Suivre le taux d’utilisation et stimuler la rentabilité des équipes

Selon toute probabilité, vous surveillez plusieurs indicateurs de réussite pour respecter la portée de vos projets et assurer la satisfaction de vos clients. Si vous proposez des services, les heures facturables font sûrement partie de vos indicateurs de réussite, puisque c’est cette facturation qui vous permet de faire des bénéfices. Or, le calcul du taux d’utilisation des membres de votre équipe vous permet de comparer l’écart entre leurs heures facturables et le temps dont ils disposent.

Les membres de votre équipe ne peuvent pas facturer des heures pour chacune de leurs tâches, car certaines d’entre elles sont consacrées à des activités internes. Le taux d’utilisation peut vous aider à évaluer le temps dont un membre de votre équipe dispose pour s’acquitter de tâches rentables. Dans cet article, nous vous indiquerons comment calculer le taux d’utilisation des membres de votre équipe et nous vous expliquerons comment l’optimiser en réduisant le « work about work ».

Qu’est-ce que le taux d’utilisation ?

Exprimé en pourcentage, le taux d’utilisation représente le rapport entre le temps dont des professionnels disposent et celui qu’ils consacrent à des tâches « facturables ». Le taux d’utilisation d’un employé se calcule en divisant le nombre total d’heures facturées par le nombre total d’heures de disponibilité de cette personne. Par exemple :

• Si, en une semaine, un membre d’équipe facture 34 heures à ses clients alors qu’il est disponible 40 heures, son taux d’utilisation s’élève à 0,85, soit 85 %. 

Sachez toutefois que le taux d’utilisation des membres de votre équipe n’atteindra jamais 100 %, puisqu’ils doivent consacrer une partie de leur temps aux tâches internes. Leur semaine de travail doit être constituée d’un juste équilibre de réunions, d’appels, de formations et de travail facturable.

L’idée n’est pas de désespérément essayer d’atteindre un taux d’utilisation de 100 %, mais plutôt de réduire les tâches manuelles, superflues et redondantes qui occupent une trop grande partie de votre journée. D’après l’Anatomie du travail, les travailleurs de la connaissance consacrent environ 60 % de leur temps de travail au work about work (recherche d’informations ou d’approbations, basculement entre les applications, etc.). En limitant ces tâches d’organisation, vous pourrez optimiser le taux d’utilisation des membres de votre équipe et leur permettre de consacrer plus de temps aux tâches à forte valeur ajoutée.

Pour calculer le taux d’utilisation de vos collaborateurs, le mieux reste d’utiliser un logiciel de gestion de la charge de travail tel qu’Asana afin de suivre précisément qui fait quoi et pour quand : l’idéal pour prôner l’équilibre et éviter le burnout. En disposant d’une vision complète des tâches attribuées à chaque membre d’équipe, vous pouvez facilement gérer leur charge de travail et éviter tout dépassement du temps alloué aux tâches.

Comment améliorer le taux d’utilisation ?

Vous êtes frustré par le faible taux d’utilisation de votre équipe ? Sachez que cette inefficacité est souvent due à des processus chaotiques, à une mauvaise communication et à des outils complexes. Un faible taux d’utilisation vient généralement d’un mauvais équilibre entre les charges de travail interne et externe. Nous vous proposons quatre méthodes pour y remédier :

Pour améliorer les taux d’utilisation, commencez par mettre en œuvre les processus de gestion de projet suivants :

1. Définissez des valeurs de référence en matière de taux d’utilisation : si vous ne fixez pas de valeurs de référence, les membres de votre équipe n’auront pas d’objectif à atteindre. Rien ne vous empêche de fixer des valeurs différentes pour chacun de vos collègues, en fonction de leur rôle. Par exemple, la valeur de référence d’un designer pourra être plus élevée que celle d’un chargé RH, car les designers travaillent souvent directement avec les clients et facturent plus d’heures. Pour fixer des valeurs de référence, basez-vous sur votre taux d’utilisation idéal.

2. Surveillez les taux d’utilisation au sein de l’entreprise : le suivi des taux d’utilisation au sein de toute l’entreprise vous aidera à calculer le taux d’utilisation des capacités des membres de votre équipe, afin de faire le point sur leur disponibilité. Par ailleurs, ce suivi vous aidera à savoir quand d’autres équipes ont du temps libre, permettant à votre entreprise d’abattre plus de travail facturable sans devoir faire appel à des travailleurs indépendants. 

3. Réduisez le work about work : pour améliorer vos taux d’utilisation, il est essentiel de réduire le work about work. Certes, vous devrez toujours consacrer un certain nombre d’heures aux activités internes, mais l’adoption de bonnes pratiques en matière de gestion de projet et de gestion du temps vous aidera à réduire le temps consacré au travail non constructif. On qualifie de work about work toutes les tâches d’organisation : communiquer à propos du travail, rechercher des informations, passer d’une application à l’autre ou gérer l’évolution des priorités, par exemple.

4. Utilisez un logiciel de suivi du temps : un logiciel de suivi du temps vous aidera grandement à améliorer les taux d’utilisation, puisqu’il permet aux membres d’équipe de faire la distinction entre les tâches facturées à un client donné et celles exécutées pour le compte de l’entreprise. Par ailleurs, ce type de logiciel peut les aider à prendre conscience de la façon dont ils utilisent leur temps afin d’atteindre plus facilement leurs objectifs. Une fois que vos collaborateurs renseignent ces informations temporelles, vous pouvez recueillir l’ensemble des données et les analyser.  

Comment calculer le taux d’utilisation ?

Le suivi du taux d’utilisation des membres de votre équipe vous permet d’évaluer la rentabilité globale de votre entreprise. Le calcul des taux d’utilisation de vos collaborateurs est plutôt simple, mais il vous faudra utiliser plusieurs formules pour identifier les taux optimaux de votre entreprise.

1. Calcul du taux d’utilisation

Pour calculer le taux d’utilisation des membres de votre équipe, appliquez la formule suivante :

• Formule du taux d’utilisation : (nombre total d’heures facturables / nombre total d’heures disponibles)

Par exemple, si un membre d’équipe travaille 40 heures et en facture 32 par semaine, son taux d’utilisation s’élève à 0,80, soit 80 %.

Le taux d’utilisation des membres de votre équipe dépend de leur fonction et de leur productivité, c’est pourquoi il ne suffit pas de calculer le taux d’utilisation d’une seule personne. Pour évaluer plus précisément les performances de votre entreprise, il convient de surveiller le taux d’utilisation de tous les membres d’équipe.

Améliorer le taux d’utilisation de votre équipe en agissant sur le work about work

Le taux d’utilisation est faible, et ce dans tous les services et équipes de votre entreprise ? Prenez le temps d’analyser les outils, processus et attentes définies. Si le taux d’utilisation des membres de votre équipe est bas, c’est qu’ils consacrent la plupart de leur temps à des activités non facturables. Quelles sont ces activités ? Vous pourrez réduire une bonne partie du work about work (travail manuel ou basculement entre plusieurs applications, entre autres) en adoptant des outils et processus performants.

Par exemple, les travailleurs de la connaissance basculent en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications. Si les membres de votre équipe constatent que ces basculements nuisent à leur productivité et contribuent à leur faible taux d’utilisation, recherchez des outils professionnels qui s’intègrent les uns aux autres. Ainsi, plutôt que de perdre leur temps à passer d’une application à l’autre, les membres de votre équipe disposeront au même endroit de toutes les informations dont ils ont besoin pour exécuter leur travail.

Conseil : en plus d’assurer une meilleure organisation des indicateurs de performance des membres de votre équipe, l’utilisation d’un logiciel de suivi du temps vous aidera à réaliser des calculs précis ainsi qu’à repérer et corriger facilement les éventuelles erreurs.

2. Taux d’utilisation des capacités

Le taux d’utilisation des capacités représente le taux d’utilisation moyen de chaque membre d’équipe. Utilisez cette formule pour savoir si vous êtes en mesure de couvrir les coûts de vos ressources et de générer des bénéfices.

• Taux d’utilisation des capacités = total des taux d’utilisation des membres d’équipe / nombre total de membres

Pour calculer le taux d’utilisation des capacités de votre entreprise, additionnez le taux d’utilisation de chaque membre d’équipe et divisez-le par le nombre total de membres d’équipe.

3. Tarif de facturation optimal

Maintenant que vous avez calculé le taux d’utilisation des capacités de votre équipe, servez-vous-en pour déterminer la somme à facturer à vos clients pour générer des profits : c’est ce qu’on appelle le tarif de facturation optimal.

Faites la somme du coût de vos ressources, de vos frais généraux et de votre marge bénéficiaire. Le coût de vos ressources correspond au montant que vous dépensez pour la main-d’œuvre, les matériaux ou la production. Pensez à dresser la liste de vos frais généraux sur la base de chaque membre d’équipe. Votre marge bénéficiaire représente le pourcentage de profit hors coûts opérationnels. Dans votre calcul, tenez compte de la marge bénéficiaire que vous souhaitez effectivement atteindre.

La marge bénéficiaire est souvent exprimée en pourcentage, mais pour cette formule, vous devrez calculer votre marge bénéficiaire en euros en vous basant sur le coût de vos ressources et de vos frais généraux.

• Marge bénéficiaire en euros = (coûts des ressources + frais généraux) x marge bénéficiaire en pourcentage

• Tarif de facturation optimal = (coûts des ressources + frais généraux + marge bénéficiaire) / nombre total d’heures de travail / taux d’utilisation des capacités

Par exemple, si vos coûts de main-d’œuvre s’élèvent à 50 000 €, que vous dépensez 10 000 € de frais généraux par employé et que votre marge bénéficiaire idéale est de 25 %, vous obtenez un montant pour cette marge de 15 000 € ((50 000 + 10 000) x 0,25 = 15 000). En comptant un total de 1 000 heures de travail, on obtient (50 000 + 10 000 + 15 000) / 1 000, soit 75. Enfin, si votre taux d’utilisation des capacités s’élève à 0,80, alors votre tarif de facturation optimal est de 75 / 0,80 = 94 € par heure.

• Tarif de facturation optimal = (50 000 + 10 000 + 15 000) / 1 000 

                                                _____________________________________

                                                                             0,80

4. Taux d’utilisation idéal

Votre taux d’utilisation des capacités vous indiquera le rapport entre le nombre moyen d’heures que votre équipe facture et le nombre total d’heures où elle travaille. Néanmoins, cette donnée ne vous indique pas si ce taux est idéal au regard de vos coûts opérationnels. Pour connaître votre taux d’utilisation optimal, suivez la formule mathématique ci-dessous :

• Taux d’utilisation idéal = (coûts des ressources + frais généraux + marge bénéficiaire) / (nombre total d’heures disponibles x tarif de facturation optimal)

Pour calculer votre taux d’utilisation idéal, faites la somme des coûts de vos ressources, de vos frais généraux et de votre marge bénéficiaire, et divisez le tout par le produit du nombre total d’heures disponibles et de votre tarif de facturation optimal.

Reprenons les chiffres de l’exemple ci-dessus. Taux d’utilisation idéal = (50 000 + 10 000 + 15 000) / (1 000 x 94). En arrondissant, nous obtenons un taux d’utilisation idéal de 80 %, soit un chiffre identique au taux d’utilisation réel !

• Taux d’utilisation idéal = (50 000 + 10 000 + 15 000)

                                                 _____________________________                 

                                                              (1 000 x 94)

Réduisez le work about work pour augmenter vos taux d’utilisation

Le taux d’utilisation est un indicateur clé à suivre pour évaluer les performances de votre équipe et de votre entreprise. Un taux d’utilisation élevé permet de facilement couvrir les coûts opérationnels et d’augmenter en continu les bénéfices, alors qu’un faible taux d’utilisation peut révéler des problèmes dans vos processus.

Pour assurer le suivi de vos taux d’utilisation globaux, le mieux est de demander aux membres de votre équipe de rendre compte de leurs tâches et de suivre des processus structurés. Lorsque les équipes rapportent en temps réel leurs tâches facturables ou non facturables, la gestion du temps et des ressources s’en retrouve facilitée.