팀의 성공을 위해 역할과 책임을 정립하는 4가지 방법

역할과 책임이 분명하지 않은 프로젝트를 관리할 때 생기는 혼란스러운 느낌을 아시나요? 예를 들어, 한 팀원이 디자인을 진행하고 다른 팀원은 콘텐츠를 진행합니다. 두 팀원 모두 이미지에 담길 카피 작성이 자신이 담당한 업무라 생각하여 카피를 작성합니다. 이렇게 커뮤니케이션의 오류와 중복 업무로 인해 카피를 완성하는 데 시간이 오래 걸려 프로젝트를 연기해야 하는 상황에 처할 수 있습니다.

명확한 역할과 책임이 없다면 프로젝트 계획을 고수하기가 어렵습니다. 팀의 역할을 정의하면 팀원이 협업하여 더 효율적으로 프로젝트를 진행하는 데 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 매니저로서 팀의 생산성을 높이고 싶다면 프로젝트 초반에 각 팀원이 담당할 구체적인 작업을 명확히 하는 것이 중요합니다.

이 가이드에서는 역할과 책임을 정립하는 방법을 소개하고 역할과 책임을 정립하는 것이 팀에 유익한 이유를 설명합니다.

1. 해야 할 일이 무엇인지 정합니다

지금부터 소개할 단계는 조직 및 프로젝트 차원에서 역할과 책임을 특정할 때 사용할 수 있습니다. 팀의 역할을 정의하는 첫 번째 단계는 해야 할 다양한 작업을 정하는 것입니다. 해야 할 일을 특정할 때 다음과 같은 질문이 도움이 될 수 있습니다.

• 과거에 진행했던 프로젝트가 성공적으로 완료되었는가?

• 그렇지 않다면, 개선할 점이 있었는가?

• 팀의 할 일 목록에 아직 남아 있는 작업은 무엇인가?

• 각 팀원이 매일 완료하는 작업은 무엇인가?

• 이러한 작업은 각 팀원의 직무 기술서에 속하는가?

처리해야 하는 업무가 얼마나 되는지 알면 그에 알맞게 작업을 위임할 수 있습니다.

2. 책임에 차이가 있는지 파악합니다

이 단계는 조직 차원에서 역할을 정의할 때와 가장 관련이 있지만, 프로젝트를 수행할 때 역시 책임에 차이가 있을 수 있습니다.

할 일 목록을 생성한 후, 이러한 작업을 팀원이 실제로 수행하는 일과 비교 대조합니다. 이렇게 비교하여 책임에 차이가 있는지 파악할 수 있습니다. 팀원의 기존 직무 기술서가 명확하지 않거나 다른 사람으로 인해 다른 작업을 맡게 되었다면 이러한 차이가 의도치 않게 생길 수 있습니다.

책임에서 차이가 나는 부분을 파악하면 이를 팀 재편성의 출발점으로 삼을 수 있습니다. 그다음으로는 팀원을 다시 원래 의도한 역할에 배정하고 해당 팀원이 처리하던 작업을 누가 이어서 할지 고려할 수 있습니다.

3. RACI 매트릭스를 사용하여 역할을 명확히 합니다

RACI 매트릭스는 팀원의 역할을 명확히 하는 훌륭한 도구입니다. RACI는 Responsible(실무 담당자), Accountable(의사 결정권자), Consulted(업무 수행 조언자), Informed(결과 통보 대상자)의 두문자어입니다. Y축에는 작업을, X축에는 팀원을 배치하여 RACI 매트릭스 또는 표를 만들 수 있습니다.

RACI의 네 문자를 각 작업과 팀원에게 배정합니다. 이렇게 하면 팀원이 각 작업에 대한 자신의 구체적인 역할을 쉽게 파악할 수 있습니다.

아래의 설명은 RACI 차트의 각 문자에 해당하는 역할에 가장 적합한 팀의 역할이 무엇인지 자세히 설명합니다.

• R은 Responsible(실무 담당자)을 가리킵니다. 실무 담당자는 업무를 수행하는 사람입니다. 작업당 실무 담당자가 한 명만 있어야 질문과 업데이트 사항을 누구에게 문의해야 하는지 모든 팀원이 알 수 있습니다.

• A는 Accountable(의사 결정권자)을 가리킵니다. 의사 결정권자는 업무승인을 담당하기 때문에 매니저일 가능성이 높습니다.

• C는 Consulted(업무 수행 조언자)를 가리킵니다. 업무 수행 조언자는 업무에 대해 의견을 제공합니다. 이 역할은 같은 팀의 팀원이 맡을 수도 있고 다른 팀의 누군가가 맡을 수도 있습니다.

• I는 Informed(결과 통보 대상자)를 가리킵니다. 결과 통보 대상자는 업무의 진행 상태와 결과에 대해 보고를 받지만, 업무가 수행될 때 의견을 제공하지는 않습니다.

RACI 매트릭스를 위한 추가적인 팁:

• 실무 담당자(R)는 작업당 한 명만 있어야 합니다. 그래야 팀원이 해당 업무를 담당하는 사람이 누구인지 알 수 있습니다. 한 작업에 실무 담당자가 두 명 이상이면 팀원이 혼동하기 쉽습니다.

• 각 작업의 의사 결정권자(A)는 단 한 명이어야 하지만, 의사 결정권자가 실무 담당자를 겸할 수 있습니다(AR).

• 보고하는 대상의 수를 제한하는 것 역시 중요합니다. 결과 통보 대상자가 많으면 프로젝트가 불필요하게 복잡해질 수 있기 때문입니다(I의 수를 제한하세요).

RACI 매트릭스를 사용하여 프로젝트를 실행할 때 팀원이 참고할 수 있는 명확한 예상치를 설정할 수 있습니다.

4. 팀원의 피드백을 받습니다

RACI 매트릭스를 완성한 후 팀원에게 솔직한 피드백을 요청하면 팀의 협업을 촉진하고 배정한 역할이 제대로 진행되는지와 관련한 인사이트를 얻을 수 있습니다.

팀원이 자신의 의견을 표현할 수 있을 때 커뮤니케이션을 촉진하여 직장에서 건전한 팀 역학 관계를 만들 수 있습니다.

다음과 같이 여러 방식으로 피드백을 구할 수 있습니다.

• 팀 미팅을 주최하여 “제가 배정한 팀의 역할에 대해 공유하실 의견이 있나요?”라고 묻습니다.

• 일대일 미팅을 계획하여 팀원이 안심하고 염려되는 점을 표할 수 있는 공간을 마련합니다.

• 익명 설문 조사를 실시하여 팀원이 솔직한 의견을 공유할 수 있도록 합니다.

역할과 책임을 명확히 해야 하는 경우

역할과 책임은 조직 및 프로젝트 차원에서 존재합니다. 프로젝트 매니저의 일은 팀을 위해 상황별로 조직 및 프로젝트 차원 모두에서 역할과 책임을 정의하는 것입니다. 조직 차원에서 견고한 팀 구조를 만드는 것은 매우 중요하므로 여기에서 빈틈을 발견하면 즉시 해결해야 합니다.

예를 들어, 팀의 콘텐츠 작성자가 프로젝트 계획 수립 업무를 많이 맡고 있다면 해당 팀원이 자신의 우선순위와 작업에 다시 집중할 수 있도록 만들어야 할 것입니다. 디자이너가 온종일 이메일에 답장하기 바쁘다면 팀 구조를 재편성해야 디자이너가 창작에 집중할 수 있는 시간을 더 많이 확보할 수 있습니다.

팀이 조직 차원에서 자신의 역할과 책임을 알고 있어야 비로소 프로젝트 매니저는 각 프로젝트를 개별적으로 접근할 수 있습니다. 디자이너가 디자인과 관련 없는 일반적인 업무를 해야 할 수도 있지만 구체적인 프로젝트에서는 디자인을 제출하고 다시 수정하는 일을 담당할 것입니다.

역할 및 책임 정립의 이점

역할과 책임을 정립하는 것은 오래 유지될 팀 구조를 만드는 것입니다. 개개인이 자신이 배정받은 담당 업무에 자신감을 가지고 임할 수 있을 때 팀의 성과가 향상됩니다.

팀원이 개별적인 역할을 맡을 때 팀은 다양한 방식으로 이점을 얻을 수 있습니다.

• 생산성 향상: 각 팀원에게 주요 책임 업무를 배정할 때 생산성 향상을 경험할 수 있습니다. 팀원이 역할과 책임을 명확히 파악하면 적절한 업무를 우선시하고 큰 영향을 미치는 업무를 처리할 수 있습니다.

• 채용 프로세스 개선: 다양한 역할의 책임 업무를 명확히 하면 채용 매니저가 새로운 직원을 찾을 때 팀에 필요한 인재를 뽑기 수월해집니다. 일련의 책임 업무가 명확히 정해져 있지 않으면 채용 담당자가 지원자에게 직무를 설명하기 어려울 수 있습니다.

• 팀의 사기 제고: 팀원이 무엇을 해야 하는지가 명확하지 않으면 자신의 스킬에 대한 자신감이 떨어질 수 있습니다. 역할과 책임을 정립하면 모든 팀원이 완료해야 하는 작업을 가지게 되기 때문에 팀의 사기를 높일 수 있습니다. 이와 더불어 팀원이 가진 본연의 능력을 보완하는 작업을 배정하여 매일 수행하는 업무에 자신감을 가지도록 할 수 있습니다.

• 더 효율적인 리소스: 팀원이 적합한 직무를 수행할 때 비로소 조직은 시간과 비용의 낭비를 줄일 수 있습니다. 앞선 예에서 살펴봤듯이 투 팀원이 프로젝트에서 자신이 맡은 역할을 이해하지 못한다면 일을 두 배로 하게 됩니다. 이와 같이 업무가 중복되면 프로젝트를 수행할 귀중한 시간을 낭비하게 되고 이는 곧 비용 낭비로 이어집니다. 팀이 효율적일수록 예산과 타임라인이 줄어듭니다.

팀의 역할이 명확하고 확고할 때 팀원은 맡은 바 책임을 다하는 데 자신감을 얻고 동기 부여가 됩니다.

역할 및 책임의 예시

모든 역할에는 해당 직위에 맞는 주요 직무가 있습니다. 역할이 올바르게 정립되어 있으면 팀원은 자신의 역할을 이해하고 자신의 직무에 맞는 작업만을 담당합니다. 일반적인 역할과 해당 역할의 책임에 대해 살펴보겠습니다.

역할: 프로젝트 매니저

책임: 

• 프로젝트 계획 및 개발

• 팀 조성 및 이끌기

• 프로젝트 진행 상태 공유 및 모니터링

역할: 비주얼 디자이너

책임:

• 일관된 비주얼 작업물 제작

• 팀원에게 지속적으로 프로젝트 마일스톤 관련 업데이트 전달

• 프로젝트 방향 제시 및 팀원 안내

역할: 콘텐츠 작성자

책임:

• 카피 연구 및 작성

• 진행 상태와 관련하여 디자이너 및 매니저와 소통

• 클라이언트 피드백을 반영하여 카피 수정

이러한 책임은 조직 문화, 업무 환경, 각 팀원의 능력에 따라 바뀔 수 있습니다. 팀원이 보고하는 대상과 역할의 요건과 같은 추가적인 세부 정보를 포함하여 자체적인 직무 템플릿을 만들 수 있습니다.

명확한 커뮤니케이션과 구조로 강력한 프로젝트 팀을 만드세요

모든 프로젝트에 대해 팀원이 준비를 갖추도록 하는 것은 팀장의 몫입니다. 강력한 팀 구조를 만드는 최고의 방법은 열린 커뮤니케이션을 확립하는 것입니다. 팀 커뮤니케이션 소프트웨어를 사용하면 모든 팀원이 자신의 역할, 책임, 작업의 마감일, 작업의 상태를 알 수 있어 마감일을 지키고 팀의 목표를 달성할 수 있습니다.