이벤트 계획 템플릿

이벤트를 계획할 때는 변동되는 수많은 요소를 관리해야 합니다. 예산을 계획하고, 공급업체와 협상하고, 중요한 날을 앞두고 작업을 조율하는 등 이벤트가 열리기까지 해야 할 일이 많습니다. 

이벤트 계획 프로세스를 원활하게 운영하려면 모든 이벤트 작업과 세부 정보를 쉽게 액세스할 수 있는 한 곳에서 구성해야 합니다. Asana의 이벤트 계획 템플릿을 사용하면 높은 수준의 이벤트 계획 일정을 보고 쉽게 협업할 수 있으므로 목적에 맞게 계획할 수 있습니다.

이벤트 계획 템플릿이란 무엇인가요?

이벤트 계획 템플릿은 이벤트 계획 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되는 복제 가능한 프레임워크입니다. 이벤트 세부 정보를 관리하고 추적할 수 있는 단일 장소를 제공합니다. Asana의 이벤트 계획 템플릿은 예정된 이벤트 작업과 세부 사항을 추적하기 위해 사용자 지정 섹션과 필드로 미리 빌드됩니다. 일관성을 생성하여 기존 이벤트 관리 워크플로를 쉽게 복제할 수 있습니다. 즉, 팀이 어떤 단계도 놓치지 않고 최고의 이벤트를 진행할 수 있다는 확신을 가질 수 있습니다. 

Asana의 이벤트 계획 템플릿을 사용하면 어떤 이점이 있나요?

무료 이벤트 계획 템플릿을 사용하면 일정에 대한 모든 세부사항을 한 곳에서 관리하여 정적 스프레드시트가 할 수 없는 방식으로 명확한 정보를 제공할 수 있습니다. 예산을 추적하고 벤더와 소통하는 것에서부터 계획에 맞춰 일정을 잡는 것까지, 템플릿을 사용하면 이벤트가 원활하게 진행될 수 있습니다. 

또한 새로운 프로젝트를 만드는 대신 각 이벤트의 템플릿을 복제할 수 있습니다. 이렇게 하면 불필요한 선행 작업을 줄이고 팀이 유사한 이벤트를 계획할 때 동일한 단계를 따를 수 있습니다.

이벤트 계획 템플릿의 다른 이점은 다음과 같습니다.

• 이벤트가 시작되기 전에 이벤트 예산을 책정합니다.

• 이벤트 계획을 타임라인에 표시합니다.

• 이벤트 계획을 보다 원활하게 수행하기 위해 이벤트 작업을 추적할 수 있는 이벤트 계획 체크리스트를 작성합니다.

• 일정 문제를 일으키기 전에 다른 사람에게 의존하는 작업을 쉽게 확인하고 방해 요소를 제거합니다.

• 프로젝트에서 바로 상태 업데이트와 이벤트 진행 상황을 공유합니다.

• 마일스톤을 사용하여 계획 진행 상황을 추적합니다. 

• 공급업체 목록과 게스트와의 관계를 적극적으로 관리하세요.

• Outlook, Gmail, Slack과 같은 Asana의 연동 앱을 사용하여 메시지를 실행 가능한 작업으로 전환하고 중요한 문서를 추적하세요.

• 모바일 앱으로 어디서나 일일 작업 및 이벤트 계획을 관리하세요.

Asana의 이벤트 계획 템플릿으로 어떤 이벤트 세부 정보를 관리할 수 있나요?

이벤트 계획 템플릿에는 중요한 이벤트 정보를 관리하는 데 사용할 수 있는 섹션과 사용자 지정 필드가 미리 채워져 있습니다. 또한 다음과 같은 이벤트 세부 정보를 추적할 수 있는 사용자 지정 태그를 직접 작성할 수도 있습니다.

• 이벤트 타임라인

• 이벤트 예산

• 공급업체 계약서 및 기타 중요한 문서

• 게스트 목록

• 작업을 완료해야 하는 시기 및 담당 팀과 같은 필요한 계획 세부 정보   

• 중요한 당일 작업 및 일정

• 이벤트 후 평가 또는 성과 보고

Asana의 이벤트 계획 템플릿 사용 방법

이벤트 계획 템플릿을 다운로드한 후에는 쉽게 사용할 수 있습니다. 템플릿을 복사하여 예정된 이벤트에 맞게 사용자 지정하기만 하면 됩니다. 

다음 단계를 따라 시작하세요.

1. 이벤트 계획 템플릿으로 시작하여 특정 이벤트의 필요에 맞게 사용자 지정하세요. 이벤트에 맞는 고유한 이름을 프로젝트에 지정하고, 이벤트에 대한 정확한 개요와 이벤트의 목적을 프로젝트 설명에 입력합니다.

2. 이벤트의 타임라인에 해당하는 섹션 내에서 이벤트 작업을 구성하세요. 템플릿에는 이벤트 일정에 맞게 구체화하거나 수정할 수 있는 섹션이 미리 채워져 있습니다. 

3. 각 섹션에 작업과 마감일을 추가하여 이벤트가 다가옴에 따라 팀이 해야 할 일을 매핑하세요. 마일스톤을 사용하여 주요 진행 지점을 추적하고 종속 관계를 지정하여 다른 작업을 시작하기 전에 완료해야 하는 작업을 표시하세요. 

4. 내부 팀원 및 외부 이해관계자를 연결하여 가시성과 책임성을 확보하세요. 팀원에게 작업을 할당하고 공급업체나 계약업체와 같은 외부 이벤트 연락처를 초대하여 협업하세요. 공급업체가 Asana에 없나요? Gmail 및 Outlook과 같은 앱 연동을 사용하여 메시지와 이메일을 실행 가능한 작업으로 전환하세요. 

5. 타임라인 보기를 사용하여 이벤트 일정을 상세하게 확인하세요.이벤트 일정이 정상적으로 진행될 수 있도록 계획 진행 상황을 주시하고, 우선순위 전환에 따라 마감일을 쉽게 다시 정렬하며, 일정 충돌이 발생하기 전에 일정을 파악합니다.

6. 상태 업데이트와 함께 진행 상황을 템플릿에 공유하면 팀이 진행 상황을 정확하게 파악할 수 있습니다. 

7. Asana와 Asana 모바일 앱을 통해 바로 당일에 일정을 관리하여 중요한 날을 원활하게 운영하세요.

Asana의 이벤트 계획 템플릿과 함께 사용할 수 있는 기능 및 앱

Asana의 기능과 앱은 팀이 예정된 이벤트에 대해 조율하고 소통하며 중요한 문서와 정보를 추적할 수 있도록 도와주며, 이 모든 것이 Asana를 벗어나지 않고도 가능합니다. 

포함된 기능

1. 타임라인 보기. 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기를 사용하여 계획의 각 구성 요소가 어떻게 맞물려 진행되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다. 

2. 마일스톤. 마일스톤은 프로젝트의 중요한 체크 포인트를 나타냅니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 마일스톤을 설정하여 목표 대비 진행 상태를 팀원과 프로젝트 이해관계자가 파악하도록 할 수 있습니다. 마일스톤을 원대한 프로젝트 목표를 향한 과정 속에서 작은 성취들을 축하하는 기회로 활용하세요. 

3. 종속 관계. 종속 관계를 사용하여 작업을 다른 작업의 완료를 기다리는 상태로 표시할 수 있습니다. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 협업 워크플로를 사용하는 팀은 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 확인하고, 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다. 

4. 프로젝트 상태 업데이트. 더 이상 프로젝트 상태가 어떤지 여러 툴에서 정보를 찾아보거나 이메일로 대신할 수 있는 불필요한 미팅에 참석할 필요가 없습니다. Asana의 프로젝트 상태 업데이트 기능은 간편하게 사용할 수 있을 뿐만 아니라 팀의 업무에 직접 연결되어 있습니다. 따라서 팀원은 프로젝트 계획, 커뮤니케이션 계획, 프로젝트 목표, 마일스톤, 결과물 등의 추가적인 프로젝트 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다. 결과적으로, 프로젝트 상태 보고서 기능을 통해 수작업을 줄이고, 정보를 한 곳에 보관하고, 모두가 새로운 소식에 대한 알림을 받을 수 있습니다. 

추천 앱

1. Gmail. Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다. 

2. Slack. Slack에서 공유한 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다. 

3. Microsoft Teams. Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색 및 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

4. Outlook. 에이전시 업무를 검토하거나 파트너에게 디자인 애셋을 요청하는 것과 같이 대응이 필요한 작업을 이메일로 수신하면 Outlook에서 바로 이에 대한 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. 이후 이와 같은 신규 작업을 자신이나 팀원에게 배정하고, 마감일을 설정하고, 프로젝트에 추가하여 다른 관련 업무와 연결할 수 있습니다. 

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