Modèle de plan d’action

Qu’est-ce qu’un modèle de plan d’action ?

Un modèle de plan d’action regroupe toutes les tâches qui vous permettront d’atteindre un objectif donné. Créé pendant le processus de planification stratégique, votre plan d’action fait office de liste de tâches améliorée pour l’équipe projet.

Les modèles de plan d’action ont l’avantage d’être réutilisables, vous permettant de faire de belles économies de temps et d’énergie à chaque lancement de projet. Ils ne sont pas utiles qu’aux chefs de projet : dès que quelqu’un doit créer plan d’action, il peut réutiliser le modèle que vous avez créé, et ce peu importe le service dans lequel il travaille. Finies les sessions de planification stratégique à répétition : le gain de temps pour votre entreprise est incontestable.

Les cinq parties d’un modèle de plan d’action

Pour une efficacité optimale, votre modèle de plan d’action doit être adapté à vos besoins. Suivez les bonnes pratiques ci-dessous en vue de tirer le meilleur parti de votre plan d’action.

1. Définissez des objectifs

Avant de donner le coup d’envoi de votre projet, vous devez en fixer les objectifs. Organisez une séance de brainstorming lors de laquelle vous déterminerez les résultats attendus de votre plan d’action. Veillez à ce que vos objectifs respectent les critères SMART :

• Spécifique

• Mesurable

• Atteignable

• Réaliste

• Temporellement défini

Ces objectifs constituent la finalité de votre modèle de plan d’action : assurez-en le suivi pour vérifier qu’ils contribuent à vos initiatives à long terme. Vous veillerez ainsi à la pertinence et à la continuité des étapes définies, favorisant l’élimination des doublons et du work about work.

2. Établissez des listes de tâches

Pour créer un plan d’action efficace, définissez des tâches qui décomposeront vos objectifs en actions à traiter concrètes. Votre modèle de plan d’action doit respecter une structure hiérarchique : en haut, indiquez les objectifs à atteindre, et laissez de la place en dessous afin de noter toutes les tâches à effectuer pour y parvenir. Lorsque vous utilisez votre modèle pour un nouveau projet, cette section fait office de liste d’actions à traiter. Donnez-en l’accès à tous les intervenants, qui pourront ainsi apporter des modifications et surveiller l’évolution du travail en temps réel. En plus de faciliter le suivi de l’avancement, votre modèle aidera l’équipe à rester concentrée sur leurs objectifs.

3. Attribuez les ressources

Dans chaque modèle de plan d’action, consacrez un espace à l’allocation des ressources. Cette zone dédiée a deux objectifs : montrer aux équipes externes les ressources dont vous avez besoin pour chaque projet et déterminer la viabilité de votre plan d’action. Par exemple, si vous réalisez que vous manquez de personnel pour un projet, vous pourrez alors le suspendre. Vous créez votre modèle de plan d’action dans un outil de gestion de projet ? N’hésitez pas à automatiser l’allocation du travail aux membres d’équipe et à ajouter des outils ou intégrations propres à chaque plan d’action.

4. Définissez des échéances et des jalons

Tout plan d’action doit être défini dans le temps. Dans votre modèle, établissez une chronologie (ou au moins une date de début estimée), que vous pourrez copier et adapter à chaque projet. Les jalons de projet sont également utiles, surtout pour les modèles de plan d’action à long terme, puisqu’ils marquent l’accomplissement des étapes menant à l’objectif final. Pour finir, associez votre modèle à des outils de suivi pour contrôler l’avancement de votre plan d’action et créer des rapports en temps réel.

5. Révisez et mettez à jour votre modèle

Une fois que vous avez utilisé votre modèle de plan d’action pour plusieurs projets, révisez-le. Repérez les opportunités d’amélioration : éléments à rationaliser, nouveau processus à créer, tâches superflues à supprimer… Mettez en place un rappel pour penser à régulièrement mettre à jour votre modèle de plan d’action et veiller à ce qu’il réponde parfaitement à vos besoins.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Objectifs : les objectifs Asana sont directement reliés au travail à réaliser pour les atteindre et aident les membres de l’équipe à comprendre ce qu’ils font. Le lien entre leur travail et les objectifs n’étant pas toujours aisé à établir, les collaborateurs doivent pouvoir visualiser en quoi leurs activités contribuent à la réussite de l’équipe et de l’entreprise, en temps réel. Ils pourront ainsi prendre de meilleures décisions, notamment en identifiant les projets qui soutiennent la stratégie de l’entreprise et en hiérarchisant les tâches dont les résultats sont mesurables.

• Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

• Sous-tâches : certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, n’hésitez pas à vous faciliter le travail en créant des sous-tâches. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

Applications recommandées

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

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