Gojek은 Asana로 20개 이상의 서비스를 추진하고 있습니다

Gojek은 동남아시아의 선도적인 온디맨드 플랫폼으로, 수백만 명의 사용자에게 20가지가 넘는 서비스를 이용할 수 있는 기회를 제공하고 있습니다. 교통과 음식 배달부터 디지털 결제와 물류에 이르기까지 Gojek을 통해 다양한 서비스를 이용할 수 있습니다. 2010년 Gojek은 Ojek(오토바이 택시) 드라이버와 고객을 연결하는 콜 센터로 시작했습니다. 현재 Gojek은 2015년 1월에 앱을 출시한 이래 빠르게 성장해 왔으며 Gojek의 다양한 서비스를 통해 강력한 고객 기반을 형성했습니다. 이는 엄청난 성과지만, 회사가 급속도로 확장하면서 조직상의 어려움이 없었던 것은 아닙니다.

Dian Rosanti는 Gojek에서 고객 플랫폼 제품 관리 부문의 책임자입니다. Dian은 여러 가지 역할을 맡고 있으며, 제품 관리, 프로그램 정의, 경영진과 엔지니어링 및 마케팅 부서와 같은 부서 간 협업에 중점을 둡니다. Dian이 2018년 초 Gojek에 합류했을 때 주요한 직면 과제를 발견했습니다. 바로 팀이 서로 다른 툴을 사용하여 업무를 관리하고 있다는 점이었습니다. 이는 사일로 문제로 이어져 업무 실행 속도를 느리게 만들었습니다.

제품 로드맵과 전달 일정을 파악할 수 있는 가시성이 부족했기 때문에 프로젝트를 계획하고 이니셔티브를 실행하기 또한 어려웠습니다. 빠르고 전략적으로 성장하기 위해 Gojek은 산출물을 적절히 추적해야 했으며 명확한 목표를 중심으로 목표를 정렬해야 했습니다. Dian과 더 폭넓은 수준의 경영진 팀은 이를 위해 한 곳에 집중된 하나의 업무 관리 툴이 필요하다는 점을 알았습니다.

저희는 팀이 진행하고 있는 업무와 시작할 업무를 파악할 수 있는 더 명확한 가시성이 필요했습니다. 이를 가능하게 하는 유일한 방법은 모두가 동일한 플랫폼에서 업무를 관리하는 것이었습니다.”

모든 워크플로에 적합한 툴 선택하기

Gojek은 제품 로드맵부터 OKR 계획 수립과 일반 프로그램 관리에 이르기까지 다양한 워크플로를 관리할 수 있을 만큼 유연한 플랫폼이 필요했습니다. 간략히 말해, 기술 분야와 관련되지 않은 모든 업무를 동일한 곳에서 관리해야 했습니다. 당시 Gojek은 여러 가지 업무 관리 툴을 사용하고 있었습니다. 그중에는 Asana도 있었습니다. Dian은 Gojek에 합류하기 이전에 Asana를 사용해 본 적이 있어 Asana의 장점을 이미 잘 알고 있었기 때문에 팀이 독자적인 방식으로 프로젝트와 워크플로를 구성할 수 있고 이와 더불어 경영진도 전반적인 진행 상태에 대한 가시성을 확보하여 필요를 충족할 수 있다는 점을 알고 있었습니다. 또한, 동일한 작업을 여러 프로젝트에 추가할 수 있는 기능이 갖춰져 있어 팀 간에 정보를 놓치는 일이 없이 모두가 자신에게 가장 잘 맞는 방식으로 업무를 추적할 수 있다는 것을 의미했습니다.

Gojek에서 비즈니스와 관련된 업무를 이끄는 여러 리더는 얼마 지나지 않아 Asana가 누구나 사용할 수 있는 진정으로 유연한 플랫폼이라는 점을 알게 되었습니다. 모두가 무엇이 진행되고 있는지 파악할 수 있는 가시성을 확보하여 중복되는 업무를 없애고 모든 구성원과 보조를 맞출 수 있습니다.”

수천 명의 직원을 Asana로 온보딩하기

Asana는 Gojek의 프로그램 관리팀과 제품 관리팀에 처음으로 도입되었습니다. Dian의 동료인 프로그램 관리 부문 글로벌 팀장인 Brandie Heinel이 책임을 맡아 업무를 관리하는 방식을 조직하기 시작했습니다. 이 과정에서 Asana 고객 성공 매니저의 도움을 받아 Asana로 업무를 옮기고 직원들이 Asana를 사용하는 방법을 배울 수 있도록 교육 세션도 진행했습니다. 제품팀과 프로그램팀의 리더들은 Asana를 사용하여 업무를 배정하고, 미팅을 계획하고, 팀 내 명확성을 확립하는 일이 얼마나 수월한지 깨닫기 시작했습니다. 그 결과, Asana 사용량은 꾸준히 증가했습니다.

그다음으로 회사의 더 폭넓은 범위에 Asana가 도입되었습니다. 도입을 촉진하는 데 도움이 되었던 두 가지 요소가 있습니다. 첫 번째로, Gojek 경영진 팀은 Asana를 사용하여 회사의 월간 미팅을 진행해 OKR과 성과를 추적했습니다. Asana에서 매우 쉽게 월간 미팅을 위해 협업하고 안건을 설정할 수 있었으므로 이러한 점이 모두가 Asana에서 업무를 관리하도록 격려했습니다. 두 번째로, 전사에서 기본적으로 Asana를 사용하도록 이끌기 위해 Asana 챔피언 프로그램을 구성했습니다. Gojek의 고객 성공 매니저는 사내 챔피언과 매달 만나서 새로운 기능과 사용 사례를 논의했습니다. 챔피언 클럽은 모든 구성원이 Asana의 가치를 계속해서 확인할 수 있도록 도움을 제공하며 팀에 새로운 아이디어를 전달합니다.

Asana가 어떻게 팀에 명확성과 목표 정렬을 제공하는지 사람들이 경험하기 시작하자 조직 전체에서 유기적 도입이 빠르게 증가하는 것을 확인할 수 있었습니다.”

Asana로 일하는 새로운 업무 방식

Gojek은 Asana를 사용하여 업무를 조율하고 관리함으로써 연간 총 3,486일 또는 697주를 절약합니다. 자동화 기능이 이러한 시간 절약에 큰 기여를 했습니다. 매달 4,871개의 양식이 제출되어 인바운드 요청을 간소화하고, 템플릿을 사용하여 151개의 프로젝트가 시작되고, 21,494개의 규칙이 실행되어 워크플로 단계를 자동화합니다.

지금부터 Gojek에서 여러 팀이 Asana를 사용하는 몇 가지 주요한 방식을 소개하겠습니다.

OKR(목표와 핵심 결과) 추적

경영진 팀이 공개된 보드에서 OKR을 추적하므로 모두가 회사의 우선순위를 확인할 수 있습니다. 이를 지침으로 삼아 각 팀은 자체적으로 OKR을 설정합니다. 템플릿은 각 핵심 결과(KR)를 마일스톤과 작업이 있는 프로젝트로 전환하는 데 사용됩니다.

Asana를 사용하면 OKR을 관리하고 추적하는 일이 수월해집니다. 회사의 모든 인원이 주요 우선순위가 무엇인지 알고 이에 따라 업무를 계획, 추적, 보고할 수 있습니다. 이로 인해 효율이 높아져 더 신속하게 실행하고 확장할 수 있습니다.”

Dian를 비롯한 여러 리더는 포트폴리오를 사용하여 자신에게 중요한 핵심 결과(KR) 프로젝트를 추적합니다. 핵심 결과(KR)를 담당하는 리더는 Asana에서 정기적으로 상태 업데이트를 공유하여 프로젝트를 추적하는 방식을 설명하고 위험한 상태인 프로젝트가 있는지 이야기합니다. 최근 Gojek은 내부적으로 재편성을 진행했으며, 공개된 OKR을 갖추고 있어 모두가 같은 정보를 공유하고 어떤 변화가 생기더라도 같은 방향으로 나아가는 데 도움이 되었습니다.

프로그램 관리

프로그램 매니저는 관리하는 프로젝트를 포트폴리오로 그룹화합니다. 이를 통해 프로그램 매니저는 계획대로 진행되고 있는 프로젝트가 무엇인지 한눈에 확인할 수 있고 이해관계자와 진행 상태 업데이트를 쉽게 공유할 수 있습니다. Dian과 같은 리더는 이러한 포트폴리오에 언제든지 액세스하여 이니셔티브의 상태를 확인할 수 있습니다. 답해야 하는 질문이나 해결해야 하는 문제가 있으면 댓글을 남기거나 프로젝트를 더 깊이 분석하여 쉽게 처리할 수 있습니다.

제품 로드맵

코로나19가 발병했을 때 Gojek은 다른 회사들과 마찬가지로 제품 계획을 빠르게 조정해야 했습니다. 모든 것을 추적하기 위해 Asana에서 코로나19 제품 출시 캘린더를 만들었습니다. 이 캘린더 덕분에 모든 팀원이 무엇을 언제 출시하는지 확인할 수 있어 팀 수준의 의사 결정을 신속하게 내리고, 주요 프로젝트의 방해 요인을 제거하고, 상태 업데이트를 효과적으로 제공할 수 있었습니다. 제품 매니저는 이와 유사한 방식으로 Asana를 사용하여 각 팀원이 새로운 출시와 개선을 위해 진행하는 업무를 추적합니다.

향상된 정렬이 가져다줄 미래

현재 Gojek의 팀은 Asana에서 업무를 관리하고 있기 때문에 단순 반복 작업이 줄어들었습니다. 회사의 OKR이 명확하여 우선순위를 쉽게 파악할 수 있고 각 팀원은 자신의 업무가 더 큰 목표에 어떻게 연결되어 있는지 더 잘 이해할 수 있습니다. 팀 곳곳에 발생한 사일로 문제를 해결하고 템플릿을 사용하여 프로세스를 마련함으로써 팀은 더 빠르게 실행하고 확장할 수 있습니다. 이를 통해 업무를 조율하는 데 매년 소비했던 연간 3,486일이라는 어마어마한 시간을 절약할 수 있었습니다. Gojek은 이렇게 확보한 시간을 시장에서 재화 및 서비스를 제공하는 최고의 업체와 고객을 연결하여 일상의 어려움을 없애기 위해 제품을 혁신하는 데 더 많이 사용할 수 있게 되었습니다.