7 stratégies pour faciliter le retour au bureau de vos employés

La pandémie nous a prouvé que le télétravail a ses avantages (finis les trajets domicile-bureau !), mais aussi ses inconvénients. D’après nos recherches, les employés ont des préférences bien précises en matière de lieu de travail : leur domicile pour les tâches qualifiées et les grandes réunions, et le bureau pour toutes les autres activités.

En effet, malgré le passage au télétravail, ces mêmes recherches ont montré que la plupart des travailleurs préfèrent encore se rendre au bureau pour les tâches collaboratives et interpersonnelles. Conclusion : sous réserve d’être correctement géré, le retour sur site peut être très bénéfique.

Vous envisagez de faire revenir vos employés au bureau ? Réfléchissez à la meilleure façon de favoriser les liens sociaux tout en leur offrant une certaine flexibilité (critère que le télétravail leur a appris à apprécier !), sans oublier de vous pencher sur les règles à respecter pour assurer leur santé et leur sécurité. Vous trouverez ci-dessous nos conseils pour aider votre équipe à exceller, aussi bien au bureau qu’en télétravail.

Les sept éléments à prendre en compte pour le retour au bureau

Quand la pandémie de covid a frappé le monde en début d’année 2020, le passage forcé au télétravail a été abrupt. Aujourd’hui, beaucoup d’employés sont retournés au bureau, mais cette reprise n’est pas systématique : alors que certaines entreprises ont opté pour un retour sur site immédiat, d’autres ont suivi un processus moins direct.

D’après des recherches menées par Microsoft, un retour généralisé au bureau va avoir lieu, mais le quand et le comment restent à voir. Néanmoins, 50 % des dirigeants affirment que leur entreprise impose ou va imposer un retour au bureau à plein temps en 2022.

Que vous comptiez imposer un retour complet sur site ou opter pour un mode de travail hybride, le changement va être radical pour vos employés. D’ailleurs, suite à la pandémie, ceux-ci ne cachent pas être prêts à quitter leur entreprise si elle ne leur propose pas d’options de télétravail : selon une enquête menée par Gallup, 54 % des employés en télétravail complet et 36 % des employés en mode hybride rechercheraient un autre travail le cas échéant.

Le retour au télétravail est source d’opportunités pour les entreprises et les employés, notamment en matière de collaboration et d’implication des salariés après deux ans de télétravail. D’après nos recherches, les employés préfèrent le travail hybride au télétravail complet, car ce mode de fonctionnement leur permet à la fois de socialiser avec leurs collègues et de profiter de la flexibilité et de la concentration offertes par le travail à la maison.

Il n’y a pas de mode d’emploi pour choisir le moment et la façon d’amorcer le retour au travail. Pas d’inquiétude : le tout est de mettre au point une politique qui reflète les besoins des employés suite à la pandémie, résolve les défis les plus courants et favorise les opportunités au bureau.

1. Démontrez l’utilité du retour au bureau

Les résultats sont sans appel : les employés aiment particulièrement le travail hybride. D’après nos recherches, ils préfèrent rester à la maison pour s’acquitter du travail qualifié et se rendre au bureau pour les tâches collaboratives (intégration des nouveaux employés, entretiens individuels, planification stratégique, formation, évolution professionnelle, etc.). D’ailleurs, 49 % des employés voient davantage ces locaux comme un lieu d’échange et de sociabilisation qu’avant la pandémie.

Vous cherchez à faire revenir vos employés sur site ? Profitez de cette occasion pour soigner votre plan de retour au bureau en vue d’encourager la collaboration et d’aider les équipes à travailler ensemble. Pour commencer, intéressez-vous aux préférences de vos employés, puis élaborez un plan en phase avec leurs besoins et les valeurs de l’entreprise.

Voici quelques autres méthodes pour un plan de retour au travail réfléchi :

• Faites le lien entre les motifs du retour au bureau et les objectifs commerciaux de votre entreprise. De cette façon, vous montrerez clairement aux employés en quoi leur retour sur site est important et contribue à la stratégie globale de l’entreprise.    

• Demandez l’avis des employés (et répondez-y) quant au retour au bureau. Envisagez différentes options pour recueillir leur opinion (formulaires anonymes, résumés hebdomadaires, réunions d’entreprise, sessions de questions-réponses avec l’équipe de direction, etc.).

• Élaborez une stratégie résolue : présentez les objectifs du retour au bureau, faites le point sur les employés concernés (certains postes uniquement ? Tout le monde ?) et expliquez l’origine du plan de retour au bureau.

• Veillez à la flexibilité de votre plan de retour au bureau et tenez compte de vos échanges avec les employés.

2. Assurez la santé et la sécurité de vos salariés

Le retour au travail est source d’anxiété pour les employés, inquiets à l’idée d’attraper la covid. D’après le Pew  Research Center, 42 % des employés dont l’entreprise a rouvert ses portes privilégient tout de même le télétravail par peur d’être exposés au virus. Par ailleurs, moins de la moitié des travailleurs se déclarent très satisfaits des mesures prises par leur entreprise pour les protéger contre le virus.

Conclusion : malgré la moindre sévérité des variants actuels, les employés restent inquiets d’y être exposés sur leur lieu de travail. Il ne vous reste donc plus qu’à apaiser leurs préoccupations et à les accueillir dans de bonnes conditions sanitaires. Plusieurs méthodes s’offrent à vous :

• Créez et diffusez un protocole sanitaire (consignes de distanciation sociale, gestes barrières, etc).  

• Recueillez l’avis des employés à propos du protocole sanitaire et ajustez votre plan de retour au bureau en conséquence. 

• Soyez flexible et réaliste dans vos prises de décisions et votre calendrier de retour au bureau, car la situation évolue rapidement. 

• Prêtez attention aux lois et recommandations locales à propos des obligations vaccinales. 

• Mettez au point et diffusez un plan d’action à suivre dans l’éventualité d’un cas positif dans votre entreprise.

• Faites preuve de flexibilité et prévoyez des exceptions pour les personnes immunodéprimées et celles dont les enfants ne sont pas vaccinés, entre autres.  

3. Trouvez le juste équilibre entre vies professionnelle et personnelle

La démocratisation du télétravail a tout de même eu un avantage clé : libérés du trajet domicile-travail et de leurs préparatifs matinaux, les employés peuvent consacrer plus de temps à leurs familles et loisirs, profitant ainsi d’une amélioration de l’équilibre entre leurs vies personnelle et privée. D’ailleurs, d’après le Pew Research Center, 64 % des employés qui télétravaillent au moins partiellement à cause de la pandémie affirment qu’il est plus simple pour eux de trouver cet équilibre.

Bonne nouvelle : le mode de travail hybride offre aussi ces avantages aux employés, tout en favorisant la collaboration et les liens humains inhérents au travail sur site. D’après nos recherches, les générations Z et Y préfèrent le travail hybride, car celui-ci leur permet de combiner les avantages des deux environnements : d’un côté l’aspect social que l’on retrouve au bureau, de l’autre les moments de concentration intense possibles à la maison. Ainsi, un passage à un mode de travail hybride pourrait permettre aux entreprises de satisfaire les besoins des employés tout en profitant des bénéfices du travail sur site : tout le monde y gagne.

Pour aider vos employés à maintenir un bon équilibre entre travail et vie personnelle après leur retour au bureau, suivez les conseils ci-dessous :

• Faites revenir les employés en douceur : diffusez le planning de retour au bureau à l’avance et prévoyez une période de transition. 

• Si possible, proposez des options de travail flexibles : planning hybride, synchronisation des jours de présence au bureau, possibilité pour les employés de choisir leurs horaires… 

• Mettez en place des initiatives pour la santé mentale et le bien-être des employés : encouragez les jours de repos, développez un programme d’aide aux employés, proposez des formations et des programmes de développement professionnel, organisez des séances de sport ou faites appel aux services d’un nutritionniste. 

• Proposez des avantages pour faciliter le retour au bureau : participez aux frais de transport, distribuez des tickets restaurant…

4. Fixez clairement les conditions du travail hybride

Le télétravail est à double tranchant : certes, les employés constatent une amélioration globale de l’équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle, mais la frontière entre ces deux univers se retrouve estompée. D’après nos recherches, 37 % des employés affirment ne pas vraiment savoir quand commencent ou se terminent leurs journées de travail, et 35 % d’entre eux déclarent passer davantage de temps que l’année dernière à consulter leur boîte mail.

Pour certains, la situation n’est pas près de s’améliorer, puisque le télétravail et le travail hybride deviennent la norme. Lors de l’élaboration de votre plan de retour au bureau, cherchez à aider vos employés à fixer des limites claires entre leur travail et leur vie privée. Par exemple :

• Définissez clairement les horaires en dehors desquels vos employés ne sont pas censés travailler. 

• Prévoyez chaque semaine une journée sans réunion pour permettre aux employés de se consacrer pleinement à leur travail. 

• Encouragez vos employés à prendre des congés et à totalement déconnecter. 

• Montrez l’exemple : prenez des congés et n’envoyez pas d’e-mails (ni même de réponses) en dehors des horaires de travail.

5. Repensez les interactions au bureau pour renforcer les liens entre les employés

Certes, le télétravail à plein temps a offert aux employés plus de temps personnel en début et fin de journée, mais il a aussi émoussé les liens entre collègues. Entre l’émergence de la Zoom fatigue et le manque d’interactions naturelles et spontanées au bureau, les employés forcés au télétravail complet pendant la pandémie ont éprouvé des difficultés à maintenir leurs relations de travail. D’après nos recherches, 41 % des employés déclarent se sentir plus isolés lorsqu’ils travaillent à distance.

Heureusement, le retour au bureau (aussi bien à temps plein que partiel) ressoude les liens et l’esprit de groupe qui s’étaient estompés ces deux dernières années. L’essentiel est de faire preuve de détermination, de veiller à ce que vos employés ne se sentent pas dépassés et à ce qu’ils ne reprennent pas leurs mauvaises habitudes d’avant la pandémie (perdre leur temps dans des réunions improductives, par exemple).

Pour aider les employés à renouer des liens après leur retour au bureau, suivez les conseils ci-dessous :

• Prévoyez des événements sociaux dans le respect des règles sanitaires pour encourager la collaboration et permettre aux nouvelles recrues de rencontrer leurs collègues. 

• Veillez à ce que la collaboration en personne soit pertinente et efficace. D’après nos recherches, les employés préfèrent participer aux grandes réunions à leur domicile et se rendre au bureau pour les entretiens individuels, les formations et l’élaboration de stratégies. Ne prévoyez des réunions que si vous savez qu’elles seront utiles et productives.

• Organisez des réunions informelles : co-walking, discussions autour d’un café, réunions debout…  

• Encouragez les membres d’une même équipe à synchroniser leurs jours de présence au bureau. 

6. Aménagez l’espace de façon à répondre aux nouveaux besoins

Ne nous leurrons pas : l’ère des espaces de travail divisés en box est révolue. Pour faciliter le retour au bureau des employés, il est essentiel de créer un espace agréable, qui favorise la collaboration et la productivité.

Les lieux propices à la collaboration et à la communication (open space, salles de conférence équipées de technologies de visioconférence, salles de pause confortables) sont très demandés. De plus, les aménagements conçus pour le bien-être des employés peuvent favoriser un esprit d’appartenance à une communauté professionnelle.

Parallèlement, il est important de permettre aux employés de collaborer en toute sécurité. Après deux ans de distanciation sociale et de port du masque, le contact avec leurs collègues peut sembler un peu angoissant ! Lors de l’aménagement de l’espace, réfléchissez aux mesures sanitaires susceptibles de rassurer vos équipes.

Prenez en compte les conseils ci-dessous pour créer un espace de travail adapté à la situation sanitaire :

• Interrogez vos employés sur les aménagements qui les aideraient à donner le meilleur d’eux-mêmes au travail, et répondez à leurs attentes dans la mesure du possible. 

• Favorisez la collaboration en supprimant les cloisons et en créant des espaces de travail flexibles et propices aux échanges. 

• Repensez les zones du bureau qui favorisent les liens sociaux : espaces de collaboration, salles de pause, zones communes…

• Créez des « tiers-lieux de travail » : des espaces de travail qui se distinguent du domicile et des bureaux traditionnels. Il peut aussi bien s’agir de lieux extérieurs que de bibliothèques, espaces détente, cafés… Puisez votre inspiration dans ces lieux pour créer un environnement agréable !

• Prenez des mesures de sécurité : suivez un planning de désinfection, aérez les pièces, instaurez des jauges, etc. 

• Si nécessaire, modifiez l’aménagement des bureaux pour favoriser la distanciation sociale. Par exemple, éloignez les bureaux les uns des autres ou laissez-en un sur deux inoccupé.

7. Investissez dans des technologies destinées à favoriser le travail hybride

Pour que votre plan de retour au bureau soit un succès, il est crucial d’investir dans des technologies adaptées. Facilitation de la communication entre les employés, rationalisation du travail hybride (par le biais de bureaux nomades, par exemple)… tout un éventail de solutions technologiques ne demande qu’à être utilisé :

• Adoptez des logiciels pour favoriser le travail hybride, tels que des logiciels de réservation de bureaux ou de gestion des espaces de travail.

• Mettez à niveau vos outils technologiques actuels pour faciliter la communication. Privilégiez les outils utilisables par vos équipes décentralisées (gestion de documents, partage de fichiers, cloud computing, etc.). 

• Mettez en place des processus et adoptez des outils de gestion de projet destinés à favoriser la collaboration, à simplifier la communication et à assurer le bon déroulement des projets, où que vous soyez. 

• Mettez à niveau vos outils de communication à distance (logiciels de visioconférence et applications de messagerie, par exemple).

• Investissez dans des technologies pour la sécurité et la santé des employés : vérification de passe sanitaire, questionnaires santé, enregistrement sans contact, technologies à commande vocale, robots de nettoyage… 

• Renforcez vos protocoles de cybersécurité et mettez en place de nouvelles initiatives destinées à réduire les risques liés à la décentralisation de votre main-d’œuvre.

Pour une meilleure collaboration en toutes situations

Plus de deux ans après leur passage forcé au télétravail, les employés retournent petit à petit sur site et doivent à nouveau revoir leur façon de travailler. Ne vous laissez pas dépasser par la mise en place de votre plan de retour au bureau : suivez nos conseils pour un processus simple et efficace.

Dans notre monde post-pandémique, les entreprises doivent être à l’écoute des besoins des employés et faire preuve de flexibilité pour mettre toutes les chances de leur côté. Un plan de retour au bureau réfléchi, flexible et axé sur la collaboration participera au bon moral des employés, à la création d’un esprit d’équipe et à l’implication de chacun.