실행 계획 템플릿

실행 계획 템플릿이란?

실행 계획 템플릿은 특정 목표를 달성하는 데 필요한 모든 작업을 한데 모아 정리한 것입니다. 실행 계획 템플릿은 전략적 계획 수립 프로세스 중에 생성하며, 프로젝트 팀이 할 일 목록과 동일한 방식으로 사용합니다. 다만, 실행 계획이 할 일 목록보다 조금 더 복잡합니다.

실행 계획 템플릿은 실행 계획의 재사용 가능한 버전입니다. 재사용 가능한 실행 계획 템플릿을 마련해 두면 새로운 프로젝트를 진행할 때마다 템플릿을 처음부터 다시 만드는 데 드는 시간과 노력을 아낄 수 있습니다. 또한, 실행 계획 템플릿은 단지 프로젝트 매니저를 위한 것이 아닙니다. 부서에 상관없이 누구나 새로운 실행 계획을 세울 때마다 만들어 놓은 템플릿을 재사용할 수 있어 조직이 전략적 계획 수립 세션을 준비하느라 허비하는 시간을 줄일 수 있습니다.

실행 계획 템플릿의 5가지 부분

실행 계획 템플릿의 가장 중요한 부분은 본인의 필요에 맞게 설정해야 한다는 점입니다. 실행 계획을 최대한 활용하는 데 유용한 모범 사례를 소개합니다.

1. 목표 설정

업무를 시작하기에 앞서, 무엇을 처리하려 하는지 알아야 합니다. 실행 계획을 통해 이루려는 성과를 결정하는 목표 설정 브레인스토밍 세션을 열어야 합니다. 목표를 설정할 때는 SMART 목표를 세워야 합니다.

• Specific(구체적인)

• Measurable(측정 가능한)

• Achievable(달성 가능한)

• Realistic(현실적인)

• Time-bound(기한이 정해진)

이러한 목표는 실행 계획 템플릿의 길잡이 역할을 합니다. 목표가 설정되면 이를 참고하여 작업이 장기 이니셔티브에 기여하는지 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 목적과 일관성이 있는 실행 단계를 보장할 수 있어 불필요하고 중복된 일을 위한 일을 없앨 수 있습니다.

2. 작업 목록 생성

효과적인 실행 계획을 만들려면 목표를 실행 과제로 탈바꿈하는 작업이 필요합니다. 맨 위에는 목표가 있고 그 아래에는 관련된 모든 작업을 위한 공간이 있는 계층 구조로 실행 계획 템플릿을 조직하세요. 신규 프로젝트를 위해 템플릿을 사용하는 경우, 이 작업 목록 섹션은 할 일 목록의 역할을 합니다. 모든 프로젝트 이해관계자가 작업 목록에 접근할 수 있도록 하여 모두가 실시간으로 조정 사항을 반영하고 추정할 수 있도록 하세요. 이렇게 하면 진행 상태를 확인하기 쉽고 팀은 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.

3. 리소스 배정 검토

모든 실행 계획 템플릿에 리소스 배정을 위한 공간을 마련하세요. 이렇게 하면 외부 팀에 각 프로젝트에 필요한 리소스가 무엇인지 보여주고 실행 계획이 실현 가능한지 결정하도록 하는 두 가지 기능을 합니다. 예를 들어, 리소스 배정 검토에서 적시에 프로젝트를 진행할 인원이 없다고 판단된다면 프로젝트를 보류해야 한다는 것을 알 수 있습니다. 프로젝트 관리 툴을 사용하여 실행 계획 템플릿을 만들면 이를 자동화하여 팀원을 배정하고 모든 새로운 실행 계획에 따라 업데이트되는 툴이나 연동을 추가할 수 있습니다.

4. 마감일과 마일스톤 설정

모든 실행 계획은 정해진 기한이 있어야 합니다. 템플릿 내에 각 프로젝트에 복제할 수 있는 타임라인이나 예상 시작일을 설정하세요. 특히 기한이 더 긴 실행 계획 템플릿에는 프로젝트 마일스톤을 사용하는 것도 도움이 될 수 있습니다. 이 마일스톤은 최종 목표로 나아갈 때 큰 성과별로 분리합니다. 마지막으로, 실시간으로 실행 계획의 진행 상태와 지표에 대한 보고서를 확인할 수 있도록 템플릿에 추적 툴을 연결하세요.

5. 검토 및 업데이트

여러 프로젝트에 실행 계획 템플릿을 사용하고 난 후 이를 검토합니다. 간소화할 수 있는 항목을 찾아보고 새로운 워크플로를 생성하거나 생략할 수 있는 불필요한 작업이 있는지 찾아봅니다. 실행 계획 템플릿을 업데이트하도록 알리는 반복 리마인더를 설정하여 사용자의 필요에 완전히 맞게 설정되었는지 확인합니다.

포함된 기능

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 목표: Asana의 목표 기능은 목표 달성을 위해 수행하고 있는 업무를 직접 목표에 연결하여 팀원들이 손쉽게 자신들이 수행하고 있는 업무의 방향성을 파악할 수 있습니다. 목표는 목표를 달성하기 위해 수행하는 업무와 분리된 경우가 많습니다. 팀과 회사의 목표를 이를 뒷받침하는 업무에 연결함으로써 팀원들은 자신이 맡은 업무가 팀과 회사의 성공에 어떻게 직접적으로 기여하는지 실시간으로 명확하게 파악할 수 있습니다. 그 결과, 팀원들이 더 나은 의사 결정을 할 수 있게 되며, 필요한 경우 회사의 전략을 지원하는 프로젝트가 무엇인지 파악하고 측정 가능한 결과를 만들어내는 업무를 우선적으로 처리할 수 있게 됩니다.

• 자동화: 수작업을 자동화하여 팀이 단순 반복 작업에 할애하는 시간은 줄이고 각자가 맡은 업무에 할애하는 시간은 늘리세요. Asana의 규칙 기능은 트리거와 동작을 기반으로 작동합니다. 기본적으로, ‘X가 발생하면 Y를 하라’는 방식입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알림을 보내는 등 많은 일을 수행하세요. 팀이 규칙을 사용하면 일회성 자동화부터 전체 워크플로에 이르기까지 숙련을 요하는 전략적 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

• 하위 작업: 할 일을 한 작업에만 할당하기에는 규모가 너무 큰 경우가 있습니다. 작업에 여러 사람이 참여하거나, 마감일이 광범위하거나, 공개하기 전에 여러 이해관계자가 작업을 검토하고 승인해야 하는 경우, 하위 작업을 사용하여 처리할 수 있습니다. 하위 작업은 세분화된 할 일을 상위 작업의 전체적인 맥락과 계속해서 연결하면서 업무를 배분하고 작업을 개별 요소로 나누는 강력한 수단입니다. 작업을 하위 작업으로 세분화하거나 다단계 프로세스의 개별 요소를 하위 작업으로 기록하세요.

추천 앱

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