실행 과제 템플릿

작업이 명확히 정의되어 있지 않으면 모호하고 연관성이 없는 작업 사이에서 방황하며 시간과 에너지를 낭비하게 됩니다. 이는 소모적이며 효과적이지도 않습니다. 대신, 실행 과제 템플릿을 생성하여 각 작업에 대해 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 명확하게 정의하세요. 새로운 목록을 생성할 때마다 템플릿을 복제하여 작업을 실행 가능한 항목으로 전환하고 더욱 체계적이고 효율적인 방식으로 처리할 수 있습니다.

실행 과제 템플릿이란?

실행 과제는 누가(배정받은 팀원), 무엇을(설명), 언제까지(마감일)에 해당하는 정보가 지정된 작업입니다. 실행 과제는 반복 가능한 워크플로 또는 작업, 팀, 마감일을 연결하는 일련의 프로세스에서 사용됩니다. 실행 과제 템플릿을 사용하면 명확하게 정의된 실행 과제 목록을 저장하여 반복되는 업무에 복제해서 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 팀이 회사 블로그를 관리하는 경우, 분기별 개시에 사용할 실행 과제 템플릿을 만들어서 작성해야 하는 게시물, 게시물의 작성자, 게시일 또는 작성 완료일을 추적할 수 있습니다.

실행 과제 목록과 할 일 목록의 차이점

일반적으로 하나의 목록을 만들어 실행 과제와 할 일을 모두 추적하지만, 실행 과제 템플릿과 할 일 목록 템플릿 사이에는 몇 가지 주요한 차이점이 있습니다.

• 실행 과제 목록은 워크플로를 진행하기 위해 해야 하는 업무를 정리합니다. 실행 과제 목록에 아무 작업이나 나열할 수 있는 것은 아닙니다. 더 큰 프로젝트 계획의 한 부분을 구성해야 하며 관련이 있는 실행 과제를 포함해야 합니다. 목록에 있는 여러 실행 과제를 함께 완료하면 더 큰 목표와 이니셔티브를 추진할 수 있습니다.

• 이름에서 알 수 있듯이, 실행 과제는 실행 가능합니다. 반면에 할 일 목록에 있는 항목은 모호하고 명확히 정의되어 있지 않습니다. 예를 들어, 온보딩 템플릿을 업데이트해야 한다고 가정해 보겠습니다. 할 일 목록에 있는 작업은 있는 그대로 유지되지만, 실행 과제에는 정의(템플릿을 업데이트하기 위해 해야 하는 것은?), 배정된 팀원, 예상 마감일이 추가될 수 있습니다.

실행 과제 목록 템플릿을 사용해야 하는 경우

일련의 작업을 완료해야 하는 모든 영역에서 실행 과제 목록 템플릿을 사용할 수 있습니다. 실행 과제 목록 템플릿은 맞춤 설정할 수 있습니다. 칸반 보드나 간트 차트를 사용하여 시각적으로 구성하거나 더욱 일반적으로 사용되는 디지털 작업 목록을 만들 수 있습니다. 아니면, 이 모두를 사용할 수도 있습니다. Asana에서는 실행 과제 템플릿을 위한 하나의 프로젝트를 생성하여 필요에 따라 여러 보기를 전환할 수 있습니다. 템플릿을 생성한 후에는 종속 관계를 추가하여 대규모 팀 간의 업무를 조율할 수 있습니다.

실행 과제 목록 템플릿은 다용도로 사용할 수 있으므로 다양한 상황에서 사용할 수 있습니다. 다음은 몇 가지 활용 가능 사례입니다.

• 반복되는 프로젝트: 반복되는 이니셔티브에서 일련의 동일한 실행 과제를 반복하는 경우, 템플릿을 사용하면 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 예를 들어, 분기별 제품 업데이트에 동일한 실행 가능한 작업이 항상 포함된다면 이를 위해 템플릿을 생성할 수 있습니다.

• 팀원과의 협업: 여러 명의 팀원이 저마다 각자의 실행 과제 목록을 관리해야 한다면 템플릿을 사용하는 것이 좋습니다. 이를 위해서는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 모두가 공유하는 하나의 정보 소스에서 업무를 수행할 수 있기 때문입니다.

• 진행 상태 보고서 전송: 이해관계자가 실시간으로 업데이트되는 정보를 확인해야 하는 경우, 팀의 실행 과제 목록 템플릿을 검토하여 현재 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다. 질문이 있는 경우, 각 실행 과제의 항목을 배정받은 사람이 누구인지 확인하여 해당 담당자에게 문의할 수 있습니다.

실행 과제 목록 템플릿을 만드는 방법

효과적인 실행 과제 목록 템플릿은 점진적으로 구성됩니다. 프로젝트 주기에 걸쳐 ‘백로그’ 또는 ‘할 일’ 섹션으로 시작하여 ‘진행 중’ 섹션으로 이동한 다음, 작업이 완료될 때까지 다음 단계로 넘어갑니다.

기타 프로젝트 관리 템플릿과 마찬가지로, 실행 과제를 추적하기 위해 상세 정보를 추가하고 실시간으로 업데이트할 수 있는 동적인 플랫폼을 사용하면 실행 과제 목록 템플릿을 최대로 활용할 수 있습니다. 칸반 보드 툴과 같은 시각적 형식을 사용하면 실행 과제를 추적하기가 훨씬 더 쉽습니다.

각 실행 과제를 생성할 때 추가해야 하는 구성 요소는 다음과 같습니다.

• 무엇을: 작업에 대한 상세한 설명입니다.

• 누가: 각 실행 과제에는 담당자가 있어야 합니다. 그래야 각 작업을 책임지는 사람이 누구인지 모두가 알 수 있습니다.

• 언제: 반복되는 작업에 표준화된 마감일을 지정합니다. 예를 들어, 매달 말일에 프로젝트 상태를 검토하는 일을 기억하기 위해 확인용 작업을 생성할 수 있습니다.

• 긴급성: 특정 작업의 우선순위 수준을 나타내어 팀원이 먼저 처리해야 하는 작업이 무엇인지 알 수 있도록 합니다.

포함된 기능

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 보드 보기: 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

• 워크로드: 워크로드를 통해 다양한 프로젝트에서 팀이 수행하고 있는 업무를 한 곳에서 쉽게 살펴볼 수 있어 팀의 작업 수용량을 한눈에 파악할 수 있습니다. 한눈에 이러한 정보를 확인할 수 있으므로 상충 요인을 정확히 찾아내고, 위험 요소에 대응하며, 작업을 재배정하거나 일정을 다시 조정하여 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다. 워크로드를 주기적으로 확인하여 팀원의 업무량을 균형 있게 유지하세요. 만약 업무량이 너무 많거나 적은 팀원이 있다면 우선순위가 낮은 작업을 손쉽게 재배정하거나 일정을 다시 조정하여 우선순위가 높은 이니셔티브 진행이 지연되는 일을 해결할 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

추천 앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• OneDrive: Asana 작업 창에 내장된 Microsoft OneDrive 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부하세요. Word, Excel, PowerPoint 등의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Loom: 프로젝트 개요에 Loom 동영상을 추가하여 특징을 돋보이게 만들고 명확한 맥락을 제공할 수 있습니다. 프로젝트나 기대 사항을 설명하고 주요 마일스톤을 강조하는 내용을 담은 동영상을 손쉽게 삽입할 수 있습니다. Loom 동영상 메시지로 뉘앙스와 맥락을 정확하게 제공하여 팀이 프로젝트를 더 빠르게 처리할 수 있습니다. 무엇보다도 최고의 장점은 팀이 Asana 워크플로를 벗어나지 않고도 동영상을 시청할 수 있다는 점입니다.

• Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

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