L’atténuation des risques, un atout pour protéger son entreprise en période de changement

Lors de votre dernière balade, je parie que vous avez commencé par regarder le temps qu’il ferait, je me trompe ? En fonction des informations indiquées sur votre application météo, vous avez choisi votre tenue et les affaires à prévoir. Si vous saviez que le fond de l’air serait frais, vous avez probablement prévu une veste ou un pull léger. Si l’application météo prévoyait des risques d’averses, vous avez jugé utile d’emporter un parapluie.

Quelle meilleure définition de l’atténuation des risques ? L’objectif est d’identifier les risques potentiels (avoir froid, finir trempé, etc.), d’évaluer la probabilité qu’ils surviennent et de prendre les mesures nécessaires pour les limiter.

Cela étant, l’atténuation des risques est bien plus qu’une stratégie permettant de passer à travers les gouttes. En entreprise, elle peut vous aider à limiter les conséquences négatives liées à des risques inattendus et aux enjeux plus importants, comme les pertes financières. Nous allons vous présenter quatre stratégies sur lesquelles vous appuyer pour faire courir le moins de risques possible à votre entreprise et votre équipe.

Qu’est-ce que l’atténuation des risques ?

L’atténuation des risques est le processus qui consiste à réduire les menaces ou les risques potentiels qui pèsent sur une entreprise ou un projet. Elle s’inscrit dans une stratégie de gestion des risques plus globale et vous permet d’identifier les menaces qui se profilent, puis d’établir un plan pour les gérer ou les éliminer. Le but ? Vous permettre d’aller de l’avant en toute confiance, indépendamment de la demande à satisfaire ou de la tâche à accomplir.

L’objectif de toute stratégie d’atténuation est de réduire la probabilité qu’un risque de projet ou commercial ne survienne, mais aussi de mettre en place des mesures pour surveiller et réagir aux menaces potentielles si elles se concrétisent. Loin d’être négligeable, l’atténuation des risques doit donc s’intégrer à toute stratégie d’entreprise ; elle est particulièrement utile lorsque cette dernière est confrontée à des risques externes sur lesquels les équipes ont moins de contrôle, comme l’évolution de la situation macroéconomique.

En quoi l’atténuation des risques est-elle essentielle aux entreprises ?

Le risque est inhérent à toute entreprise, indépendamment de l’efficacité de la planification mise en place. Cela se vérifie d’autant plus en période d’incertitude, par exemple lors de crises internationales ou si les conditions du marché évoluent. L’atténuation des risques peut aider votre équipe à naviguer en eaux troubles et à réduire les risques inutiles pour assurer la continuité des activités.

Voici quelques risques courants auxquels sont confrontées les entreprises :

• Les risques de projet, notamment la dérive des objectifs, le manque de clarté, les délais serrés ou le manque de ressources.

• Les risques financiers comme le manque de financements ou une baisse de rentabilité.

• Les risques économiques, par exemple une évolution de la situation macroéconomique.

• Les risques de cybersécurité , notamment les fuites de données ou les tentatives de piratage.

• Les risques liés à la réputation de marque, les problèmes associés à la gestion de marque ou une baisse de la confiance de vos clients.

• Les risques humains, notamment la rotation du personnel, la pénurie de talents ou le gel des embauches.

• Les risques opérationnels, notamment ceux liés à la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou à la modification des procédures opérationnelles.

Ne pas être préparé à affronter les risques du quotidien peut avoir des conséquences négatives, notamment se faire surprendre par la pluie en pleine balade si vous quittez la maison sans parapluie. De même, les entreprises qui ne s’arment pas face aux risques peuvent se retrouver confrontées à des obstacles, notamment :

• Des projets qui dépassent le budget alloué

• L’obtention de résultats insuffisants

• Des employés sursollicités qui finissent en burnout ou en surmenage

• Une forte rotation du personnel

• Des échéances manquées

• Un impact commercial marqué et des conséquences sur la réputation de marque

• Une innovation qui stagne

• Des pertes financières

Ces risques et leurs répercussions potentielles nous semblent parfois insurmontables. Cependant, dans le monde des affaires, la gestion des risques est un incontournable. Bonne nouvelle : vous pouvez vous préparer à y faire face ! Les stratégies d’atténuation peuvent justement vous aider à limiter les risques commerciaux, pour vous concentrer sur vos tâches clés et gagner en efficacité.

Quatre stratégies courantes d’atténuation des risques

Il existe quatre types courants de stratégies d’atténuation des risques possibles pour protéger votre entreprise contre toute menace indésirable. Première étape : identifier et évaluer les risques encourus par votre entreprise ou projet. Lorsque vous y voyez un peu plus clair, poursuivez sur votre lancée et établissez un plan d’atténuation des risques qui vous permettra de vous protéger au mieux, et d’assurer la réussite de votre équipe.

Pour identifier les risques potentiels :

• Déterminez les risques en début de projet : mieux vaut s’y atteler dès le démarrage ou en phase de planification du projet. Vous devez évaluer en permanence les risques pour l’entreprise, en particulier en période d’incertitude ou lorsque les conditions économiques fluctuent.

• Organisez des réunions d’équipe : pour identifier les risques, rien de mieux que de se réunir avec les membres d’équipe impliqués dans le projet ou dans les activités exposées à des risques. Il peut s’agir d’un échange avec l’équipe projet, les dirigeants de l’entreprise et/ou les parties prenantes. Au moment d’évaluer les risques de votre initiative, vous devrez également prendre en compte sa chronologie, sa portée, son budget, les ressources disponibles et les éventuelles contraintes du projet. Si vous cherchez à identifier les risques commerciaux plus généraux, analysez des facteurs clés comme les parts de marché, les performances et la stratégie de vos concurrents, ou encore les risques juridiques potentiels. N’oubliez pas de prendre en considération la conjoncture économique ou les projections (une analyse PEST peut s’avérer bien utile).

• Estimez la probabilité des risques : maintenant que vous avez une idée claire des risques encourus par votre entreprise, vous pouvez créer un modèle de matrice des risques. Il s’agit d’un outil d’analyse qui permet d’évaluer en amont la probabilité et la gravité des risques liés à un projet. Vous obtenez ainsi une représentation visuelle des éléments qui pourraient nuire gravement à votre entreprise et des risques de moindre importance qui ne méritent pas que vous renonciez à vos ambitions.

• Élaborez une stratégie d’atténuation des risques : vous connaissez maintenant les risques auxquels votre entreprise pourrait être confrontée et les répercussions éventuelles. Ne vous arrêtez pas en si bon chemin et élaborez une stratégie d’atténuation adaptée aux différents types de risques et aux conséquences potentielles de chacun d’eux.

Voici quatre stratégies courantes d’atténuation des risques :

1. Évitement des risques

L’anticipation des risques est une stratégie d’atténuation qui consiste à éviter toute action susceptible d’entraîner un risque indésirable. Ce faisant, vous contournez tout simplement la menace potentielle en refusant de vous y exposer.

Dans quels cas y recourir ? Lorsqu’une menace potentielle pourrait avoir des conséquences particulièrement dommageables pour l’entreprise, par exemple des répercussions significatives sur sa situation financière.

Exemple : votre entreprise envisage d’ouvrir de nouveaux bureaux. Une évaluation des risques vous apprend que votre site d’origine ne génère pas suffisamment de bénéfices pour permettre l’ouverture de ces nouveaux locaux. Il vous faut donc obtenir un financement supplémentaire. En outre, votre analyse souligne que si l’ouverture des nouveaux bureaux est retardée ou ne devient pas rentable rapidement, l’entreprise pourrait avoir des difficultés à honorer son plan de paiement. Le risque d’un effet ricochet sur l’ensemble de votre entreprise est élevé, ce qui aurait un impact sur ses performances et sa rentabilité. Par conséquent, vous choisissez de mettre en suspens votre projet pour éviter tout désagrément.

2. Réduction ou contrôle des risques

La réduction des risques (également connue sous le nom de contrôle des risques) consiste à prendre des mesures pour tenter de limiter les risques ou ses répercussions éventuelles dans le pire des scénarios. Si vous optez pour cette stratégie, assurez-vous de définir clairement les risques en début du projet, puis efforcez-vous d’en assurer un suivi actif pendant votre travail. Vous serez ainsi en mesure de les contrôler et d’agir s’ils se concrétisent.

Dans quels cas y recourir ? Dès lors que vous pensez pouvoir contrôler les risques potentiels par des actions d’atténuation, par exemple en mettant à jour vos processus ou en y apportant des modifications.

Exemple : vous lancez une campagne marketing. En début du projet, vous évaluez les risques et constatez que vous pourriez ne pas parvenir à boucler le projet dans les délais prévus. Compte tenu des risques, la probabilité d’échec du projet est faible et maîtrisable. Pour réduire la probabilité du risque, vous commencez par identifier les raisons pour lesquelles il pourrait se produire : tâches imprévues, retards de production, bugs inattendus, contraintes liées aux ressources, etc. Par la suite, vous mettez en œuvre des méthodes de contrôle à l’aide d’un logiciel de calendrier d’équipe pour éviter toute erreur de planification, puis vous créez un plan de gestion de la portée et allouez les ressources au mieux.

3. Transfert des risques

Cette stratégie consiste à transférer à un tiers la responsabilité des conséquences liées au risque concerné. C’est une façon de protéger votre entreprise en vous assurant qu’elle ne sera pas tenue responsable si le risque se concrétise.

Prenons un exemple : vous souhaitez contracter une assurance. Votre entreprise paie une prime à une compagnie d’assurance pour qu’elle prenne en charge certains risques bien précis. Si l’un de ces risques devient réalité, la compagnie d’assurance rembourse le montant des dommages, de sorte que votre entreprise n’est pas financièrement responsable. Externaliser ou faire appel à des prestataires de services constituent deux autres stratégies possibles pour transférer les risques.

Dans quels cas y recourir ? Le transfert des risques est une stratégie d’atténuation à privilégier si vous souhaitez protéger votre entreprise contre des responsabilités financières potentielles que vous ne souhaitez pas assumer. Elle s’avère tout aussi pertinente lorsqu’un risque a de faibles chances de se concrétiser, mais que les enjeux financiers pour l’entreprise sont néanmoins importants.

Exemple : votre entreprise lance un nouveau produit. Pour le moment, vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour concevoir le produit en interne et la mise en place d’un processus spécifique coûterait trop cher à l’entreprise. Résultat, vous décidez de faire appel à un sous-traitant. Votre structure évite ainsi les coûts liés à la mise en place du processus et, si le sous-traitant retarde ou compromet la production, il assumera seul la responsabilité de toutes les pertes financières éventuelles subies par votre entreprise.

Cela dit, le transfert des risques a également ses inconvénients. Ce n’est pas parce que vous vous êtes déchargé de la responsabilité financière de la menace en tant que telle que votre entreprise s’affranchira de toutes les répercussions négatives pour autant. Par exemple, si vous rencontrez un problème avec le sous-traitant et que le lancement de votre produit est retardé, votre entreprise ne sera pas responsable des pertes financières. Pourtant, ce chamboulement des délais peut tout de même avoir des conséquences sur votre marque et sa réputation. Veillez donc à bien prendre en compte ces facteurs lorsque vous élaborez votre stratégie.

4. Acceptation des risques

Comme son nom l’indique, cette stratégie vous amène à reconnaître et accepter les risques potentiels. Réduire les risques revient à faire le maximum pour les faire disparaître ; les accepter n’implique aucune tentative d’atténuation. Au contraire, vous allez de l’avant en connaissance de cause, c’est-à-dire en sachant que les risques peuvent se concrétiser. Si la probabilité de survenue augmente drastiquement ou si ce risque peut avoir des répercussions intolérables, modifiez votre stratégie d’atténuation en conséquence.

Dans quels cas y recourir ? Dès lors que vous jugerez acceptable le niveau de risque d’une menace potentielle : si cette dernière a peu de chances de se produire, si les répercussions négatives du risque sont mineures ou si les coûts engendrés par le processus d’atténuation sont supérieurs aux coûts encourus si le risque venait à se concrétiser.

Exemple : votre entreprise propose un service de livraison de fleurs et fait confiance au même fleuriste pour lui fournir des roses depuis cinq ans. Au cours de toutes ces années, le fleuriste n’a jamais manqué un seul envoi pour la Saint-Valentin. La fête des amoureux est même devenue l’un de vos principaux moteurs de rentabilité. Par conséquent, si le fleuriste venait à manquer une livraison, l’impact sur les recettes et la réputation de l’entreprise serait conséquent. Heureusement, ce scénario délicat n’est jamais devenu réalité. En outre, dénicher un autre fleuriste et s’accorder pour un approvisionnement de fleurs en urgence coûterait (très) cher à l’entreprise, et entraînerait logiquement du gaspillage. Toutefois, le risque que votre fournisseur habituel rate une livraison est faible et votre entreprise le juge acceptable. Elle va donc de l’avant, sans prendre de mesures pour se protéger contre cette menace.

Surveiller les risques commerciaux en continu

L’atténuation des risques n’est pas un processus figé, elle évolue constamment. Les bases de votre stratégie posées, continuez à surveiller les risques pour vous assurer que les probabilités de survenue et la gravité n’augmentent pas. Vous serez ainsi prêts à agir en cas de nouveaux risques.

Quelques astuces pour surveiller les risques commerciaux de manière continue :

• Commencez par établir une feuille de route de projet claire pour vous assurer que tous les membres de l’équipe et les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde concernant la portée du projet et les résultats attendus.

• Faites le point régulièrement pour garder un œil sur la portée et l’état d’avancement du projet.

• Suivez la progression et les performances en temps réel grâce à un logiciel de gestion de projet permettant de suivre l’état d’avancement de l’initiative.

• Surveillez les dépenses pour un contrôle des coûts efficace.

• Définissez le budget du projet dès le départ.

• Utilisez des techniques et outils de gestion du temps (comme des modèles d’agenda quotidien) pour mener à bien tous vos projets.

• Créez un plan d’allocation des ressources pour réduire les risques liés à ces dernières.

• Surveillez de manière proactive l’évolution des conditions commerciales et adaptez votre stratégie si nécessaire.

• Élaborez un plan de gestion de crise pour répondre aux menaces critiques pour l’entreprise.

Limitez les risques de projet pour travailler plus sereinement en équipe

Toutes les entreprises sont confrontées à des risques qui les effraient, surtout en période de changement ou d’incertitude. Élaborer des stratégies d’atténuation des risques vous permet de protéger votre entreprise et votre équipe contre les risques inutiles, de limiter les sources d’incertitude et de poursuivre le développement de vos activités.