Modèle de gestion des processus métier

Les entreprises évoluent constamment, et pour que celles-ci restent compétitives et pérennes, elles doivent veiller à améliorer leurs processus métier. Actualiser un processus métier peut prendre du temps, mais le jeu en vaut la chandelle.

Heureusement, les modèles de gestion des processus métier peuvent vous aider à rationaliser votre processus d’amélioration. Découvrez comment les utiliser.

Qu’est-ce que la gestion des processus métier ?

La gestion des processus métier (ou BPM pour Business Process Management en anglais) consiste à analyser et à améliorer des processus métier. Avec le temps, les processus métier des entreprises deviennent souvent obsolètes ou inefficaces. La gestion des processus métier permet de lutter contre ce phénomène et d’accroître l’efficacité organisationnelle en garantissant des processus métier actualisés et efficaces.

Vous pouvez comparer cette pratique à la remise à neuf d’une cuisine. Après une dizaine d’années d’utilisation, vos appareils deviennent obsolètes. Ils fonctionnent peut-être encore dans la pratique, mais sont probablement inefficaces et compliquent la préparation de vos dîners. Dans ce cas, vous les remplacez par des nouveaux, à la pointe de la technologie. Il en va de même pour la gestion des processus métier au sein des organisations : vous remplacez les processus obsolètes par des nouveaux, plus efficaces.

Qu’est-ce qu’un modèle de gestion des processus métier ?

Un modèle de gestion des processus métier est un outil conçu pour analyser et améliorer vos processus métier. Ce modèle jette les bases de toutes les améliorations des processus métier en décrivant les cinq étapes de la gestion des processus métier (analyse, établissement d’un modèle, mise en œuvre, surveillance et optimisation) tout en éliminant le travail initial d’organisation de votre plan de BPM.

Mieux encore, comme les modèles de gestion des processus métier sont réutilisables, ils standardisent le processus de planification de la gestion des processus métier pour votre équipe. Quel que soit le processus métier que vous souhaitez améliorer : de la mise à jour des processus de recrutement et d’intégration à l’intégration de nouveaux outils, en passant par la rationalisation d’une procédure de vérification, vous pouvez utiliser un modèle de gestion des processus métier pour lancer votre plan d’amélioration des processus.

Les avantages d’un modèle de gestion des processus métier

Il est possible de créer un modèle de gestion des processus métier sous Excel ou Word, par exemple, mais ces programmes présentent des inconvénients. En effet, ils nécessitent des vérifications manuelles de l’état d’avancement du projet et peuvent complexifier la collaboration interfonctionnelle.

Créez plutôt des modèles de gestion des processus métier à l’aide d’un outil de gestion de projet. Ils posséderont ainsi les fonctionnalités dont vous avez besoin pour normaliser et rationaliser votre processus BPM dans tous les services.

Quelques avantages du modèle numérique de gestion des processus métier :

• Standardisation des étapes d’amélioration des processus au sein de votre équipe ou de votre organisation.

• Mise en œuvre rapide de la mise à jour des processus après votre analyse des processus métier.

• Suivi des tâches et des phases du projet à venir en temps réel.

• Visualisation de la progression du projet grâce à des tableaux de bord

• Affichage des dates de début, des responsables et du statut des tâches.

• Personnalisation simple pour répondre aux besoins de chaque objectif spécifique du projet.

• Collaboration transverse

• Possibilité de joindre les fichiers et documents pertinents à chaque phase ou tâche du projet

Les éléments à inclure dans votre modèle de gestion des processus métier

Puisque votre modèle de gestion des processus d’entreprise vous servira de référence pour en améliorer d’autres, nous vous conseillons d’établir un modèle générique (il ne vous restera plus qu’à le dupliquer pour les différentes améliorations de processus).

Commencez par élaborer ce modèle selon les cinq phases de la BPM : analyse, établissement d’un modèle, mise en œuvre (ou exécution), surveillance et optimisation. Ensuite, ajoutez les informations clés dont votre équipe aura besoin lors de l’utilisation du modèle : propriétaire, date de début et de fin, statut de la tâche, entre autres.

Comment utiliser un modèle de gestion des processus métier ?

Une fois que vous avez élaboré votre modèle de gestion des processus métier, vous pouvez l’utiliser pour suivre l’avancement de vos projets d’amélioration des processus. Pour utiliser le modèle :

1. Déterminez les processus métier à améliorer à l’aide d’une analyse des processus métier.

2. Dupliquez le modèle de gestion des processus métier et adaptez-le au processus que vous cherchez à améliorer (par exemple, « Projet d’amélioration du processus d’intégration »).

3. Personnalisez le modèle afin qu’il corresponde aux objectifs liés au projet d’amélioration des processus. Vous pouvez créer des tâches pour les actions à entreprendre à chaque phase du processus, puis attribuer à chacune d’entre elles un responsable et en indiquer l’échéance et le statut.

4. Mettez en œuvre votre plan d’amélioration des processus et analysez les résultats à l’aide de votre projet de BPM qui vous accompagnera tout au long du cycle de vie du projet.

Fonctionnalités intégrées

• Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

• Mises à jour de statut : fini le temps où, pour trouver des informations sur le statut des projets, vous deviez fouiller parmi différents outils ou assister à des réunions chronophages. En plus d’être simples à utiliser, les mises à jour de statut sont directement liées au travail de votre équipe sur Asana. Elles permettent aux membres d’équipe d’accéder à des informations complémentaires sur le projet (plan de projet, plan de communication, objectifs, jalons, livrables, etc.). À terme, ces mises à jour réduisent le travail manuel, centralisent les informations et vous aident à tenir vos équipes informées.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

Applications recommandées

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

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