Plantilla de cronograma de proyecto

Para mantener los proyectos complejos y grandes bajo control hay que tener estructura. Después de desglosar un proyecto en pasos más pequeños, te convendrá definir el quién, el qué y el cuándo de cada tarea. Entra al mundo de los cronogramas de proyectos. Estos cronogramas son útiles para mantener el enfoque, ya que te permiten alojar todas las tareas en un mismo lugar.

Qué es el cronograma de un proyecto

Los cronogramas de proyectos muestran con claridad los hitos, las tareas y los entregables. Permiten simplificar, de principio a fin, un proyecto entero desde un solo lugar.

Los cronogramas de los proyectos son componentes esenciales de la gestión de proyectos. Su estructura se basa en la hoja de ruta y en el ciclo de vida del proyecto. En los cronogramas, el trabajo se organiza en secuencias de acciones.

Por qué es útil usar una plantilla de cronograma de actividades

En las etapas de planificación todo parece ser posible. Todo es nuevo y reluce, y, por lo general, no ves la hora de comenzar. Pero si empiezas a trabajar de lleno en el proyecto sin un cronograma claro, rápidamente perderás la noción del panorama general, el motivo por el que realmente empezaste a trabajar y qué es lo que pretendes lograr. Si dedicas tiempo con anticipación para crear un cronograma de actividades, contarás con un punto de referencia que te servirá de guía a cada paso del camino.

Hay diferentes formas de gestionar una plantilla de cronograma de actividades de proyectos, pero una herramienta de gestión de proyectos, sin duda, te servirá para hacerlo lo mejor posible. Podrás guardar tu cronograma favorito como plantilla y reutilizarlo cada vez que inicies un proyecto nuevo. La utilización de una herramienta de project management también te ofrecerá la posibilidad de hacer lo siguiente:

• Diseñar el cronograma de actividades como un recurso visual que te permita notar al instante las conexiones entre las tareas pendientes, los miembros del equipo y los plazos.

• Agregar dependencias para que los trabajos se hagan en el orden correcto.

• Celebrar y reconocer lo que resulta bien con los hitos del proyecto.

• Conectar toda la información del proyecto (de las listas de tareas a la presentación de informes) en un lugar centralizado.

• Compartir el cronograma de actividades con otros equipos para lograr una buena colaboración y respaldo.

• Automatizar los flujos de trabajo dentro del cronograma para configurarlos y olvidarte de ese tema.

• Cambiar las fechas de entrega cuando las prioridades cambien.

• Brindar el estado del proyecto a todas las partes interesadas, para que puedan acceder con simple un vistazo.

Tipos de cronogramas de actividades y plantillas

Técnicamente, el cronograma de un proyecto se puede crear en cualquier lugar, en documentos de trabajo, borradores, software integrado... Antes de utilizar un software para la gestión de proyectos, las empresas usaban calendarios impresos y gruesas carpetas para el seguimiento de los proyectos. Ahora, tenemos la suerte de contar con herramientas digitales que se adaptan automáticamente a nuestra medida mientras los proyectos avanzan y nos ayudan a reducir los pormenores del trabajo y a aumentar la productividad.

A continuación, compartimos tres formas comunes de organizar cronogramas de proyectos, junto a las ventajas y desventajas para cada caso:

1. Cronogramas de actividades en documentos digitales

Cada vez es menos común el uso de documentos para las plantillas digitales de cronogramas de proyectos, pero siguen siendo los más accesibles.

Ventajas: normalmente, usarlos es gratis, no presentan dificultades para crearlos y son accesibles.

Desventajas: los proyectos pueden cambiar de un momento a otro sin previsión alguna, pero los documentos no cambiarán con ellos. Es casi imposible transformarlos en documentos dinámicos. Es el motivo por el que hay que dedicar tanto tiempo a mantenerlos y a actualizarlos de forma manual. En estos casos el riesgo de error humano aumenta, ya que es más fácil pasar tareas por alto u olvidar vencimientos. Además, hay que acordarse de consultarlos, no hay recordatorios ni herramientas que adviertan a las partes interesadas sobre los cambios.

2. Plantillas de cronogramas de actividades en excel

Hacer el cronograma de un proyecto en una hoja de cálculo o excel es facilísimo, pero hasta ahí llegamos. Casi no tiene más beneficios que este.

Ventajas: el diseño de cuadrícula de las hojas de cálculo se presta naturalmente para los cronogramas. También puedes agregar reglas y fórmulas para automatizar parte del trabajo. Además, la mayoría de las organizaciones pueden tener acceso a ellas y, en general, son gratuitas.

Desventajas: las hojas de cálculo están diseñadas para funcionar con reglas y fórmulas, pero para que sean eficientes debes conocerlas. Si bien es cierto que cualquiera puede crear una hoja de cálculo, solamente un grupo selecto de personas tiene el conocimiento suficiente como para usarlas bien. Por otra parte, en general, son un documento con un diseño de cuadrícula, con poca flexibilidad para automatizaciones, ajustes o para las comunicaciones del equipo.

3. Cronogramas de actividades digitales

También conocidos como diagramas de Gantt, son recursos visuales en los que se muestran las tareas graficadas a lo largo de la línea de tiempo de un proyecto.

Ventajas: las plantillas para diagramas de Gantt son ideales para crear un cronograma personalizado de un proyecto. Estos diagramas tienen un diseño particularmente estético e incluyen los detalles necesarios como para que veas todo de un solo vistazo. Resultan particularmente útiles para visualizar la ruta crítica o la secuencia mínima de tareas que se deben finalizar para que el proyecto sea un éxito. A simple vista, permiten detectar el estado del proyecto y se pueden modificar fácilmente. Puedes cambiar tareas, miembros del equipo o fechas de entrega con unos pocos clics. Si agregas dependencias y reglas de automatización, puedes automatizar el flujo completo de trabajo del proyecto de principio a fin.

Desventajas: por lo general, se necesita contar con un software específico para gestión de proyectos que permita crear y editar fácilmente este tipo de cronogramas digitales.

Crea tu propio cronograma de actividades personalizado

Todos los cronogramas de los proyectos incluirán las mismas funciones básicas, tareas y vencimientos. A partir de allí, queda a tu criterio la personalización. Dependerá de cómo uses la plantilla del cronograma de proyecto. Por ejemplo, si coordinas trabajos en los que colaboran distintos departamentos, es probable que te convenga agregar las dependencias del proyecto para gestionar el flujo de trabajo.

Funciones integradas

• Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado.

• Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

• Resumen del proyecto. En el resumen tienes toda la información importante que necesitas del contexto del proyecto. Brinda al equipo una descripción general del qué, el porqué y el cómo del trabajo. Agrega un resumen para establecer el tono de cómo trabajarán juntos en Asana. Además, comparte en un solo lugar cualquier recurso y dato importante, por ejemplo, detalles de las reuniones o los canales de comunicación y briefs del proyecto.

Aplicaciones recomendadas

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

• Outlook. A medida que te llegan por email elementos que requieren una acción, como revisar el trabajo de tu agencia o una solicitud de activos de diseño para un compañero, puedes crear las tareas correspondientes en Asana directamente desde Outlook. Luego puedes asignarte la tarea nueva a ti mismo o a un compañero, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto para que esté conectada con otros trabajos pertinentes.

• Clockwise. Gracias a la integración entre Clockwise y Asana, puedes agregar tareas de Asana en forma de bloques de tiempo a tu Calendario de Google. Esta integración te permite especificar la duración de las tareas, cuándo se realizan y si Clockwise puede reprogramarlas de manera automática. Agrega tareas a tu calendario y libera tiempo para que puedas realizar tu trabajo.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

Mejores prácticas para crear tu propio cronograma:

• Usa un sistema con el que resulte fácil modificar los plazos. Con una herramienta de gestión de proyectos, puedes cambiar varios vencimientos a la vez y advertir a cualquiera de las partes interesadas en tiempo real.

• Usa las dependencias del proyecto para reducir los riesgos de pasar algún trabajo por alto. Es más, resultan particularmente útiles en situaciones en las que necesitas que se termine con algo para poder trabajar con la siguiente tarea. Por ejemplo, cuando hace falta una aprobación legal antes de que un sitio web se publique.

• Asigna tareas y delega trabajo para que todos asuman sus responsabilidades dentro del proyecto.

• Agrega hitos al proyecto para reconocer los logros y celebrarlos.

• Define el alcance del trabajo con entregables claros, y la fecha de inicio esperada y la fecha de finalización estimada de cada tarea.

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