moet bijhouden hoeveel tijd het kost om elke taak te voltooien en aan welk tempo deze inzet beweegt richting uw doel.

Dit is een voorbeeld van hoe uw dagelijkse voortgang er moet uitzien.

Op het einde van de vijfde dag moeten alle taken elk een totaal van 80 uur hebben, zoals geschat in de eerste stap.

Stap 3: De reële inzet berekenen

Nadat u de schattingen berekend heeft, gebruikt u een gelijkaardige grafiek om bij te houden wat de reële inzet is om elke taak te voltooien. Dit kan hetzelfde zijn als uw schatting, maar het is waarschijnlijker dat dit iets verschilt, afhankelijk van de complexiteit van de sprint en of u tegen problemen aanloopt die uw projecttijdlijn vertragen.

Uw reële werklijn zal meer dan waarschijnlijk geen perfect rechte lijn zijn eens ze verschijnt op uw burndown-grafiek. Hoogtes en laagtes in inzet zijn normaal, gezien de meeste projecten onderweg tegen afwijkingen aanlopen.

Stap 4: De uiteindelijke dataset verkrijgen

De vierde stap voor het maken van een burndown-grafiek omvat het verkrijgen van de uiteindelijke dataset. Deze gegevens komen voort uit de initiële inzetschattingen en uw reële gelogde werk uit stap twee.

Dit kunt u doen door uw schattingen te verzamelen en te vergelijken met uw gelogde tijd. Het is een goed idee om uw gelogde tijd op een gedeelde locatie op te slaan, zodat uw teamleden toegang hebben tot deze gegevens tijdens het project.

Eens u de gegevens verzameld hebt, kunt u ze op uw burndown-grafiek plotten om een visuele weergave te zien.

Stap 5: De burndown plotten

De laatste stap in het proces omvat het plotten van uw dataset op uw burndown-grafiek. Dit doet u door uw geschatte inzet in te vullen op de Y-as. In bovenstaand voorbeeld begint dit bij 80 uur en gaat dit neerwaarts verder tot 16 uur. Op de X-as begint u met dag één en gaat u door tot dag 5.

Eens u uw verhaalpunten voltooid heeft, kunt u beginnen met het schetsen van uw ideale resterende tijd en uw reële tijd. Deze lijnen zullen waarschijnlijk licht verschillen, tenzij uw reële werk uiteindelijk precies hetzelfde is als uw geschatte inzet van in het begin.

Dit is een voorbeeld van hoe uw burndown-grafiek er zou uitzien met dit voorbeeld.

Zoals u ziet, verschilt de reële werklijn licht van de ideale. De werkinzet was hoger dan voorzien in het begin, maar op het einde lager dan verwacht. Daardoor was het eindresultaat hetzelfde, ook al was de weg ernaartoe licht verschillend.

De voordelen van het gebruiken van een burndown-grafiek

Een burndown-grafiek is een heel goede manier om het te voltooien werk te visualiseren tegenover de tijd die nodig is om het te voltooien. Daardoor is het een perfecte tool voor teams die in sprints werken.

Bijkomende voordelen van het gebruiken van een burndown-grafiek omvatten:

1. Geeft een directe vergelijking weer:Een burndown-grafiek geeft een directe vergelijking weer van het te voltooien werk en de inzet die nodig is om de sprint te voltooien. Dit helpt teams om taken te koppelen aan grotere doelen en zorgt dat taken volgens de juiste trend bewegen richting sprintdoelen.

2. Houdt teams op dezelfde lijn: Met een dagelijkse inzetlog en een locatie waar het nodige werk visueel weergegeven wordt, hebben teamleden één informatiebron waar ze toegang hebben tot de uit te voeren taken en deze kunnen bijhouden.

3. Biedt inzicht in de teamproductiviteit: Een burndown-grafiek is niet alleen goed om het werk te visualiseren, het kan u ook inzicht geven in hoe productief uw team is en hoe snel ze werken. Als uw reële werk drastisch verschilt van uw ideale, dan kunt u bedenken hoe u uw team kunt helpen om productiever te zijn.

Deze voordelen zorgen dat een burndown-grafiek een uitstekende tool is voor het bijhouden van de werkbelasting van het team, de inzet en de productiviteit. Bovendien is het perfect voor diegenen die verkiezen hun taken en de algemene projectdoelen te visualiseren.

Voortgang bijhouden met een burndown-grafiek

Nu u weet hoe een burndown-grafiek te lezen en te gebruiken, kunt u er zelf één maken. Uw eigen burndown-grafiek maken, kan het helpen om uw teamleden met één gegevensbron verbonden te houden. Voor Scrum-teams die aan Agile-projecten werken, kan dit het giswerk naar het nog te voltooien werk drastisch verminderen. Bovendien zult u voorbereid zijn om scope creep te identificeren en te voorkomen, vóór het gebeurt.

Als u op zoek bent naar bijkomende manieren om uw team op dezelfde lijn te houden en werk bij te houden, overweeg dan een projectbeheertool die alles biedt. Van het koppelen van taken aan doelen, tot planningssjablonen en alles daartussenin, Asana kan helpen.