Les 3 composantes essentielles de la gestion du travail

La coordination de plusieurs équipes est toujours une affaire complexe, d’autant plus lorsqu’il faut creuser à la recherche d’informations dans nos e-mails et autres applications de messagerie. Les équipes qui ne disposent pas d’un système unique dédié à la planification, à l’organisation et à la réalisation du travail font face à une confusion grandissante. Elles travaillent lentement, manquent leurs échéances et s’éloignent de leurs objectifs les plus ambitieux. Le travail à distance peut exacerber ce problème et générer du stress au sein des équipes.

Heureusement, vous pouvez surmonter ces obstacles liés à la coordination du travail avec votre équipe, que cette dernière soit au bureau, à distance ou répartie aux quatre coins du monde. C’est justement là qu’un système de gestion du travail peut vous venir en aide.

Toutefois, les options sont nombreuses et il est parfois difficile de déterminer les fonctionnalités à privilégier lors du choix de votre outil. Ce guide est là pour vous aider à sélectionner un outil de gestion du travail adapté aux besoins de votre équipe. Ainsi, vous pourrez rester connecté, respecter vos délais et atteindre vos objectifs.

Qu’est-ce que la gestion du travail et comment peut-elle faciliter la collaboration de votre équipe ?

Avant d’adopter un nouvel outil de gestion du travail et de foncer tête baissée pour améliorer la productivité de votre équipe, si nous commencions tout simplement par définir la gestion du travail ? Voici comment Asana voit les choses :

La gestion du travail est une approche systémique. Elle a pour but d’orchestrer les processus de l’organisation afin de donner aux équipes la clarté nécessaire pour atteindre leurs objectifs plus rapidement : projets, processus continus, tâches de routine, etc. Il s’agit de coordonner le travail des employés à tous les niveaux de l’organisation et de s’assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin pour accomplir le travail qui compte le plus.”

En principe, contrairement à la gestion de projet, la gestion du travail ne se limite pas à terminer ses tâches ou à travailler sur un seul livrable. Ce concept vous invite à réfléchir sur la manière dont votre équipe et vous-même travaillez, et à planifier votre travail par la mise en place de processus. À long terme, l’objectif est de renforcer la coordination de toute l’entreprise.

De plus, la gestion du travail vous permet de prendre en compte la situation de l’entreprise dans son ensemble. Vous visualisez ainsi le lien existant entre les différentes tâches à accomplir et chaque membre de votre équipe comprend dans quelle mesure son travail contribue à l’atteinte des objectifs généraux de l’organisation. La gestion du travail peut aider à responsabiliser votre équipe et a renforcer sa motivation.

Nous avons constaté qu’aider notre équipe à comprendre les répercussions de son travail à l’échelle de l’organisation toute entière incite chacun de ses membres à rester impliqué dans les projets auxquels il participe.”

Voyons désormais à quoi ressemble la gestion du travail en pratique. Nous allons vous présenter les trois piliers d’un système de gestion du travail pour vous donner un aperçu de la gestion du travail une fois mise en œuvre et vous montrer comment cette dernière favorise une collaboration plus fluide et moins stressante.

Premier pilier : organiser les différentes composantes d’un système de gestion du travail

Quel que soit l’entreprise ou le secteur dans lequel vous travaillez, le travail (et la planification du travail) des équipes et des organisations s’articulent autour de trois éléments fondamentaux :

• Les tâches

• Les projets

• Les portefeuilles

Une plateforme de gestion du travail permet aux équipes et aux organisations de planifier, d’organiser et de réaliser le travail en toute simplicité, sur la base de ces éléments fondamentaux. Étudions chaque élément plus en détail.

Tout d’abord, les tâches. Elles correspondent à des éléments de travail individuels, comme une première série de modifications pour un article de blog ou des révisions de code. Les tâches peuvent être récurrentes (élaboration d’un rapport mensuel) ou ponctuelles (mise à jour d’une page Web). Peu importe votre poste ou le projet sur lequel votre équipe travaille, une tâche bien conçue doit clarifier trois choses : qui fait quoi, et pour quand. Cela semble évident, mais si une tâche est créée et attribuée sans que les questions du « qui », du « quoi » et du « quand » ne soient immédiatement réglées, l’absence de responsabilité sèmera la confusion.

Une fois regroupées, les tâches constituent le deuxième pilier de vos activités : le projet. Les projets sont des objectifs plus larges que les équipes visent à atteindre, comme le lancement d’un nouveau produit ou d’une campagne de marque. En d’autres termes, tout projet, quelle que soit sa taille, n’est que le simple regroupement de plusieurs tâches individuelles (nombreuses ou non).

Troisième et dernier aspect clé de vos activités, le portefeuille de projets. Pour faire court, il s’agit d’un groupe de projets. Les portefeuilles de projets sont très utiles aux responsables (ou aux collaborateurs individuels qui travaillent sur plusieurs projets) pour assurer le suivi de nombreux éléments. Le suivi de la progression au sein de portefeuilles favorise la transparence et la confiance au sein des équipes, pour une coordination fluide à tous les niveaux : dirigeants, responsables et collaborateurs individuels. Au sein d’un système de gestion du travail, un portefeuille de projets vous offre en premier lieu une vue d’ensemble. Libre à vous de zoomer ensuite sur chaque projet jusqu’à visualiser les détails des tâches et ce sur quoi travaillent les membres de votre équipe.

Les meilleurs systèmes de gestion du travail orchestrent à la perfection ces trois éléments, pour apporter transparence et responsabilisation là où vous et votre équipe en avez le plus besoin. Une équipe qui travaille de manière transparente et responsable, c’est l’assurance d’un quotidien moins stressant et de progrès constants : votre premier pas vers la réussite. Un système de gestion du travail met en place une structure et conserve tout au même endroit, des petits détails aux données les plus générales.

Deuxième pilier : les vues dynamiques, essentielles dans un système de gestion du travail

Si un cadre général est important pour standardiser la manière de recueillir et d’organiser les informations relatives au travail (par exemple en tâches, projets et portefeuilles de projets), un système de gestion du travail capable d’offrir une visualisation dynamique des informations peut accroître encore davantage votre efficacité. Grâce à la visualisation dynamique, chacun travaille et visualise ses tâches comme il l’entend sans jamais s’éloigner du système de gestion adopté par l’équipe.

À l’échelle individuelle, chacun doit pouvoir visualiser ses propres tâches facilement et de manière claire, loin du tumulte des projets. Liste ou calendrier, nous avons tous besoin d’un espace pour vérifier ce que nous avons à faire, d’une façon qui nous convienne et nous permette de nous concentrer aisément sur nos priorités. Ainsi, chacun organise aisément sa journée, gère sa charge de travail et hiérarchise ses tâches sans difficultés.

À l’échelle du projet, certaines initiatives requièrent une organisation visuelle bien particulière. Un événement comprenant une longue liste de petites tâches d’importance équivalente sera probablement plus facile à suivre sous forme de liste. Pour un processus Agile, notamment en développement Web, un tableau sera certainement mieux adapté. Enfin, un calendrier de contenu gagnera sans doute à être organisé sur, vous l’avez deviné : un calendrier.

Pour les projets plus importants ou plus complexes, impliquant de nombreux intervenants et des partenaires issus de différents services, il est essentiel de disposer d’un système de gestion du travail qui permet aux utilisateurs de basculer d’une disposition à l’autre. Par exemple, un responsable du marketing produit pourrait avoir besoin de la liste de tous les livrables à un moment donné et vouloir consulter ces mêmes éléments sur un calendrier ou une chronologie le lendemain, afin de s’assurer du bon enchaînement des échéances.

En fin de compte, il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de visualiser les projets. Il faut simplement retenir qu’opter pour un système de gestion du travail flexible est essentiel. Votre équipe doit pouvoir alterner les vues, afin de choisir la plus utile en temps voulu, selon l’objectif visé.

Troisième pilier : l’automatisation des processus

Peut-être ne vous en rendez-vous pas compte, mais une grande partie de notre travail concerne des processus répétés ou continus. Un système de gestion du travail vous permet d’automatiser et d’accélérer certains processus simples. La solution idéale pour diminuer les risques d’erreurs et offrir plus de clarté à votre équipe.

Par exemple, la plupart des lancements de produits suivent presque à chaque fois les mêmes étapes, y compris lorsque les personnes impliquées sont différentes. Et si vous pouviez vous baser sur ces projets pour créer un modèle à suivre ? Un système de gestion du travail permet d’élaborer des modèles pour les projets et processus dont votre équipe se sert régulièrement, afin de ne pas avoir à repartir sans cesse de zéro. Ainsi, impossible pour votre équipe de manquer une étape importante, comme l’approbation d’un budget ou la validation juridique des ressources créatives d’une campagne. Bien entendu, chaque projet conserve ses petites singularités, mais il n’est plus nécessaire de réinventer la roue à chaque fois. Ainsi, votre équipe gagne du temps et comprend plus facilement la logique des processus.

Certains systèmes de gestion du travail, comme Asana, vous offrent la possibilité d’automatiser une partie des petites tâches qui grignotent le temps disponible de votre équipe : attribution des tâches aux bonnes personnes, définition ou modification des échéances, transferts en temps opportun, entre autres. Un système de gestion du travail doté de fonctionnalités d’automatisation vous permet de simplifier de nombreux processus, pour que votre équipe avance plus vite et qu’aucune étape critique ne passe entre les mailles du filet.

Adopter un système de gestion du travail pour collaborer plus efficacement

Oubliez les impératifs de réactivité et le travail sur un seul projet à la fois. Un système de gestion du travail aide votre équipe à envisager les tâches à réaliser de manière générale et exhaustive. Si votre équipe bénéficie d’une vue d’ensemble sur les projets en cours, leurs interdépendances et la manière dont ils s’inscrivent dans les objectifs à plus long terme, elle fournit alors un travail plus efficace, l’esprit léger.

Être productif, c’est trouver des solutions à court terme, mais aussi penser le système dans son ensemble, à plus long terme. Être productif, ce n’est pas se contenter de parer au plus urgent, mais réfléchir véritablement aux systèmes à mettre en place ou aux processus à améliorer.”

Désormais, inutile de vous demander qui fait quoi et pour quand, de chercher des documents enfouis dans votre boîte mail ou d’essayer de vous souvenir de ce que votre équipe a prévu pour le dernier projet en date. La gestion du travail est là pour régler tous vos soucis d’organisation. Elle constitue votre source unique de référence : votre équipe et vous-même pouvez y créer des plans de projets clairs et performants, et chacun se voit confier des responsabilités à assumer. Vous travaillez donc plus efficacement, l’esprit léger.