Modèle de tableau des jalons

Qu’est-ce qu’un modèle de tableau des jalons ?

Le modèle de tableau des jalons est une ressource réutilisable qui met en valeur les éléments clés de votre projet. Ce tableau vous donne un aperçu des principales tâches à accomplir sur l’ensemble d’un projet, sous forme de chronologie. Les projets les plus complexes y sont décomposés en plus petites étapes, afin que vous puissiez célébrer chaque réussite de votre équipe. Pour éviter de repartir de zéro à chaque fois, enregistrez votre tableau de jalons en tant que modèle d’un simple clic afin de le réutiliser ultérieurement.

Exemple de modèle de tableau des jalons

L’exemple ci-dessus vous montre un modèle de tableau des jalons simplifié, utilisé pour des lancements de produits. Les étapes du projet y sont décomposées en jalons, créant ainsi une séparation naturelle entre deux ensembles de tâches. Le modèle peut être réutilisé pour chaque lancement de produit, après quelques ajustements si nécessaire pour le personnaliser.

En quoi consiste un jalon de projet ?

Les jalons sont l’occasion de faire une pause pour vérifier et célébrer (ou ajuster) le travail accompli avant la prochaine phase. Ils marquent une séparation naturelle entre chaque étape, notamment quand le projet s’enchaîne ainsi :

• De l’exploration à la conception

• De la recherche au développement UX

• De la planification du contenu à la rédaction

Pourquoi adopter un modèle de tableau des jalons ?

Pour commencer, vous avez tout intérêt à célébrer les étapes importantes de votre projet. En outre, une fois les jalons clés identifiés, ce type de modèle vous permet de suivre l’évolution des livrables et des dépendances en temps réel. Vous pouvez ainsi créer un tableau pour chaque nouveau projet et vous contenter d’en renseigner les détails.

Un modèle de tableau des jalons :

• Offre une chronologie facile à visualiser et à suivre.

• Vous aide à identifier et à célébrer les jalons clés pour renforcer le moral de l’équipe.

• Organise la progression de votre projet dans l’ordre chronologique.

• Évite la création d’un nouveau tableau des jalons à chaque nouveau projet.

Dans quels cas utiliser un modèle de tableau des jalons ?

Vous n’aurez pas toujours besoin d’utiliser un modèle comme celui-ci. Pour les projets plus simples sur des délais plus courts, un modèle d’échéancier traditionnel fera l’affaire. Mais d’autres sont plus complexes et peuvent être étalés sur plusieurs mois, voire plusieurs années. Un tableau des jalons peut alors être un bon moyen de suivre la progression grâce aux jalons clés, qui divisent le projet en plusieurs petites étapes faciles à gérer.

Exemple de cas d’utilisation d’un tableau des jalons

Imaginez que vous développez un nouveau produit dont le lancement ne pourrait avoir lieu que dans plusieurs années. Vous aurez certainement du mal à vous enthousiasmer devant cette volée de dates lointaines, vers lesquelles il est difficile de se projeter.

Pour motiver votre équipe, pourquoi ne pas célébrer chaque jalon atteint, si petit soit-il ? Avec un modèle de tableau des jalons, vous pouvez définir les jalons à partir des événements clés, comme la fin de la conception UX par votre équipe ou encore l’élaboration du plan de lancement de produit par l’équipe marketing.

Création d’un modèle de tableau des jalons

Pour être efficace, votre modèle doit suivre chaque étape du projet. Pour cela, utilisez un logiciel de gestion du travail qui y relie directement les tâches, les échéances et les membres d’équipe. Avec les intégrations, vous pourrez également joindre des documents, fichiers et notes aux différents jalons et tâches.

Une fois votre tableau des jalons en place, ajoutez-y les tâches que vous devez accomplir et les jalons associés. Vous pouvez par exemple commencer par établir la liste des tâches attribuées à votre équipe pour le premier trimestre. Définissez ensuite les jalons périodiques (ex. : fin de la phase de conception) pour représenter les tâches de chaque section, puis positionnez-les sur une chronologie horizontale. Enfin, fixez les échéances, attribuez les tâches aux membres et joignez-y les informations concernées, notamment les documents, les briefs et les transcriptions de réunions.

À chaque nouveau projet, en phase de planification, créez le tableau des jalons correspondant à partir du modèle. Ce tableau vous servira de guide à lui seul ou accompagnera votre feuille de route ou votre business case.

Quels éléments inclure dans un modèle de tableau des jalons ?

Le meilleur modèle est celui qui convient le mieux à vos besoins et ceux de votre équipe, car aucun n’est adapté à tous les cas. Toutefois, vous pouvez appliquer plusieurs bonnes pratiques pour y inclure les éléments qui vous permettront d’en tirer toute la quintessence :

• Un coin où vous définirez les objectifs du projet

• La liste des tâches

• Les jalons planifiés à intervalle prédéfini

• La chronologie

• Les collaborateurs

• Un coin où vous relierez les tâches aux fichiers

• Les moments de célébration des jalons

Fonctionnalités intégrées

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

• Objectifs : les objectifs Asana sont directement reliés au travail à réaliser pour les atteindre et aident les membres de l’équipe à comprendre ce qu’ils font. Le lien entre leur travail et les objectifs n’étant pas toujours aisé à établir, les collaborateurs doivent pouvoir visualiser en quoi leurs activités contribuent à la réussite de l’équipe et de l’entreprise, en temps réel. Ils pourront ainsi prendre de meilleures décisions, notamment en identifiant les projets qui soutiennent la stratégie de l’entreprise et en hiérarchisant les tâches dont les résultats sont mesurables.

• Aperçu de projet : la source unique de référence de votre équipe pour regrouper les informations clés de votre projet et travailler en contexte. Rédigez une description et donnez le ton de votre future collaboration sur Asana. Ajoutez ensuite des ressources et informations de contexte, comme des détails de réunion, des canaux de communication ou des briefs de projet. Le tout, en un seul et même endroit.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

• Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. Cette intégration vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

Une fois votre tableau des jalons idéal établi, enregistrez-le en tant que modèle pour gagner du temps lors des prochains projets.

FAQ