Méthode Inbox Zero : idées reçues et fonctionnement

Inbox Zero : un mot à la mode ? Le Saint Graal de la productivité ? Les deux ou aucun des deux ?

Si vous abordez le sujet « Inbox Zero » avec des professionnels, vous obtiendrez autant d’avis que de personnes. En effet, pour la plupart d'entre eux, l’e-mail est quelque chose de très personnel. Chacun a sa propre façon d’organiser et de gérer sa boîte mail. Faut-il donc s’étonner que l’Inbox Zero suscite autant de débats ?

Dans cet article, nous allons tenter de définir ce qu’est l’Inbox Zero, puis vous expliquer comment et pourquoi le mettre en application. Découvrez l’histoire de ce terme avant d’apprendre à mettre en place ce système de manière optimale. Suivez le guide !

Qu'est-ce que l'Inbox Zero ?

L’Inbox Zero n'est pas un sujet consensuel et chacun en a donc sa propre définition. Si vous avez rencontré ce terme dans un article et que vous n’en aviez jamais entendu parler auparavant, vous pourriez penser à tort qu’il désigne littéralement une messagerie vide. Mais l’Inbox Zero ne se réfère pas au nombre d'e-mails que vous avez dans votre boîte de réception. Cette méthodologie se concentre plutôt sur la relation entre votre cerveau et votre boîte mail.

Comment définir l’Inbox Zero ?

Le terme « Inbox Zero » a été inventé par Merlin Mann sur son blog et podcast, 43 Folders. Dans une série d’articles, il soutient que notre boîte mail n'est pas une fin en soi. En nous détachant d’elle, nous pouvons en fin de compte mieux gérer notre temps et utiliser à bon escient nos e-mails. L’un des principaux moyens pour y parvenir est de s’entraîner à archiver et à trier les e-mails entrants afin de n’avoir plus aucun e-mail dans sa boîte de réception.

Il convient de noter que l’objectif principal de Merlin Mann n'est pas de parvenir à une boîte mail constamment vide. En réalité, ce dernier a même avoué que sa propre messagerie était plutôt désorganisée. L’approche Inbox Zero consiste davantage à s’appuyer sur sa boîte mail pour organiser, trier et classer ses e-mails entrants.

Inbox Zero ou GTD

Les méthodes Inbox Zero et GTD visent toutes deux à réduire la charge mentale. D'ailleurs, Merlin Mann s'est inspiré de la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen pour établir le principe de l'Inbox Zero.

La méthode GTD repose sur cinq étapes qui permettent de trier et de hiérarchiser le travail. L’objectif de David Allen est d’éliminer la charge mentale à laquelle nous sommes soumis lorsque nous tentons de garder la trace des tâches à faire et de leurs échéances. Il préconise de se fier à un outil externe, comme une liste de tâches, qui nous évite d'avoir à nous remémorer quoi faire et nous permet de consacrer davantage de ressources intellectuelles à l'accomplissement effectif des tâches.

Adaptez votre boîte mail à vos besoins

L’Inbox Zero a pour objectif d'améliorer votre relation à votre boîte mail. Pour ce faire, vous devez faire en sorte qu’elle réponde à vos besoins. Plutôt que de consulter constamment votre boîte mail, vous devez davantage la considérer comme un endroit réunissant des informations auxquelles vous pouvez accéder au moment opportun, quand vous avez le temps et la volonté de le faire efficacement.

Plus facile à dire qu’à faire ! En effet, d'après nos recherches, 80 % des travailleurs de la connaissance gardent leur boîte mail ouverte pendant qu’ils travaillent. Mais dans ce cas, cette dernière fait office de substitut à une liste de tâches, avec la surabondance de contenu qui s'en suit.

Le chaînon manquant : la gestion du travail

Le problème de cette approche, c'est la boîte de réception elle-même. Votre boîte mail n'a rien d'une liste de tâches organisée vous permettant de prioriser les tâches à haute valeur ajoutée. Voyez-la plutôt comme un système regroupant les notifications essentielles à votre travail.

Pour réduire l’impact de votre boîte mail sur votre mental, il vous faut un meilleur système d'organisation du travail. En parvenant à appréhender, identifier et hiérarchiser votre travail de manière plus efficace, vous dépenserez moins d'énergie à réfléchir à ce que vous devez faire et aurez ainsi plus de temps pour accomplir les tâches les plus importantes.

C'est là que la gestion du travail entre en jeu.

La gestion du travail est une approche systématique qui vous permet d'organiser et de coordonner vos processus afin de mener à bien vos activités essentielles. Les outils de gestion du travail comme Asana sont conçus pour vous aider à organiser et à gérer le travail de votre équipe. Contrairement à votre boîte mail, ces outils sont là pour vous aider à prendre note des tâches à faire et à les organiser de façon à vous laisser plus de temps pour les tâches prioritaires, d'où une meilleure productivité.

Une gestion efficace du travail vous évitera de consacrer trop de temps à des tâches d'organisation. Au lieu de passer 60 % de votre journée de travail à effectuer des tâches annexes (envoi d'e-mails et autres rappels pour faire approuver une tâche, recherche de documents dans votre boîte mail, etc.), vous avez accès à toutes les informations au même endroit. Concrètement, vous passez donc moins de temps à vous organiser et davantage à travailler sur des tâches concrètes.

Comment concilier cette approche avec la gestion du travail ?

Il y a deux façons d’y parvenir : trier vos e-mails et protéger votre temps de concentration.

Trier vos e-mails

Comme nous l’avons expliqué précédemment, une boîte mail n’est pas un système de gestion des tâches, peu importe combien nous sommes à l’utiliser à cette fin. L’e-mail est un outil de communication essentiel, par lequel nous donnons bien souvent le coup d'envoi à la majeure partie de notre travail, et qui signe aussi sa conclusion. Toutefois, il ne se suffit pas à lui seul.

Pour utiliser votre boîte mail à bon escient, combinez-la avec un outil de gestion de projet spécialement conçu pour organiser le travail de votre équipe. Ainsi, vous pourrez organiser vos tâches et les exécuter plus facilement, sans crainte de voir déborder votre boîte de réception.

Le moment idéal pour le faire ? Tout simplement lorsque vous consultez vos e-mails. Au lieu d’essayer de prendre les tâches comme elles se présentent, attelez-vous à catégoriser et trier vos e-mails en suivant la règle des 4 D :

• Do (À faire) : cette catégorie représente les tâches à accomplir ou les projets sur lesquels vous travaillez. Si l’e-mail contient des informations sur une tâche à faire, ajoutez-la à votre système de gestion du travail afin de suivre son avancement et gérer vos priorités. Faites appel à un outil de gestion du travail qui s’intègre à votre messagerie professionnelle, par exemple grâce aux intégrations Asana pour Gmail ou Asana pour Outlook.

• Defer (À reporter) : c'est là que vos priorités quotidiennes commencent à se manifester. Un e-mail porte sur une tâche à faire ne répondant pas à vos priorités quotidiennes ? Reportez-la à un autre jour où vous pourrez travailler dessus en priorité, mais ne laissez pas l'e-mail dans votre boîte de réception. Intégrez la tâche reportée à votre outil de gestion du travail, en ajoutant son échéance et toutes les informations nécessaires, avant de répondre à la personne concernée pour lui faire savoir quand vous allez vous en occuper. Ensuite, archivez l'e-mail pour éviter d’encombrer votre boîte de réception.

• Delegate (déléguer) : pour vous assurer que le travail est effectué par la bonne personne, vous pouvez le déléguer à un collègue. Certaines tâches qui ne sont pas une priorité pour vous pourraient bien l'être pour le reste de votre équipe. Voyez si vous pouvez les déléguer à d'autres, qui seront plus à même de s'en occuper.

• Delete (Supprimer) : s'agit-il d'un e-mail auquel vous pouvez répondre rapidement avant de passer à autre chose ? D’ailleurs, avez-vous réellement besoin d’y répondre ? Dans la mesure du possible, supprimez ou archivez les e-mails afin de faire du vide dans votre boîte de réception.

Une fois que vous aurez fait le tri dans votre boîte mail, vous constaterez qu’elle est non seulement beaucoup mieux rangée, mais aussi que toutes vos tâches à faire les plus importantes sont intégrées à votre système de gestion du travail. Vous pourrez alors y travailler bien plus rapidement et efficacement.

Protéger votre temps de concentration

La majorité (80 %) des travailleurs de la connaissance du monde entier ont pour habitude de travailler avec leur boîte mail ouverte. Nous avons la fâcheuse tendance à nous jeter sur la moindre notification qui nous parvient, peu importe ce que nous étions en train de faire à l'origine.

Heureusement, lorsque vous adaptez votre boîte mail à vos besoins, vous économisez du temps et de l'énergie mentale. En gardant votre boîte de réception ouverte et en répondant instantanément aux notifications, vous ne donnez pas à votre cerveau la possibilité de se concentrer sur vos priorités. Vous essayez d’accomplir plusieurs tâches à la fois, ce dont les humains sont incapables.

L’approche multitâche est un mythe. Concrètement, il s’agit de passer rapidement d’une tâche à une autre, puis de recommencer. Chaque fois que nous basculons entre deux tâches, nous payons une « commission » en temps et en énergie. C’est justement pour cela qu’il est presque toujours plus efficace de traiter une seule tâche à la fois : concentrez-vous sur une activité et passez à autre chose lorsque vous avez terminé, afin de ne pas y laisser des plumes inutilement.”

Pour tirer le meilleur parti de la méthode Inbox Zero et vous approprier votre boîte de réception, n’en faites plus votre priorité numéro un. Fixez-vous plutôt des limites concernant votre boîte mail :

• Désactivez les notifications : celles-ci nous font sortir de l'état d'hyper-concentration dans lequel nous sommes plongés et nous interrompent dans notre travail approfondi. Une partie de l'approche Inbox Zero consiste donc à choisir le bon moment pour consulter ses e-mails. En désactivant les notifications (ou en les limitant), vous vous évitez toute interruption et n’êtes pas tenté de consulter vos e-mails alors que vous êtes sur une tâche importante.

• Limitez votre temps de réponse aux e-mails : le Time blocking (ou blocage du temps, en français) est une stratégie de gestion du temps qui consiste à regrouper les tâches similaires et à les programmer sur votre calendrier. Vous pouvez par exemple essayer de vous donner une heure dans la matinée pour consulter les e-mails les plus urgents et y répondre. Vous aurez ensuite tout le loisir de vous concentrer sur d’autres tâches clés. En fin de journée, prévoyez un bloc de 30 minutes à une heure (selon la quantité d’e-mails que vous recevez quotidiennement) pour répondre aux e-mails reçus pendant la journée. Ainsi, vous restez réactif et maîtrisez votre boîte de réception, sans vous laisser envahir par elle.

• Clarifiez vos priorités quotidiennes et respectez-les : bien souvent, nous considérons les e-mails qui nous parviennent dans la journée comme des priorités majeures. Nous avons donc tendance à nous détourner de nos tâches quotidiennes pour répondre à tel ou tel e-mail, rendre un petit service à un collègue... et sans même nous en rendre compte, nous arrivons au bout de notre journée de travail. Veillez plutôt à clarifier vos priorités quotidiennes et à les respecter de façon à pouvoir décider si un e-mail est suffisamment important pour être traité immédiatement ou s'il attendra que vous ayez du temps à lui consacrer.

• Etablissez des « heures de travail » pour vos e-mails : l'Inbox Zero a pour principe de ne pas laisser votre boîte mail dicter votre journée de travail. Pour y parvenir, il vous faudra notamment déterminer à quel moment vous répondrez ou non aux e-mails. Prenez le temps de réfléchir aux heures de travail les plus adaptées à votre rythme, et partagez cette plage horaire avec votre équipe. Par exemple, vous pouvez leur dire que vous répondrez aux e-mails urgents jusqu’à 20 heures en semaine, mais que vous ne consulterez pas vos e-mails le week-end. En fixant de telles limites, vous aurez relation plus saine avec votre boîte mail.

Gestion du travail et Inbox Zero

Il n’est pas nécessaire d’être un as de la productivité pour comprendre que notre boîte de réception n’est pas conçue pour nous aider à travailler de manière optimale. Limités par notre boîte mail, nous n'avons plus la tête à accomplir un travail de qualité.

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