Hudl gravit les échelons de la réussite marketing grâce à Asana

Hudl fournit des logiciels d’analyse de performance à plus de 4,3 millions d’entraîneurs, d’athlètes, de formateurs et d’analystes sportifs à travers le monde. Afin de répondre du mieux possible aux besoins spécifiques des clients dans les différents sports, l’organisation est divisée par marchés (football américain, basket, football, etc.). C’est au cœur même de ces marchés qu’agit la grande équipe marketing et de conception d’Hudl. Cette dernière œuvre au sein de l’organisation afin de créer des campagnes d’e-mailing ciblées en fonction des marchés ou des projets Web, entre autres.

À ses débuts, Hudl s’appuyait sur une équipe de chefs de projet travaillant à temps plein. Ces derniers étaient chargés d’organiser et d’attribuer les projets marketing et de développement Web, notamment les campagnes d’e-mailing, les supports d’événements et les nouvelles pages d’accueil. L’équipe gérait ce travail en s’appuyant sur des supports aussi divers que variés : feuilles de calcul, série d’outils de gestion de projet et intranet de l’entreprise. Ce processus rendait la planification des ressources très chronophage, et les membres de l’équipe manquaient de visibilité sur les tâches à accomplir et sur leurs priorités respectives.

À mesure que le nombre de projets gérés par l’équipe augmentait, les problèmes de communication et la mauvaise gestion des attentes s’intensifiaient. Les membres de l’équipe ne disposaient d’aucun moyen simple de coordonner et de suivre chaque tâche. En outre, ils manquaient d’une vue d’ensemble claire sur les projets en cours dans leur service. C’est ainsi que l’équipe s’est mise en quête d’un outil de gestion du travail afin de proposer à chacun davantage de visibilité, de moyens de contrôle et encourager les employés à travailler en toute autonomie.

En quête de la meilleure solution

Ayant déjà eu recours à de nombreux logiciels de gestion de projet par le passé, l’équipe a choisi de centrer sa recherche autour de trois critères principaux :

• Une source unique de référence : la solution devait centraliser les informations pour que les spécialistes marketing puissent visualiser l’ensemble de leurs tâches et priorités au sein des différents projets et marchés sportifs.

• Visibilité en temps réel des ressources de l’équipe : la solution devait également permettre aux chefs de projet de visualiser facilement et en temps réel la charge de travail de l’équipe, afin de prendre des décisions plus judicieuses concernant la répartition des tâches.

• Rapports de progression : troisième critère, la solution devait permettre aux responsables de faire le point sur les tâches rendues pour un sprint donné. Ces derniers souhaitaient aussi identifier les points de blocage des équipes et les tâches menacées, qui risquaient d’être rendues en retard.

L’équipe a alors découvert Asana, une plateforme efficace et simple à utiliser. Cette dernière est vite apparue comme la solution idéale pour Hudl.

Asana était si facile à personnaliser que nous n’avons pas eu tellement besoin de modifier nos processus. Nous nous sommes immédiatement rendu compte des avantages apportés par cette source unique de référence ultra fiable pour la gestion de nos ressources et projets.”

Des fonctionnalités comme la Gestion des ressources et les dépendances de tâches étaient idéales pour renforcer la visibilité des collaborateurs sur leur charge de travail. En outre, pouvoir créer des demandes d’approbation et suivre les tâches dans plusieurs projets permettrait à l’équipe d’attribuer le travail en toute transparence, au moment opportun et à la bonne personne. L’utilisation d’Asana a permis à Hudl d’optimiser sa façon de travailler et de l’adapter très simplement à l’évolution de ses besoins et priorités. Quelques clics pour glisser-déposer des tâches dans un tableau ou dans la liste d’un collaborateur, et le tour est joué !

Gravir les échelons de la réussite

Une fois ce nouvel outil adopté, Hudl a collaboré avec l’équipe de la réussite client d’Asana pour élaborer des plans à 30, 60 et 90 jours. Le but était de mettre en place et de déployer l’outil à l’échelle du service, en fixant des objectifs ambitieux pour chaque étape du processus. Parmi ces objectifs, l’alignement sur les nouvelles conventions de gestion de projet pour une transition vers Asana aussi transparente que possible. Le responsable de la réussite client d’Asana a accompagné l’équipe marketing d’Hudl à travers ce processus de transition. Ainsi, cette dernière a pu permettre à toutes les autres équipes de l’entreprise d’adopter Asana, en toute confiance.

L’équipe de la réussite client d’Asana a été d’une aide inestimable lors du processus de mise en œuvre de l’outil. Ses membres ont pris le temps de comprendre notre activité, nous ont appris à gérer les ressources de manière fluide et à mettre en place des processus utiles afin de tirer le meilleur d’Asana. Nous n’aurions pas pu réussir sans eux.”

Ce faisant, chaque membre d’Hudl s’est mobilisé afin de concevoir une nouvelle répartition du travail sur Asana, sans toutefois se précipiter. Ils ont d’abord pris le temps de tester les processus de réception des nouvelles demandes et les sprints Web sur Asana pour bien comprendre l’ensemble de la stratégie de répartition du travail, structurée par la suite autour de règles et de modèles. Cet apprentissage par la pratique s’est avéré fort utile pour l’équipe Hudl qui a pu s’approprier l’outil, mais également tester et intégrer de nouvelles fonctionnalités et mises à jour.

Carton plein pour la productivité

Hudl gère aujourd’hui toutes les tâches créatives et marketing sur Asana, y compris le développement Web et les projets de sprint. L’entreprise gère l’ensemble de son travail sur Asana, de la planification des campagnes à la conception de nouvelles pages d’accueil. Tous les membres de l’équipe marketing sans exception ont ainsi constaté des gains de productivité significatifs.

Avant d’utiliser Asana, nous n’avions jamais pu suivre l’ensemble des tâches interfonctionnelles rattachées à plusieurs projets. Désormais, nous visualisons tout de manière précise et structurée. En ce qui concerne les sprints, les responsabilités sont on ne peut plus claires.”

Auparavant, la collaboration interfonctionnelle était source de confusion. Asana a permis de la rendre claire et transparente.

• Grâce à la Chronologie et aux dépendances, l’équipe Hudl est désormais en mesure de visualiser la manière dont son travail s’articule et à quel moment les projets en cours sont prêts à être livrés.

• Grâce aux approbations, Hudl a intégré à son processus de gestion des cycles de révision et de feedback destinés à l’ensemble des participants aux différents projets.

• Hudl est parvenu à étendre la portée de ses projets et à améliorer sa gestion du temps grâce aux sous-tâches et aux champs personnalisés d’effort. Une fois les projets terminés et prêts à passer en contrôle qualité, l’entreprise utilise des modèles pour s’assurer que tout est fait dans les règles.

En outre, l’équipe s’appuie sur les Portefeuilles pour suivre les sprints plus facilement et recueillir des données à propos de l’accomplissement des tâches. Cela lui permet d’optimiser la planification et les sprints à venir. Si les membres de l’équipe risquent de manquer de temps, il est désormais possible de réajuster facilement la charge de travail de l’équipe et de réattribuer certaines tâches grâce à la Gestion des ressources. Ainsi, Hudl veille à ce qu’aucun de ses collaborateurs ne se retrouve en situation de surmenage.

Vers un avenir plus serein centré autour de la collaboration

L’utilisation d’Asana a permis de gagner en productivité, mais également de renforcer la confiance et la motivation de l’équipe. La charge de travail de chacun est plus équilibrée et, si une nouvelle demande de travail arrive au mauvais moment, il est toujours possible de demander à repousser son échéance afin de rester concentré sur les tâches prioritaires. Ce gain de visibilité a fait naître de nouvelles manières de communiquer au sein de l’équipe et favorise une certaine empathie.

Hudl continue à faire vibrer le monde du sport et compte bien poursuivre sa route sur le chemin de la réussite en exploitant encore davantage les fonctionnalités de la plateforme. L’entreprise compte tirer parti d’Asana pour faire le lien entre les projets individuels et les objectifs généraux, mais également pour suivre les objectifs et résultats clés (OKR). Une chose est sûre, Hudl est convaincu qu’Asana est l’outil idéal pour accomplir ses projets les plus ambitieux.