Modèle de carte de processus

Songez à la dernière fois où vous avez planifié un projet ou mis en œuvre une idée. Par quoi avez-vous commencé ? Comment avez-vous schématisé le processus de A à Z ?

La planification et l’accomplissement d’un projet ou processus métier impliquent tout un éventail de variables. Pour y parvenir, vous devez visualiser chaque étape afin de connaître avec exactitude le travail à accomplir, de la première tâche à l’achèvement du projet.

« Plus facile à dire qu’à faire », nous direz-vous. Ne vous inquiétez pas, les modèles de carte de processus sont là pour vous aider.

Qu’est-ce que le mappage de processus ?

Le mappage de processus est une technique servant à représenter visuellement toutes les étapes d’un processus. L’objectif du mappage de processus métier est simple : aider votre équipe à comprendre le fonctionnement d’un processus afin de pouvoir le mettre en œuvre.

Vous pouvez utiliser une carte de processus à n’importe quel niveau : individu, équipe, service, entreprise… Servez-vous-en pour définir autant de processus que vous le souhaitez, qu’il s’agisse de processus organisationnels (formation, intégration, etc.) ou de processus d’équipe (brainstorming, par exemple).

En général, le mappage de processus repose sur un schéma aux symboles bien spécifiques, conçu pour représenter visuellement un processus complexe. Pour en savoir plus sur la création d’un tel schéma, consultez notre article Le guide du mappage de processus.

Bien qu’un schéma permette de visualiser vos processus d’entreprise, ce type de document statique a des limites. L’idéal est d’utiliser un outil numérique pour obtenir un résultat dynamique : c’est là tout l’intérêt d’un modèle numérique de carte de processus.

Qu’est-ce qu’un modèle numérique de carte de processus ?

Prolongement du schéma statique, le modèle numérique vous permet de dynamiser votre flux de travail par le biais de processus reproductibles, utilisables à l’envi. Combinez votre schéma à un outil de gestion du travail pour faire le lien entre vos équipes et voir le travail en contexte.

L’utilisation d’un modèle numérique de carte de processus repose sur la configuration du flux de travail. Dans bien des cas, les tâches à traiter sont récurrentes : rédiger un article de blog, intégrer un nouveau membre d’équipe, lancer une nouvelle procédure de vente… et selon toute probabilité, vous suivez les mêmes étapes à chaque fois : c’est ce qui forme votre processus.

Une fois que vous avez identifié le point initial et le point final de votre processus à l’aide de votre schéma statique, définissez les étapes à suivre pour le mettre en œuvre. Ensuite, appuyez-vous sur ces éléments pour créer un modèle numérique de carte de processus. À chaque fois que vous devrez rédiger un article de blog ou intégrer un membre d’équipe, vous n’aurez qu’à suivre ce processus préétabli. Créez simplement une copie du modèle, et le tour est joué !

Comment élaborer les différentes étapes et créer un modèle numérique de carte de processus ?

Maintenant que vous connaissez les principes des processus, vous n’aurez aucun mal à en définir un et à le convertir en modèle numérique de carte de processus. Suivez ces étapes :

1. Déterminez le processus à décrire : par exemple, recontacter un nouveau prospect.  

2. Répertoriez les activités à entreprendre pour mener à bien le processus : reprenons l’exemple ci-dessus. Dans ce cas, les activités pourraient être les suivantes : programmer un premier appel commercial, assurer un suivi post-appel, envoyer une proposition et finaliser le contrat. 

3. Représentez le processus sous forme de schéma : Organisez toutes les activités dans le bon ordre pour assurer le déroulement optimal du processus. 

4. Créez un modèle de carte de processus en intégrant votre schéma statique à un outil numérique de gestion du travail : à présent, reportez toutes les activités indiquées sur votre schéma dans votre outil numérique : vous obtenez alors un modèle de base pour processus. Reprenons à nouveau notre exemple : pour assurer le suivi d’un nouveau prospect, vous pourriez créer un modèle de suivi commercial initial basé sur le schéma statique conçu au préalable.

5. Dupliquez votre modèle de carte de processus et réutilisez-le lors du lancement de processus similaires : votre modèle créé, vous n’avez plus qu’à le réutiliser pour simplifier le déroulement de processus et projets similaires. Reprenons et terminons notre exemple : dès que vous voulez assurer le suivi d’un nouveau prospect, il vous suffit de dupliquer et de remplir votre modèle de suivi initial. 

Exemples de processus numériques

Vous pouvez définir des représentations numériques pour n’importe quel processus dont l’accomplissement implique des tâches récurrentes. Vous trouverez ci-dessous quelques cas d’utilisations courants.

Tunnel de vente

Commentaires clients

Transition vente/après-vente

Lancement marketing de produits

Ordre du jour de réunion

Demandes de création

Demandes de travail

Applications et fonctionnalités intégrées

Passons maintenant aux applications et fonctionnalités intégrées dont vous pouvez tirer parti pour optimiser votre modèle numérique de carte de processus.

Fonctionnalités intégrées

• Générateur de processus : visualisez votre processus et simplifiez la collaboration entre les différentes équipes. Cet outil, qui ne nécessite aucune connaissance technique, vous permet en quelques clics de visualiser et de créer de puissants processus automatisés. Créez sans effort des processus efficaces qui relient les équipes à tous les niveaux de votre structure. Rationalisez par ailleurs les tâches et faites en sorte que vos collègues soient toujours sur la même longueur d’onde en intégrant vos applications professionnelles préférées (ex. : Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom, etc.) directement au sein de vos processus.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (Ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

Applications recommandées

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

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