Plantilla para registro de riesgos

A veces se producen inconvenientes. Es por eso que los gerentes de proyectos exitosos no solo apuestan a que se dará el mejor de los escenarios, sino que también planifican en caso de que suceda lo peor. Porque cuando tienes un plan para cada posible contratiempo, puedes actuar rápidamente y resolver los problemas antes de que tu proyecto descarrile. 

La plantilla para registro de riesgos te permite estar preparado para cada nueva iniciativa. Aprende a armar tu plantilla para detectar riesgos potenciales y luego planificar cómo resolverlos. 

¿Qué es una plantilla para registro de riesgos?

La plantilla de registro de riesgos es una guía reutilizable que te permite dar seguimiento y abordar los riesgos potenciales de un proyecto. Describe la información clave que debes documentar para dar seguimiento a cada riesgo, como su prioridad y la probabilidad de que suceda. Además, tu plantilla establece cada paso que debes dar para abordar posibles contratiempos antes de que se conviertan en problemas mayores. 

Gracias a tu plantilla, puedes crear rápidamente un registro de riesgos para cada proyecto. En lugar de crear un registro de riesgos desde cero para cada proyecto nuevo, puedes simplemente copiar la plantilla, completar la información requerida y comenzar a trabajar.

¿Cuáles son los beneficios de usar una plantilla digital para registro de riesgos?

No sirve simplemente documentar los riesgos potenciales y luego olvidarse de ellos. En cambio, debes dar seguimiento a los riesgos de manera continua y abordarlos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Y si bien las plantillas para gestión de proyectos de Excel y los rastreadores estáticos se vuelven obsoletos rápidamente cuando van cambiando las circunstancias, una plantilla para registro de riesgos digital se actualiza en tiempo real a medida que finalizas tareas, ajustas prioridades y cambias los plazos.

Además, si creas tu plantilla para registro de riesgos con un software de gestión de proyectos significa que estará en el mismo lugar donde se lleva a cabo el trabajo. Entonces, en lugar de alternar entre diferentes herramientas, tanto las partes interesadas como tú pueden dar seguimiento a toda la información del proyecto en una ubicación central.

Con una plantilla para registro de riesgos digital, puedes hacer lo siguiente: 

• Documentar y abordar los riesgos del proyecto antes de que se conviertan en obstáculos.

• Dar seguimiento a los riesgos del proyecto a medida que avanzan por los diferentes pasos de tu plan de gestión de riesgos, desde el análisis de los riesgos identificados hasta la finalización del plan de mitigación. 

• Compartir fácilmente la información relacionada con los riesgos del proyecto con las partes interesadas. 

• Agregar nuevos riesgos a tu plantilla cada vez que los miembros del equipo del proyecto identifiquen problemas potenciales.

• Adjuntar documentos, capturas de pantalla y videos relevantes para brindar información contextual sobre cada riesgo. 

• Asignar encargados y fechas de entrega a cada riesgo para asegurarte de que se aborde dentro de un marco de tiempo específico.

• Obtener una vista panorámica de todos los riesgos del proyecto, incluida la información en tiempo real sobre cómo tu equipo está analizando y abordando cada uno. 

¿Qué debes incluir en tu plantilla para registro de riesgos?

En su forma más básica, la plantilla de registro de riesgos de tu proyecto debe incluir una lista de riesgos, además de columnas para identificar y dar seguimiento a cada problema potencial. Esta es la información clave que debes incluir:

• Descripción del riesgo: una breve descripción del riesgo, como “costos de producción inesperados” o “problemas de calidad”. 

• Fecha de identificación del riesgo: la fecha en la que tu equipo detectó el riesgo. 

• Encargado del riesgo: la persona responsable de desarrollar y ejecutar un plan de respuesta ante el riesgo. 

• Fecha de entrega: el cronograma que indica cuándo tu equipo debe finalizar cada plan de mitigación de riesgos. 

• Categoría del riesgo: el área del proyecto que se vio más afectada por el riesgo, como “presupuesto”, “cronograma” o “calidad”. 

• Probabilidad del riesgo: la probabilidad de que el riesgo realmente suceda. La probabilidad del riesgo puede clasificarse de forma simple como “no probable”, “probable” y “muy probable”. 

• Posible impacto: también llamado evaluación de riesgos o análisis de riesgos, documenta hasta qué punto el riesgo podría interrumpir tu proyecto. La mayoría de los equipos optan por una escala de cinco puntos para documentar el impacto del riesgo, que va de uno (muy bajo) a cinco (muy alto). 

• Prioridad del riesgo: la importancia relativa de cada riesgo. Esto explica la probabilidad de que ocurra el problema, además de su impacto potencial.

Además de documentar la información anterior para cada riesgo, también es útil dar seguimiento al progreso que está haciendo tu equipo para abordar cada problema potencial. Puedes hacerlo creando secciones en la plantilla para registro de riesgos para las diferentes etapas de tu plan de gestión de riesgos, como “sin iniciar”, “en análisis”, “en planificación” y “plan finalizado”. A medida que tu equipo finaliza el trabajo, pueden simplemente arrastrar y soltar cada riesgo en la sección correspondiente. 

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

• Salesforce. Deshazte de los obstáculos. Facilita las comunicaciones de los equipos de ventas, éxito del cliente y servicios para que se contacten directamente en Asana con los equipos de asistencia. Comparte archivos y convierte las necesidades de preventa en tareas concretas a las que los equipos puedan darles seguimiento. Gracias a Service Cloud, puedes conectar a tus equipos de implementaciones y servicios con los de asistencia en Asana para entregar experiencias increíbles a los usuarios.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto.

Preguntas frecuentes