Plantilla de alcance de un proyecto

Si alguna vez has oído hablar del triángulo de la gestión de proyectos, el triángulo de hierro o la triple restricción de la gestión de proyectos, sabes lo importante que es el alcance del proyecto para cumplir tus objetivos a tiempo y dentro del presupuesto. Para cada proyecto, hay tres restricciones interdependientes: el cronograma, el presupuesto y el alcance. Sin embargo, mientras que los plazos y el presupuesto reciben la mayor parte de la atención durante la planificación del proyecto, el alcance suele quedar relegado, aunque es igual de importante. Para asegurarte de que los miembros de tu equipo definan el alcance para cada nuevo proyecto que crean, necesitas una plantilla de alcance de un proyecto.

¿Qué es el alcance en gestión de proyectos?

El alcance del proyecto es una forma de predeterminar los límites, incluidos los plazos, el presupuesto y los entregables. Al definir el alcance antes de empezar a trabajar, sabrás cómo asignar recursos y establecer expectativas realistas para las partes interesadas.

La gestión del alcance del proyecto se compone de una variedad de iniciativas relacionadas que incluyen:

• Corrupción del alcance: ocurre cuando un proyecto se amplía más allá de su alcance original con entregables adicionales, un cronograma extendido o más costos que los planeados originalmente.

• Triángulo de la gestión de proyectos: son los tres pilares de la gestión de proyectos, que incluye el alcance, el presupuesto y el cronograma. Cuando coordinas correctamente estos tres aspectos, completas los proyectos sin necesidad de usar recursos adicionales.

• Declaración del alcance del proyecto: son pautas para ayudar al equipo a determinar qué está dentro y fuera del alcance.

• Plan de gestión del alcance del proyecto: es el plan que utilizas para definir y supervisar el alcance de tu proyecto.

¿Qué es una plantilla de alcance de un proyecto?

Esta es una plantilla reutilizable que puedes aprovechar para planificar el alcance de un nuevo proyecto y estandarizar todos los proyectos en tu programa o equipo.

Muchos equipos pasan por alto el alcance del proyecto, ya sea porque lo priorizan por debajo del presupuesto y el cronograma o porque no lo definen en absoluto, lo cual es un riesgo. El alcance es tan importante como cualquier otro componente del triángulo de gestión de proyectos y omitirlo o pasarlo por alto puede generar corrupción del alcance y dar como resultado un equipo con exceso de trabajo y pocos recursos. Usar una plantilla de alcance de un proyecto hace que sea más fácil para el equipo definir el alcance de cada nuevo proyecto, lo que aumenta las probabilidades de que se finalicen los entregables a tiempo y dentro del presupuesto.

Beneficios de usar una plantilla de alcance de un proyecto

El principal beneficio de crear una plantilla de alcance de un proyecto es que alienta a todos los miembros del equipo a definir un alcance para cada nuevo proyecto. Además, te brinda un control completo del alcance de todos tus proyectos. Con la plantilla de alcance de un proyecto puedes:

• Estandarizar el proceso de planificación de la gestión del alcance del proyecto.

• Obtener la aceptación de las partes interesadas, especialmente de los líderes, que quieren asegurarse de que el proyecto sea viable.

• Permitir que los nuevos miembros del equipo intervengan y administren proyectos porque los procesos ya están establecidos.

Secciones de la plantilla de alcance de un proyecto

La plantilla de alcance de un proyecto es la base de los procesos del alcance del proyecto. Aquí es donde definirás el alcance, establecerás las expectativas para las partes interesadas y crearás tu plan del proyecto.

Si estás usando un software de gestión de proyectos, puedes aprovechar la plantilla en todo el equipo para comunicar siempre la información correcta durante el proceso de gestión del alcance. Cuando crees la plantilla, asegúrate de incluir secciones como las siguientes para definir el alcance a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Entregables del plan de proyecto dentro del alcance

Uno de los principales objetivos de la plantilla de alcance de un proyecto es establecer qué elementos, métricas o tareas deben realizarse para que el proyecto sea un éxito. Tus entregables pueden ser pequeños (como documentos de proyectos finalizados) o grandes (como el lanzamiento de tu nuevo sitio web). Relaciona estos entregables con tus metas y los objetivos de todo el equipo para asegurarte de que cada entregable respalde estas iniciativas más grandes.

Estructura de desglose del trabajo (WBS)

La estructura de desglose del trabajo (WBS) es exactamente eso: tomar los entregables y desglosarlos en subtareas y sub-subtareas que debes completar para finalizar cada tarea más grande. Crear una sección para una WBS puede ayudar al equipo a realizar un seguimiento de los subentregables esenciales y las dependencias clave. Esta WBS debe incluir los objetivos, la declaración del alcance y el cronograma del proyecto, todo de manera visual.

El cronograma del proyecto

Incluye en tu plantilla de alcance del proyecto el cronograma estimado del proyecto para hacer un seguimiento del progreso en comparación con fechas de entrega e hitos significativos. Utiliza un software dinámico, como una herramienta de gestión de proyectos, para actualizar el cronograma si cambia el alcance, sin necesidad de acceder y editar manualmente cada fecha.

Trabajo fuera del alcance

En las secciones anteriores, definiste para qué estás trabajando. Sin embargo, es igualmente importante identificar las tareas que no están en el alcance. El objetivo de esta sección de tu plantilla de alcance de un proyecto es establecer pautas y límites para que todos tengan expectativas realistas y sepan qué se necesita para el éxito del proyecto. Si más adelante una parte interesada tiene una solicitud adicional fuera del alcance, puedes hacer referencia a esta sección de la plantilla de alcance de un proyecto y explicar que no estaba incluida en el plan original y el equipo no puede trabajar en ella en este momento.

Tablas RACI o RAPID de las partes interesadas

Las partes interesadas del proyecto, como los miembros del equipo, el patrocinador y el liderazgo ejecutivo, quieren participar en el proyecto. Eso es algo bueno, pero sin un control cuidadoso y medidas de protección, incluso las partes interesadas con las mejores intenciones pueden descarrilar accidentalmente un proyecto e incluso generar corrupción del alcance. Si quieres evitar que esto suceda, usa tablas de asignación de partes interesadas, como RACI oRAPID, para definir claramente la responsabilidad de cada uno de los participantes.

Un proceso o formulario de control de cambios

Incluso en los proyectos mejor planificados te encuentras con obstáculos y cambios inesperados. Quizá necesites agregar un entregable o cambiar el cronograma y, si bien el alcance del proyecto debe ser firme, no debe ser completamente inamovible. Un proceso de control de cambios permite a las partes interesadas enviar solicitudes de cambio que pueden incidir en el alcance del proyecto. Al implementar un proceso de cambios en tu plantilla de alcance de un proyecto y configurar un formulario de control de cambios, puedes obtener información sobre por qué se solicita la modificación, cuál es su impacto y si vale la pena incluirla en el proyecto o no.

Cómo crear una plantilla de alcance de un proyecto

Primero, revisa tus planes del alcance anteriores para determinar qué información necesitas para la plantilla de alcance de un proyecto. Esta debe personalizarse completamente para el trabajo del proyecto, así que explora tus planes de gestión del alcance recientes y analiza qué requisitos del proyecto son universales para tu programa o equipo. Incluye secciones para cada uno de estos aspectos. Por ejemplo, si siempre creas prototipos de diseño, asegúrate de incluir esta sección en la plantilla de alcance de un proyecto. Recuerda que el plan de gestión del alcance más eficaz es el que mejor se adapte a tu trabajo, equipo y organización.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Informes. La función Informes en Asana traslada los datos del proyecto a gráficos visuales y fáciles de procesar. Al generar informes sobre el trabajo donde reside el trabajo, puedes reducir el trabajo duplicado y los cambios innecesarios entre diferentes aplicaciones. Y, como todo el trabajo de tu equipo ya se encuentra en Asana, puedes extraer los datos de cualquier proyecto o equipo para obtener un panorama preciso de lo que está ocurriendo, todo en un solo lugar.

• Actualizaciones de estado de los proyectos. Ya no tendrás que ir de una herramienta a otra para encontrar información sobre el estado de un proyecto o pasar horas en una reunión que podría haber sido un email. Las actualizaciones de estado de los proyectos en Asana no solo son más fáciles de usar, sino que también están directamente conectadas con el trabajo que realiza tu equipo. Por lo tanto, es más fácil para todos acceder a la información adicional del proyecto, como el plan del proyecto, el plan de comunicación, los objetivos del proyecto, los hitos, los entregables y más. En definitiva, con los informes de estado del proyecto reduces el trabajo manual, centralizas los datos y mantienes a todos al día con la información.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Miro. Conecta Miro y Asana para optimizar los flujos de trabajo y ver el panorama completo de cada proyecto en un solo lugar. Integra los tableros de Miro en los briefs de los proyectos de Asana, así todos los miembros del equipo podrán interactuar, ver, comentar o editar directamente desde Asana. También puedes adjuntar un tablero de Miro nuevo o existente a cualquier tarea de Asana para invitar automáticamente a los colaboradores de la tarea a ver, comentar o editar el tablero.

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

• Lucidchart. La integración de Lucidchart + Asana permite incorporar perfectamente gráficos, diagramas de flujo, mapas de procesos y esquemas wireframe y mucho más a tus proyectos de Asana. El contexto fundamental para cada proyecto está justo donde lo necesitas, en Asana. Los equipos pueden acceder fácilmente a toda la información pertinente mientras trabajan, sin tener que cambiar entre diferentes aplicaciones.

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