Les clés de la réussite : clarifier rôles et responsabilités d’équipe en 4 étapes

Vous aussi, vous avez déjà connu ces projets où personne ne sait vraiment quelles tâches lui reviennent, à tel point qu’ils en deviennent chaotiques ? L’un de vos collègues décide de s’occuper du design, l’autre du contenu. Chacun rédige ses propres textes, persuadé que la tâche lui incombe... Résultat, entre problèmes de communication et tâches redondantes, la rédaction des textes s’éternise et le projet prend du retard.

Pourtant, rien d’étonnant ! Un plan de projet n’a de sens que si les rôles et responsabilités de chacun sont bien définis, aidant ainsi vos collègues à mieux collaborer et à travailler sur leurs projets plus efficacement. En tant que manager, si vous voulez que votre équipe soit productive, vous devez attribuer des tâches précises à chacun de ses membres dès le début du projet.

Dans ce guide, nous vous expliquons donc comment établir les rôles et responsabilités de chacun, et en quoi cela sera salutaire à votre équipe.

1. Déterminez les tâches à effectuer

Pour identifier les rôles et responsabilités aussi bien à l’échelle d’un simple projet qu’au niveau de toute votre structure, suivez les étapes ci-après. Au moment de définir les rôles au sein de l’équipe, commencez par repérer les tâches à faire, notamment en vous posant les questions suivantes :

• Vos projets précédents ont-ils été accomplis avec succès ?

• Dans le cas contraire, sur quels aspects auriez-vous pu vous améliorer ?

• Votre équipe a-t-elle encore des tâches en cours ?

• Quelles sont les tâches réalisées par chaque membre de l’équipe au quotidien ?

• Ces tâches sont-elles en corrélation avec la fonction des personnes concernées ?

Une fois que vous aurez déterminé votre volume de travail, vous pourrez confier les tâches aux bonnes personnes.

2. Identifiez les responsabilités encore à pourvoir

Si cette étape est cruciale dans le cadre de responsabilités globales, attribuées à l’échelle de toute l’entreprise, elle a aussi son utilité lorsque vous gérez des projets individuels.

Après avoir établi votre liste de tâches, comparez-la aux activités réalisées par vos collègues à l’heure actuelle afin de mieux identifier les responsabilités non prises en charge. Le plus souvent, vous vous retrouverez face à cette situation par inadvertance, notamment lorsque la description de poste d’un collaborateur manque de précision ou qu’il est accaparé par d’autres tâches confiées par ses collègues.

Vous avez repéré des responsabilités qui restent à pourvoir ? Faites le point avec l’équipe et réorganisez-vous : réaffectez les membres de l’équipe aux rôles qui leur étaient dévolus à la base, puis déterminez à qui attribuer les tâches en trop dont ils s’occupaient auparavant.

3. Clarifiez les rôles à l’aide d’une matrice RACI

Lorsqu’il s’agit de clarifier les rôles des membres d’une équipe, la matrice RACI est l’outil rêvé. L’acronyme RACI correspond aux quatre rôles suivants : responsable, approbateur, consulté et informé. Vous pouvez créer votre matrice (ou tableau) RACI en plaçant vos tâches en ordonnée (axe vertical) et les membres de votre équipe en abscisse (axe horizontal).

Attribuez l’une des quatre lettres RACI à chaque tâche et membre de l’équipe, de façon à ce que chacun connaisse son rôle précis pour chaque tâche.

Consultez la légende détaillée ci-dessous pour identifier les rôles qui correspondent le mieux à chaque lettre du tableau RACI.

• R = Responsable : la personne chargée d’accomplir une tâche donnée. Une tâche doit compter un seul et unique responsable pour toujours savoir à qui poser des questions ou partager des informations.

• A = Approbateur : la personne chargée de contrôler l’achèvement des tâches, bien souvent un manager.

• C = Consulté : le ou les collaborateurs (internes ou externes à l’équipe) chargés de donner leur avis sur le travail concerné.

• I = Informé : toutes les personnes qui doivent être informées de la progression et des résultats du projet, sans que leur point de vue soit demandé au fil de sa réalisation.

D’autres astuces pour bien réaliser votre matrice RACI :

• Chaque tâche doit compter un seul et unique responsable (R) si vous voulez que vos collègues sachent à qui s’adresser. La présence de plusieurs responsables pourrait semer la confusion chez vos collaborateurs.

• Si chaque tâche ne compte qu’un seul approbateur (A), ce dernier peut aussi être responsable de cette même tâche (AR).

• Dernière consigne clé : restez raisonnables quant au nombre d’intervenants à informer pour éviter de complexifier inutilement le projet (limitez le nombre de I).

Cette matrice RACI vous sera utile pour clarifier les attentes auprès des membres de l’équipe et servira de point de référence au cours de vos projets.

4. Demandez l’avis de vos collègues

Après avoir terminé votre matrice RACI, demandez à vos collègues de vous faire des retours sincères dans le but d’encourager la collaboration d’équipe et de vous assurer que les rôles qui leur ont été attribués sont bien fonctionnels.

Laissez les membres de votre équipe exprimer leur opinion pour créer une dynamique d’équipe saine au travail et faciliter la communication.

Vous avez plusieurs options à cet effet :

• Organisez une réunion d’équipe et posez-leur directement la question : ont-ils des remarques à formuler concernant les rôles qui leur sont attribués ?

• Vous pouvez aussi organiser des entretiens individuels, qui seront l’occasion pour vos collaborateurs d’exprimer leurs inquiétudes sans crainte.

• Enfin, vous avez la possibilité de réaliser un sondage anonyme, qui leur permettra de vous apporter des réponses franches.

Le bon moment pour clarifier rôles et responsabilités

En tant que chef de projet, vous avez pour mission de définir les rôles et responsabilités au niveau de chaque projet, mais aussi par rapport à votre organisation tout entière, le tout au moment opportun. Vous devez absolument créer une structure d’équipe fiable à l’échelle de l’entreprise, une tâche à laquelle vous devrez vous atteler en priorité si vous constatez des manquements dans ce domaine.

Par exemple, imaginons qu’un rédacteur de l’équipe ait à gérer une bonne partie de la planification de projet : peut-être serait-il temps pour lui de se recentrer sur ses priorités et son cœur de métier ? Même chose lorsqu’un designer passe ses journées à répondre à des e-mails, vous devriez revoir la structure de votre équipe de façon à lui laisser davantage de temps pour se concentrer sur la création.

Une fois les rôles et responsabilités définis de façon globale, il est temps de vous pencher sur chaque projet individuel. Un designer aura certaines responsabilités générales, mais selon les projets, il sera peut-être aussi amené à gérer les échanges liés au design. 

Les avantages à préciser les rôles et responsabilités de chacun

La structure d’équipe ainsi créée est à l’épreuve du temps. En outre, lorsque chacun sait précisément ce sur quoi il travaille, les performances d’équipe s’en ressentent.

Le fait de clarifier les rôles au niveau individuel a aussi des avantages pour l’équipe dans son ensemble, parmi lesquels :

• Des gains de productivité : attribuez les responsabilités clés aux bonnes personnes, et vous remarquerez que vous gagnerez en productivité. Avec une idée précise des rôles et responsabilités de chacun, vos collaborateurs identifient aisément les tâches à réaliser en priorité et accomplissent un travail à haute valeur ajoutée.

• Un processus de recrutement amélioré : en clarifiant les responsabilités inhérentes à chaque poste, vous facilitez la tâche des recruteurs, qui peuvent ainsi mieux identifier les besoins de l’équipe et trouver les bons candidats. Dans le cas contraire, ils pourraient avoir du mal à leur expliquer en quoi consiste le poste et quelles sont ses exigences.

• Un meilleur moral d’équipe : comment ne pas douter de nos compétences lorsque notre rôle n’est pas correctement défini à la base ? Il suffira de clarifier la mission de chacun et de confier à tous une tâche bien précise pour que l’équipe se sente pousser des ailes. Par ailleurs, afin que vos collègues aient pleinement confiance en leurs habiletés au quotidien, arrangez-vous pour leur attribuer des tâches qui répondent à leurs aptitudes naturelles.

• Une plus grande efficacité des ressources : lorsque les membres d’équipe réalisent les tâches qui correspondent à leur poste, l’entreprise gagne du temps et de l’argent. Dans notre exemple ci-dessus, nous avons constaté que deux membres d’équipe qui n’étaient pas au clair quant à leurs responsabilités avaient réalisé deux fois le même travail. Cela a eu pour conséquence de rallonger la durée du projet, avec des coûts supplémentaires pour l’entreprise. À l’inverse, plus votre équipe est efficace, moins il lui faudra de temps et de budget pour faire le nécessaire.

Attribuez aux membres de votre équipe des rôles précis et concrets : chacun se sentira ainsi pleinement en mesure d’endosser ses responsabilités et motivé à réussir.

Des exemples de rôles et responsabilités

À chaque rôle correspondent des responsabilités essentielles. Dans l’idéal, les membres d’équipe devraient connaître le leur et n’être responsables que des tâches liées à leur fonction. Nous vous avons préparé une courte liste de rôles et responsabilités associées. Jetez-y un œil !

Rôle : chef de projet

Responsabilités :

• Planifier le projet et le développer

• Monter l’équipe et la diriger

• Surveiller l’avancement du projet et communiquer à ce sujet

Rôle : concepteur visuel

Responsabilités :

• Produire du contenu visuel cohérent

• Informer les membres de l’équipe par l’intermédiaire de jalons de projet

• Clarifier l’orientation du projet et guider les membres de l’équipe

Rôle : rédacteur de contenu

Responsabilités :

• Faire des recherches et rédiger des textes

• Communiquer la progression aux designers et aux managers

• Adapter les textes aux retours des clients

À noter aussi que ces responsabilités seront influencées par votre culture d’entreprise et votre environnement de travail, sans compter les capacités individuelles de chaque membre de l’équipe. Vous pouvez établir votre propre modèle décrivant ces responsabilités en détail, par exemple en précisant le supérieur hiérarchique de la personne en question et les exigences liées à ce rôle.

Une communication et une structure clairs pour une équipe projet fiable

En tant que chef d’équipe, vous avez pour objectif de préparer les membres de votre équipe à chaque nouveau projet. Et pour créer une structure d’équipe solide, pas de secret : vous devez miser sur une communication ouverte. Faites appel à un logiciel de communication d’équipe pour clarifier les rôles et responsabilités de chacun, mais aussi les délais de réalisation des tâches et leur avancement. C’est le moyen idéal pour respecter vos échéances et atteindre vos objectifs d’équipe à coup sûr.