Dow Jones-marketing bespaart 10% van hun werkdag met Asana

Dow Jones is al meer dan een eeuw een steunpilaar van de financiële wereld. Opgericht in 1882, produceert het toonaangevende publicaties, zoals "The Wall Street Journal", en biedt het gegevens- en inlichtingenoplossingen aan bedrijven via zijn B2B-divisie.

Het B2B-marketingteam genereert vraag naar de kernproducten en -diensten van het bedrijf: Factiva, Dow Jones Newswires en Risk & Compliance. Chief Marketing Officer Rossa Shanks kwam in 2016 bij de organisatie en heeft het marketingteam uitgebreid tot 20 mensen in New York, Singapore en Londen.

Hij bracht Asana mee om campagneplanning en samenwerking tussen de drie merkteams en zijn vraaggeneratie, inhoud en creatieve teams te vergemakkelijken. Dus toen het verschijnen van COVID-19 een volledig thuiswerkend personeelsbestand vereiste, bevond Asana zich al in hun tech-stack, samen met Slack en Google Drive, waardoor de overgang naar thuiswerk gemakkelijk werd.

Net als het marketingteam van Dow Jones heeft bijna tweederde (62%) van de wereldwijde fulltime kenniswerkers hun gebruik van samenwerkingstools verhoogd vanwege COVID-19, volgens de Anatomie van werk: enquête van teams op afstand, waardoor ze thuis in de pas kunnen blijven lopen met hun collega's.

De lijm die het team bij elkaar houdt

Na Asana in eerdere rollen te hebben gebruikt, is Rossa van mening dat teams kunnen profiteren van tools die hand-offs beheren en zichtbaarheid creëren. Hij wist dat het zou opschalen naarmate de organisatie groeide; toen Rossa zich bij het marketingteam van Dow Jones voegde, bestond het uit slechts vier mensen.

Flexibiliteit was een andere vereiste. De drie merkteams hebben verschillende werkstijlen, maar Asana kan met alle stijlen werken, terwijl het de processen voor de inhouds-, creatieve en vraaggenererende teams stroomlijnt.

Asana of niets

Rossa nam een alles-of-niets-benadering toen hij Asana naar het team bracht en gaf het goede voorbeeld: als hun werk niet in Asana stond, bestond het niet.

Julia Lancaster, de contentstrateeg van het team, nam vanaf daar de installatie van Asana over. Ze zorgde ervoor dat alle workflows, taken en technische details werden opgenomen. Samen met de teams ontwikkelde ze processen voor hoe ze Asana zouden gebruiken, waaronder etikettering, naamgevingsconventies en interne regels voor taaktoewijzingen.

Vandaag maken nieuwe teamleden op hun eerste dag kennis met Asana. Ze onboarden door een Asana-project te volgen dat een sjabloon heeft gekregen voor elke stap die ze moeten voltooien, net als elk ander formeel proces. Ze ondergaan een eerste trainingssessie over Asana en gebruiken de Asana-handleiding als een doorlopende bron.

Werken met creatieve magie

Asana is de centrale hub voor al het marketingwerk, van campagneplanning tot inhoud en creatief werk. Met portfolio's kan het team het werk organiseren op basis van de drie belangrijkste productafdelingen, maar toch de voortgang van de campagne op één plaats bekijken.

Het leiderschapsteam houdt toezicht op de werkbelastingen van teamleden; de creatief directeur kan bijvoorbeeld taken herverdelen als een van zijn drie ontwerpers wordt uitgerekt. Het elimineert ook de noodzaak voor teamgenoten om elkaar te micro-managen en taken op te volgen.

Het team voert ongeveer 10 grootschalige marketingcampagnes per jaar uit, met behulp van een sjabloon om elke campagne te starten. Ze gebruiken multi-homing om de taken te verdelen over de vraaggeneratie, inhoud en creatieve teams, waardoor hun werkstromen worden vereenvoudigd. Bij het maken van een sociaal middel, bijvoorbeeld, ziet een ontwerper alleen de toegewezen creatieve taken, tenzij ze doorklikken naar het bredere project om al het werk dat in verschillende teams gedaan wordt te begrijpen. Dus hoewel een Asana-project het werk van de teams voor één campagne verbindt, biedt het ook de mogelijkheid om workflows te scheiden, omdat wat ontwerpers in Asana bekijken totaal anders is dan wat een marketeer met een vraaggeneratie dagelijks ziet. Projecten worden ook aangeduid met kleurcodering, om aan te geven voor welk merk of product de taak is.

Sjablonen helpen ook om inhoud en creatieve productie onfeilbaar te maken. Omdat het team tegelijkertijd aan zoveel assets werkt, kan het gemakkelijk zijn om een klein maar cruciaal technisch detail te vergeten, zoals het toevoegen van een trackingcode aan een stuk inhoud. Julia, die op deze codes vertrouwt voor de inhoudsstrategie, kan de stap in het Asana-proces inbouwen, zodat het er altijd is als herinnering en ze kan controleren wanneer het is voltooid.

Met de mogelijkheid van Asana om de projectstatus, voltooide taken en toekomstige plannen vast te leggen, plus het verminderen van de noodzaak om naar informatie te zoeken, schat Rossa dat Asana zijn teamleden elke dag tot 10% van hun tijd bespaart. Uit de Anatomie van werk-index is gebleken dat administratief werk ("werk over werk") twee keer zoveel tijd kan kosten als we denken, wat mogelijk tot 60% van onze werkdagen in beslag neemt.

Het team van Rossa is verbonden gebleven sinds ze zijn overgestapt op thuiswerken en ze dragen onvoltooide taken gemakkelijk over aan collega 's in verschillende tijdzones. Asana biedt de steigers voor een georganiseerd, autonoom team - ze weten waar ze aan moeten werken, zodat ze hun vergaderingen op afstand kunnen besteden aan menselijke verbinding en praten over werk op strategisch niveau.

Wat is het volgende voor Dow Jones B2B

Met hun kernwerk onder controle tijdens de COVID-19 thuisblijf-richtlijnen, kan het B2B-marketingteam zich concentreren op het rijpen en verbreden van hun activiteiten, zoals het verenigen met de verkoop om een naadloze klantervaring te vergemakkelijken, het creëren van geavanceerde accountgebaseerde marketingcampagnes en het vergroten van hun organische aanwezigheid op het web als een krachtpatser op het gebied van nieuws en informatie.

En ze vestigen zich in hun status als trendsetters, terwijl andere teams bij Dow Jones kennis nemen van hun Asana-gebruik - en het kopiëren.