Rédiger une note de service pertinente pour bien communiquer, modèle inclus

Quoi de plus important qu’une communication efficace rendant l’information facile à assimiler ? Pour y parvenir, vous pouvez vous appuyer sur un modèle qui pourra non seulement vous aider à communiquer, mais aussi permettre à vos employés d’intégrer les informations concernées sans difficulté.

La note de service est justement là pour remplir ce rôle. Vous souhaitez informer votre équipe ou votre service au sujet des nouvelles procédures, des modalités de mise en œuvre de votre stratégie ou des projets à venir ? Commencez par vous munir d’une note de service type ! Pour transmettre le message clairement et avec professionnalisme, vous devez déjà savoir comment rédiger votre note de service.

Nous allons donc vous expliquer en quoi consiste une note de service, quand en rédiger une, comment la structurer et quelles sont les astuces à connaître pour la rendre pertinente. Vous pourrez ensuite vous appuyer sur notre modèle de note de service gratuit pour rédiger la vôtre avec succès.

Définition de la note de service

Une note de service (parfois appelée mémo à l’international) a pour but de communiquer des informations au sein d’une entreprise. Contrairement aux messages privés, les notes de service sont généralement destinées à un public plus large.

La plupart du temps, ce type de courrier est communiqué à une équipe, un service dans son ensemble ou même toute la structure afin d’informer les employés des dernières nouvelles dans l’entreprise. Une note de service peut porter sur n’importe quel sujet majeur pertinent à grande échelle : changement de politique, nouveaux clients, coupes budgétaires, etc.

Vous avez la possibilité de réaliser ce type de communication (création et envoi) sous forme électronique ou physique, en produisant des imprimés. Adoptez un ton courtois et professionnel dans vos écrits, même si vous connaissez bien les destinataires. En cas de doute et pour que votre message soit le plus neutre possible, évitez d’avoir recours à des émojis, de vous exprimer en langage SMS et autres abréviations.

Pourquoi diffuser une note de service ?

Pourquoi s’exprimer dans une note de service plutôt que par un e-mail classique ? Les raisons sont nombreuses. Là où les courriers électroniques sont la promesse d’échanges décontractés, la note de service revêt un caractère officiel et sera intégrée aux archives de l’entreprise.

Les employés prennent les notes de service plus au sérieux et ces dernières sont donc plus efficaces pour tout ce qui a trait aux communications générales. En voici quelques exemples d’utilisation.

Une note de service peut :

• Expliquer des changements de politique

• Annoncer les ordres du jour de réunion ou événements à venir

• Annoncer des coupes budgétaires

• Résumer les plans d’action

• Décrire l’intégration de nouveaux clients

• Détailler des comptes rendus de réunion

• Permettre de demander des recommandations ou des retours

• Informer les employés d’un problème dans l’entreprise ou d’une solution

L’envoi de notes de service électroniques à des groupes d’employés a l’avantage de regrouper toutes les informations d’entreprise dans un même document aisément consultable. Tous les employés reçoivent ainsi les mêmes informations au même moment, sans avoir à se fier au bouche-à-oreille.

Bien structurer sa note de service

S’il y a plusieurs manières de structurer une note de service, nous y retrouvons certains éléments communs. N’hésitez pas à personnaliser votre note type et à en adapter le ton et le contenu au message que vous souhaitez faire passer.

Objet

Tout d’abord, si vous souhaitez partir du bon pied, l’objet de votre note de service devra être accrocheur, mais aussi le plus précis possible.

Un exemple : au lieu d’intituler votre note de service « Événement d’entreprise », optez plutôt pour un sujet du type « Fête de Noël : date et informations ».

Pour bien faire, le sujet devra faire comprendre aux employés de quoi il s’agit avant même l’ouverture de la note. En outre, vous aurez plus de facilité à retrouver le document concerné et vos employés n’auront pas à faire le tri dans leur boîte de réception face à une multitude de notes de service portant toutes le même objet.

En-tête

L’en-tête de votre note devra systématiquement inclure certains éléments clés, nommément la date, le destinataire et l’émetteur. Ces informations en diront plus sur le contexte du message aux employés.

Corps du message

Le corps de votre note de service reprendra l’intention première du message. En paragraphe d’ouverture, indiquez clairement de quoi il sera question dans la suite du document, en restant concis de façon à ce que le message passe bien.

• Paragraphe 1 : en début de paragraphe, usez de formules d’accroche du type « Je souhaiterais vous informer de... » ou « J’aimerais obtenir des informations sur... ». Ce premier paragraphe devra inclure les informations les plus importantes du document.

• Paragraphe 2 : le paragraphe suivant sera l’occasion d’en dire plus sur le sujet et d’y ajouter des détails.

• Paragraphe 3 : le troisième paragraphe contiendra votre demande, par exemple si vous souhaitez obtenir des retours sur un projet ou lancer une invitation pour un événement d’entreprise et obtenir des réponses d’ici une date précise.

Toutes les notes de service n’incluront pas de demandes en rapport avec les informations mentionnées. Dans ce cas, profitez-en plutôt pour remercier vos collègues d’avoir pris le temps de vous lire.

Avant de communiquer la note à vos collaborateurs, n’oubliez pas de vérifier que celle-ci respecte la politique de communication de l’entreprise. Certaines structures exigent plusieurs éléments complémentaires avant diffusion : ajout du logo et du nom de l’entreprise, utilisation de polices standard, etc. Vous devrez peut-être aussi la faire approuver ou obtenir une autorisation d’envoi au préalable.

Nos astuces pour bien rédiger votre note de service

Maintenant que vous savez quoi inclure dans votre note de service, il est temps d’en soigner le ton et la mise en forme. Voici quelques astuces à garder en tête au moment de rédiger ce message professionnel pour un maximum de pertinence.

• Restez professionnel dans le ton adopté : n’hésitez pas à en ajuster le ton selon votre public cible et votre objectif, sans toutefois vous départir de votre professionnalisme.

• Évitez les acronymes et les abréviations : si vous souhaitez que tous les destinataires du message le comprennent, acronymes et abréviations doivent être écrits en toutes lettres.

• Tenez-vous-en à une seule page : dans la mesure du possible, limitez votre texte à trois paragraphes de façon à être concis dans vos communications.

• Ajoutez-y des pièces jointes si nécessaire : le cas échéant, n’hésitez pas à ajouter des pièces jointes à la note de service (ou des feuilles annexes dans le cadre d’une note papier) pour en clarifier le contexte.

• Mettez-vous dans la peau de votre public cible : adaptez le message ou l’e-mail aux personnes auxquelles il est destiné.

• Soyez cohérent sur la forme : utilisez la même police de caractères et la même structure pour les paragraphes tout au long du document, sans oublier la ponctuation et la grammaire.

• Soyez clair et concis : indiquez votre demande ou votre annonce dès le début du texte.

• Faites preuve d’objectivité : à la rédaction de vos documents professionnels, tenez-vous-en aux faits et ne portez aucun jugement.

Suivez ces astuces en tenant compte des essentiels à inclure à votre note de service et vous serez systématiquement en mesure de produire des communications professionnelles et concises.

Types de notes de service

Ces documents se divisent en trois catégories : vous pouvez rédiger des notes de service pour demander des suggestions, confirmer des informations ou encore envoyer une demande. Le format général et le style de rédaction commercial restent identiques dans tous les cas ; la différence se fera sur le public cible, le ton et l’objet.

Note de service de suggestion

Ce type de note de service est idéal pour trouver des solutions aux problèmes de l’entreprise, puisqu’il encourage les idées créatives, les brainstormings et les discussions de groupe.

Pour engager la réflexion, la note devra être rédigée dans un langage positif et encourageant afin de motiver vos collègues à trouver des idées originales.

Exemple : si vous travaillez dans une agence de publicité qui cherche à organiser un groupe de discussion afin de trouver de nouvelles idées pour une campagne de marque.

Note de service de confirmation

Ces notes de service sont l’occasion de confirmer des accords verbaux par écrit. Veillez simplement à mettre en évidence les éléments clés de l’accord entre les parties, afin que chacun en comprenne bien la finalité.

À la fin du document, demandez à l’autre partie s’il est nécessaire de clarifier certaines informations ou de modifier des détails, afin d’éviter tout malentendu ou confusion une fois le projet lancé.

Exemple : si vous êtes à la tête d’une équipe marketing, vous pouvez envoyer une note de service de confirmation à l’équipe DevOps de votre entreprise, avec laquelle vous collaborez sur un projet. Cette note décrira les livrables et la portée du projet aux parties prenantes, sans oublier de répondre aux questions encore en suspens.

Note de service de demande

Si vous avez une demande à envoyer au sein de votre entreprise, vous pouvez communiquer ce type de note en version imprimée ou sous forme électronique. Commencez la rédaction du document en donnant vos arguments justifiant cette demande.

Là aussi, employez un ton professionnel et soyez persuasif dans vos recommandations pour résoudre le problème. Ce type de langage est évidemment à privilégier dans toutes vos notes de service, mais vous devez être d’autant plus vigilant dans le cadre d’une demande.

Exemple : si vous êtes directeur des ressources humaines et que vous devez demander à vos employés de vous communiquer les informations liées à leur assurance avant la date limite.

Modèle de note de service

Appuyez-vous sur notre note de service type pour structurer votre document et faire passer le message avec succès à chaque fois. Avant de diffuser la note, n’oubliez pas d’y ajouter toutes les informations nécessaires : objet, en-tête et corps du message.

Outils de gestion de projet et notes de service : la clé pour rationaliser vos communications

Vous pouvez vous aider d’une note de service type pour mieux communiquer avec les membres de votre entreprise dans leur ensemble. Et pour conserver toutes vos notes au même endroit, mais aussi les envoyer à un grand nombre de parties prenantes et membres d’équipe en quelques clics, nous vous conseillons d’utiliser un outil de gestion de projet en parallèle. Vous pourrez même relier vos mémos à d’autres éléments afin de créer des tâches et des messages dynamiques !