Modèle de diagramme de Gantt

Qu’est-ce qu’un modèle de diagramme de Gantt ?

Les modèles de diagramme de Gantt permettent à votre équipe de visualiser chaque tâche d’un projet au sein d’une chronologie. Ces modèles sont particulièrement utiles pour représenter les tâches à accomplir et le temps dont vous disposez pour chacune d’elles. Ils se présentent sous la forme de documents de gestion de projet réutilisables, qui vous permettent de renseigner vos collaborateurs sur tous les détails du projet et les échéances à respecter, notamment les listes de tâches, les rôles attribués et les dépendances.

En bref, ce type de modèle permet de représenter visuellement votre plan de projet en établissant un calendrier précis. Il diffère du plan de projet plus détaillé et rédigé, pour lequel aucune date de début ou de fin n’est définie. Les diagrammes de Gantt, dont le format reste simple, donnent aux parties prenantes un aperçu du statut du projet et des données liées à ce dernier. Créez votre propre modèle pour informer les participants de toutes les mises à jour, dès que nécessaire.

Création d’un modèle de diagramme de Gantt

Pour créer votre propre modèle de diagramme de Gantt, tenez compte de la complexité de vos projets habituels et de l’usage qui leur est réservé. Votre diagramme fera-t-il office de calendrier de projet ou de source de référence regroupant des informations en temps réel une fois l’initiative lancée ? Le niveau de détails que vous choisirez dépend de la manière dont vous prévoyez d’utiliser le diagramme. Par exemple, si vous envisagez d’en faire un calendrier de projet, concentrez-vous sur les moyens à votre disposition pour simplifier l’attribution et déléguer des tâches. Vous prévoyez plutôt de vous constituer une source de référence ? Le cas échéant, créez des modèles standard pour le suivi de vos processus ou l’ajout de documents utiles. Bien souvent, votre modèle de diagramme de Gantt combinera ces deux utilisations.

Maintenant que vous avez décidé de l’emploi que vous ferez de votre modèle, il est temps de vous atteler à sa création :

• Organisez une session de brainstorming pour déterminer les éléments de projet à visualiser. Ensuite, créez un espace pour chaque catégorie d’informations sur votre modèle. Les projets complexes vous demanderont de faire figurer davantage de données : dates de début et de fin, tâches indépendantes et dépendantes, jalons, rôles, sous-tâches et descriptions, entre autres.

• Rassemblez les informations et ressources utiles. Joignez-y les feuilles de travail récurrentes, mais aussi les feuilles de route, documents, résultats d’analyse ou rapports de tableaux de bord pertinents. Précisez également les objectifs du projet, les rôles attribués et les processus à exécuter.

• Ajoutez ces informations à une source unique de référence, par exemple un logiciel de gestion de projet, en veillant à indiquer clairement les dépendances et rôles récurrents. Admettons que la gestion du budget soit toujours prise en charge par la même personne. Le cas échéant, précisez sur votre modèle qu’il s’agit du responsable par défaut de toutes les tâches liées au budget. Plus vous prenez le temps de concevoir un modèle réfléchi, moins vous perdrez de temps sur des tâches fastidieuses au moment de lancer votre prochain projet.

• Reliez des intégrations et applications à votre modèle pour vous simplifier le travail. Vous utilisez un outil de gestion de projet ? Dans ce cas, vous pouvez directement joindre vos Google Sheets, vos tableaux Kanban et tout autre document de référence (par exemple, des diaporamas de formation PowerPoint) à votre chronologie de projet.

Pour les projets plus complexes, une simple feuille de calcul ne vous proposera pas assez d’options de personnalisation. Optez plutôt pour un logiciel de gestion de projet comprenant un plus grand nombre de fonctionnalités, par exemple un outil qui vous permet de manipuler des données et de regrouper toutes vos informations clés dans un espace accessible à l’ensemble des parties prenantes.

Utilisation d’un modèle de diagramme de Gantt dans le cadre de la planification de projet

L’étape de création est la plus longue. Mais une fois terminée, il vous suffira de dupliquer votre modèle et de remplir les informations nécessaires. Comme toute ressource de gestion de projet, votre modèle de diagramme de Gantt s’adaptera parfaitement à certaines situations, moins à d’autres ; cela dépend en partie de l’outil choisi pour le concevoir. Si vous avez déjà vu ou utilisé un modèle de diagramme de Gantt créé manuellement sur une feuille de calcul, vous aurez pu constater que l’opération est délicate et que toute modification s’avère particulièrement chronophage. En revanche, créer votre modèle depuis un outil dynamique vous permettra d’effectuer vos mises à jour aisément et de visualiser les changements en temps réel. Voici quelques-unes des possibilités offertes :

Les avantages du modèle de diagramme de Gantt :

• Donner un aperçu général du projet aux parties prenantes.

• Assurer la réussite du projet en définissant des échéances précises et faciles à consulter.

• Éviter les malentendus et les problèmes de communication.

• Automatiser vos processus grâce aux dépendances et à des fonctionnalités de personnalisation à toute épreuve, surtout si vous adoptez un logiciel adapté.

Les limites du modèle de diagramme de Gantt :

• Vous avez opté pour un format statique pour concevoir votre modèle ? Malheureusement, y apporter des modifications sera plus complexe. Notez qu’il est possible de vous épargner bien des difficultés en créant votre diagramme à l’aide d’un logiciel de gestion de projet.

• Votre modèle ne pourra pas se substituer à de la gestion de projet une fois l’initiative lancée. Les modèles de diagramme de Gantt sont surtout utiles pendant la phase de planification.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Sous-tâches : certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, n’hésitez pas à vous faciliter le travail en créant des sous-tâches. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

• Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. Cette intégration vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

• Vimeo : si l’écrit permet de faire passer un message, jamais des mots rédigés sur un support ne pourront transmettre le ton employé ni les émotions ou expressions propres à son auteur. Grâce au service de messages vidéo sur Asana, développé par Vimeo, vous pouvez désormais fournir à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin, sans multiplier les réunions. Effectuez de courts enregistrements de vous-même, de votre écran ou des deux, depuis Asana. Intégrez ensuite ces vidéos au sein de tâches, projets, messages ou commentaires pour apporter des précisions ou expliquer le contexte. Une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l’objet d’une recherche sur Asana est ensuite automatiquement générée. Donnez votre avis, posez des questions et attribuez des tâches… Le tout, sans quitter Asana.

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