Modèle de registre des risques

Parfois tout ne se passe pas comme vous l’avez prévu. C’est pour cette raison que les chefs de projet ne se fient jamais au scénario le plus optimiste, tout en anticipant le pire. Résultat ? Cela leur permet de réagir rapidement pour résoudre les problèmes qui surviennent avant qu’ils ne prennent de l’ampleur.

Un modèle de registre des risques vous aide à être paré à toutes les éventualités à chaque nouvelle initiative. Découvrez comment créer le vôtre pour repérer les risques et réfléchir à la façon d’y remédier.

Qu’est-ce qu’un modèle de registre des risques ?

Un modèle de registre des risques est un guide réutilisable qui vous permet de garder le fil des risques éventuels au sein d’un projet et d’y remédier. Il indique les informations clés à renseigner pour assurer le suivi de chaque risque, comme le degré de priorité et de probabilité. De plus, le modèle détaille toutes les étapes à suivre pour anticiper les obstacles potentiels avant qu’ils ne deviennent de véritables problèmes.

Grâce à lui, la création d’un registre des risques pour chacun de vos projets sera un jeu d’enfant. Plus besoin de partir de zéro à chaque fois, il vous suffit de dupliquer le modèle et de le remplir avec les informations requises pour vous lancer.

Quels sont les avantages d’un modèle numérique de registre des risques ?

Inutile de documenter les risques potentiels en amont s’il s’agit de les oublier par la suite. Privilégiez plutôt un suivi de ces risques en continu pour les résoudre tout au long du cycle de vie de votre projet. Dites également adieu aux modèles de gestion de projet sur Excel et autres fichiers de suivi statiques qui deviennent rapidement obsolètes au moindre changement. Optez pour un modèle numérique de registre des risques afin d’obtenir des mises à jour en temps réel au fur et à mesure que vous accomplissez des tâches, ajustez vos priorités et modifiez vos échéances.

Assurez-vous d’utiliser un logiciel de gestion de projet pour que votre modèle de registre des risques soit conservé à l’endroit même où vous coordonnez le travail. Ainsi, vos parties prenantes et vous-même aurez accès à l’ensemble des informations du projet en un seul endroit : fini le va-et-vient constant entre plusieurs outils.

Un modèle de registre des risques vous aidera à :

• Identifier et résoudre les risques éventuels avant qu'ils ne deviennent réellement problématiques.

• Suivre les risques du projet au fil des étapes de votre plan de gestion des risques, de l’analyse des risques identifiés à l’accomplissement du plan d’atténuation des risques.

• Partager facilement les informations liées aux risques du projet avec les parties prenantes.

• Ajouter de nouveaux risques à votre modèle lorsque les membres de l’équipe en identifient.

• Joindre les documents, captures d’écran et vidéos pour apporter des informations de contexte à chaque risque.

• Attribuer des responsables et des échéances à chaque risque pour assurer sa prise en charge dans un certain délai.

• Bénéficier d’une vue d’ensemble sur tous les risques du projet, y compris la façon dont votre équipe analyse et résout chacun d’entre eux.

Quels éléments inclure dans un modèle de registre des risques ?

Un modèle de registre des risques de projet, même le plus élémentaire, doit inclure une liste de l’intégralité des risques, en plus de colonnes pour les identifier et en assurer le suivi individuel. Voici les éléments sur lesquels vous ne devez pas faire l’impasse :

• Description du risque : une brève description du risque (ex. : coûts de production inattendus, problèmes de qualité).

• Date d’identification du risque : la date à laquelle votre équipe a repéré le risque.

• Responsable du risque : la personne responsable d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’action en réponse au risque.

• Échéance : la date pour laquelle votre équipe doit terminer chaque plan d’atténuation des risques.

• Catégorie du risque : l’aspect du projet le plus concerné par le risque (ex. : budget, planification, qualité).

• Probabilité du risque : la probabilité que le risque survienne véritablement. Elle peut être définie comme « peu probable », « probable » ou « très probable ».

• Conséquences possibles : cette partie est aussi appelée analyse ou évaluation des risques. Elle évalue les répercussions potentielles que le risque pourrait avoir sur le projet concerné. La plupart des équipes le font grâce à une échelle de 1 à 5 (de très élevé à très faible).

• Priorité du risque : l’importance de chaque risque les uns par rapport aux autres. Cela prend en compte la probabilité de survenue ainsi que les conséquences possibles.

En plus de renseigner les informations ci-dessus pour chaque risque, il est utile de suivre la progression de votre équipe dans le traitement de ces problèmes éventuels. Pour cela, créez une section pour chacune des étapes de votre plan de gestion des risques dans le modèle de registre des risques : en attente, en cours d’analyse, en cours de planification et plan terminé. Votre équipe peut alors déplacer chaque risque dans la section adéquate par glisser-déposer au fur et à mesure qu’elle avance dans son travail.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

• Salesforce : supprimez les points de blocage en offrant aux équipes commerciale, après-vente et réussite client un moyen de communiquer directement avec les équipes qui les assistent sur Asana. Partagez des pièces jointes et créez des tâches concrètes pouvant être suivies pour les besoins du processus avant-vente. Avec Service Cloud, connectez vos équipes de mise en œuvre et de service aux équipes d’assistance travaillant sur Asana, pour une expérience client d’exception.

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

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