Het productteam van Figma verminderde de vergadertijd met 50% met Asana

Veel innovatieve merken zoals Square, GitHub, ClassPass en Asana hebben iets gemeen: ze doen ontwerpwerk in Figma, de eerste professionele UI-ontwerptool die volledig in de browser is gebouwd. De missie van Figma is om design voor iedereen toegankelijk te maken. Als productmanager en vroege Figma-werknemer is het de rol van Badrul Farooqi om ervoor te zorgen dat de product- en engineeringteams op het juiste moment de juiste dingen bouwen en om succesvolle lanceringen te coördineren met go-to-market-teams, zoals verkoop en marketing.

Het bedrijf heeft vandaag meer dan 1 miljoen aanmeldingen, $ 82 miljoen aan financiering en meer dan 100 werknemers, maar toen Badrul toetrad, zag het bedrijf er heel anders uit. Het team was klein en Figma moest nog publiekelijk lanceren. In die tijd gebruikten ze JIRA om productontwikkeling te beheren, maar het was te complex voor hun workflows en creëerde managementoverhead naarmate het team en het product groeiden. De teams hadden een gebruiksvriendelijk platform nodig dat zou opschalen en hen zou dragen tijdens hun publieke lancering en daarna.

Een eenvoudige manier vinden om ontwikkelingsbacklogs te beheren

Badrul wilde een flexibele en eenvoudige tool vinden die product- en engineeringbacklogs kon beheren. Maar het grotere geheel was ook cruciaal. Hij moest cross-functionele teams in het hele bedrijf verbinden tijdens grote lanceringen wanneer het alle hens aan dek was. Dit zou organisatorische transparantie bieden en verantwoording opbouwen door middel van duidelijke plannen, verantwoordelijkheden en deadlines.

Asana testen en uitrollen

Badrul testte Asana eerst met slechts één team, om te bevestigen dat het gebruiksvriendelijker was dan hun bestaande systeem. Hij migreerde vervolgens het werk van het volledige product- en engineeringteam van JIRA naar Asana en deelde lichte trainingen en documentatie met het team om een voorbeeldweergave van de tool te bekijken. Vanwege de flexibiliteit van Asana konden verschillende teams het gebruiken op de manier die het best past bij hun specifieke behoeften en workflows.

Vertrouwen opbouwen door transparantie

Zichtbaarheid is ingebakken in al het product- en engineeringwerk via Asana. Wanneer Figma een nieuwe functie ontwikkelt, maken ze een productspecificatiedocument en op het moment dat het team erop afstemt, wordt het overgebracht naar een Asana-project. Om dit sneller te maken, gebruiken ze een projectsjabloon met de typische stappen en mijlpalen voor de betrokken productmanager, ontwerper en ingenieurs.

Het projectbord wordt de nieuwe bron van waarheid. De taken en tijdlijnen houden iedereen op één lijn en verantwoordelijk, omdat iedereen kan zien wie waaraan werkt. Voor bredere lanceringen beheren cross-functionele teams ook taken en vervaldatums in Asana, en voegen ze bestanden toe om strategie en andere details vast te leggen.

Naarmate het werk vordert, wordt Asana een gedetailleerd verslag van actie en discussie, dat een historisch artefact biedt voor de organisatie en iedereen die moet begrijpen waarom een beslissing werd genomen. Dit versnelt de onboarding van werknemers, helpt teamgenoten over te stappen naar nieuwe rollen en verkort zelfs vergaderingen.

De product- en engineeringteams hebben hun stand-up vergadertijd met 50% kunnen verkorten, waardoor ze elke week een uur of twee besparen, omdat ze geen statusupdates meer hoeven te delen over waar ze aan werken - het staat allemaal in Asana. In plaats daarvan wordt de hele vergadering besteed aan het samen oplossen van moeilijke problemen.

De volgende grens: krachtige ontwerptools aanbieden aan niet-ontwerpers

Wat nu voor Figma? Ze zullen hun visie verder ontwikkelen om design voor meer mensen toegankelijk te maken - die niet per se professionele ontwerpers zijn - en hen helpen hun creativiteit tot leven te brengen. Alle producten, functies en middelen om dat mogelijk te maken, worden beheerd in Asana. Naarmate Figma deze nieuwe markten bereikt, zullen ze een nieuwe golf van groei hebben, maar Asana zal meteen met hen opschalen.