Modèle de calendrier de projet

Pour qu’un projet ambitieux ou complexe se déroule sans accroc, il doit impérativement respecter une certaine structure. Après avoir divisé le travail en plusieurs étapes, le moment est venu de définir le responsable et l’échéance de chaque tâche : c’est là qu’entrent en jeu les calendriers de projet, spécialement conçus pour regrouper toutes les informations essentielles sur vos initiatives.

En quoi consiste un calendrier de projet ?

Créé pour rationaliser la gestion de projet de A à Z au sein d’un seul et même espace, votre calendrier présente les jalons, tâches et livrables associés au projet sous la forme d’une chronologie.

Les calendriers de projet constituent des éléments clés de la gestion de projet. Basés sur la feuille de route et le cycle de vie de votre initiative, ils vous permettent d’organiser les actions à entreprendre par ordre d’exécution.

Pourquoi utiliser un modèle de calendrier de projet ?

Pendant la phase de planification, tout semble possible et vous êtes donc enthousiaste à l’idée de démarrer un nouveau projet. Pourtant, si vous vous y plongez sans avoir établi de calendrier clair, vous pouvez rapidement perdre de vue les raisons qui vous ont poussé à vous lancer et les objectifs visés. En revanche, si vous prenez le temps de créer un modèle de calendrier de projet au préalable, vous aurez un point de référence sur lequel vous appuyer à chaque étape.

Il existe plusieurs façons de gérer un modèle de calendrier de projet, mais l’idéal est d’utiliser un outil de gestion de projet. Grâce à ce type de logiciel, vous pouvez enregistrer votre calendrier favori en tant que modèle et le réutiliser pour tous vos nouveaux projets. L’utilisation d’un tel outil vous sera également utile pour :

• Présenter votre calendrier sous la forme d’une chronologie visuelle mettant en évidence tous les liens entre les tâches à effectuer, les membres d’équipe et les échéances.

• Ajouter des dépendances pour que le travail soit accompli dans le bon ordre.

• Définir des jalons pour marquer l’avancement du travail et mettre en valeur vos réussites.

• Regrouper l’ensemble de vos informations de projet au même endroit : liste de tâches, rapports, etc.

• Transmettre le calendrier à diverses équipes pour faciliter la collaboration et l’entraide interfonctionnelles.

• Automatiser les processus pour définir les tâches à accomplir et ne plus y penser ensuite.

• Modifier l’échéance en cas de changement de priorité.

• Permettre aux intervenants de consulter le statut du projet en un clin d’œil.

Types de calendriers de projet

En théorie, vous pouvez créer un calendrier sur n’importe quel support : dans un outil de traitement de texte, sur un bout de papier, dans un logiciel intégré… Avant l’apparition des logiciels de gestion de projet, les entreprises utilisaient des calendriers papier et des classeurs souvent épais pour assurer le suivi de leurs projets. Nous avons aujourd’hui la chance de pouvoir utiliser des outils numériques dotés de fonctionnalités permettant de mettre à jour et d’ajuster automatiquement les informations au fil du projet. Résultat, vous parvenez à limiter les tâches d’organisation et à gagner en productivité.

Nous allons vous présenter brièvement trois méthodes couramment utilisées pour créer des calendriers de projet, ainsi que leurs avantages et inconvénients respectifs.

1. Documents numériques

Solution la plus accessible, l’utilisation de documents en tant que modèles de calendriers est toutefois de moins en moins répandue.

Avantages : documents le plus souvent gratuits, faciles à créer et accessibles à tous.

Inconvénients : les projets peuvent changer en un rien de temps, mais le document n’évolue pas avec eux. Faute de dynamisme, ces types de calendriers demandent beaucoup d’entretien et de mises à jour manuelles. Le risque d’erreur humaine est accru, puisqu’il est facile d’oublier une tâche ou de manquer une échéance. Par ailleurs, les utilisateurs doivent s’efforcer de consulter le document régulièrement, car il n’y a pas d’alertes pour les prévenir en cas de modification.

2. Feuilles de calcul

Créer un calendrier de projet à partir d’une feuille de calcul est très simple, mais c’est là le seul avantage de cet outil.

Avantages : puisqu’elles se présentent sous la forme de grilles, les feuilles de calcul se prêtent naturellement à la création de calendriers. Par ailleurs, elles permettent de saisir des règles et des formules pour automatiser une partie du travail. Pour finir, elles sont généralement gratuites et accessibles pour la plupart des entreprises.

Inconvénients : certes, les feuilles de calcul fonctionnent avec des règles et des formules, mais encore faut-il savoir s’en servir. La création d’une feuille de calcul simple n’a rien de sorcier, mais très peu de personnes maîtrisent toutes les subtilités de cet outil. Utilisées pour des opérations basiques et peu complexes, les feuilles de calcul restent de simples grilles dotées d’un très petit nombre de fonctionnalités en matière d’automatisation et de collaboration d’équipe, et difficilement ajustables.

3. Chronologies numériques

Aussi appelés diagrammes de Gantt, ces calendriers de projet visuels présentent les tâches sur une chronologie.

Avantages : un diagramme de Gantt est l’outil idéal pour créer un calendrier de projet personnalisé. Cette représentation visuelle inclut l’ensemble des données nécessaires et vous permet d’accéder à une vue d’ensemble en un coup d’œil. Ces caractéristiques vous permettent notamment de visualiser le chemin critique, soit la séquence de tâches indispensables à l’atteinte de votre objectif final. Facilement modifiable, ce diagramme permet à toutes les parties prenantes de consulter rapidement le statut d’un projet. Les tâches, membres d’équipe et échéances peuvent être modifiés en quelques clics seulement. Pour finir, vous pouvez automatiser votre processus du projet de A à Z ; il vous suffit d’ajouter des dépendances et des règles.

Inconvénient : le plus souvent, vous devez utiliser un logiciel de gestion de projet pour pouvoir créer des chronologies numériques facilement modifiables.

Créez votre propre calendrier personnalisé

Toutes les chronologies de projet disposent des mêmes fonctionnalités de base, à savoir les échéances et les tâches. À vous de personnaliser votre modèle de calendrier en fonction de vos souhaits et de l’utilisation visée. Par exemple, si vous coordonnez des tâches interfonctionnelles, vous voudrez sans doute ajouter des dépendances pour faciliter la gestion du processus.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

• Aperçu de projet : la source unique de référence de votre équipe pour regrouper les informations clés de votre projet et travailler en contexte. Rédigez une description et donnez le ton de votre future collaboration sur Asana. Ajoutez ensuite des ressources et informations de contexte, comme des détails de réunion, des canaux de communication ou des briefs de projet. Le tout, en un seul et même endroit.

Applications recommandées

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

• Outlook : certains e-mails demanderont une action de votre part, par exemple de vérifier le travail produit par votre agence ou une demande de design d’un partenaire. Pour vous faciliter le travail, vous pouvez désormais créer la tâche en question sur Asana directement depuis Outlook. Il vous suffit ensuite de l’attribuer à un collègue ou à vous-même, de lui donner une échéance et d’ajouter la tâche au projet correspondant.

• Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. Cette intégration vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

Pour créer une chronologie de projet, suivez ces bonnes pratiques :

• Utilisez un système permettant de modifier facilement les échéances, comme un logiciel de gestion de projet. Ce type d’outil vous permet de modifier plusieurs échéances à la fois et d’en informer les principales parties prenantes en temps réel.

• Utilisez des dépendances de projet pour limiter tout risque d’oubli. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsqu’une tâche doit être terminée avant qu’une autre puisse être commencée (par exemple, obtenir le feu vert du service juridique avant de pouvoir mettre en ligne un site Web).

• Attribuez des tâches et déléguez le travail pour que tous les intervenants se voient confier des responsabilités dans le projet.

• Ajoutez des jalons de projet pour marquer l’accomplissement de chaque étape clé.

• Définissez la portée de votre projet en précisant clairement les livrables attendus, la date de début souhaitée et l’échéance prévue de chaque tâche.

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